Excel鲜为人知的35招秘技 [转]
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel的最高版本2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用&数据有效性&功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如&工业企业&、&商业企业&、&个体企业&等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。
2.选中A列（&工业企业&名称所在列），在&名称&栏内，输入&工业企业&字符后，按&回车&键进行确认。
仿照上面的操作，将B、C&&列分别命名为&商业企业&、&个体企业&&&
3.切换到Sheet1中，选中需要输入&企业类别&的列（如C列），执行&数据&有效性&命令，打开&数据有效性&对话框。在&设置&标签中，单击&允许&右侧的下拉按钮，选中&序列&选项，在下面的&来源&方框中，输入&工业企业&，&商业企业&，&个体企业&&&序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。
再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开&数据有效性&对话框，选中&序列&选项后，在&来源&方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。
4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的&企业类别&填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印&企业类别&列，可以选中该列，右击鼠标，选&隐藏&选项，将该列隐藏起来即可。
二、建立&常用文档&新菜单
在菜单栏上新建一个&常用文档&菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标，选&自定义&选项，打开&自定义&对话框。在&命令&标签中，选中&类别&下的&新菜单&项，再将&命令&下面的&新菜单&拖到菜单栏。
按&更改所选内容&按钮，在弹出菜单的&命名&框中输入一个名称（如&常用文档&）。
2.再在&类别&下面任选一项（如&插入&选项），在右边&命令&下面任选一项（如&超链接&选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如&工资表&等），建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中&常用文档&菜单中某个菜单项（如&工资表&等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选&分配超链接&打开&选项，打开&分配超链接&对话框。通过按&查找范围&右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如&工资.xls&等）文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开&常用文档&菜单中的某个工作簿文档时，只要展开&常用文档&菜单，单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将&超链接&选项拖到了&常用文档&菜单中，但并不影响&插入&菜单中&超链接&菜单项和&常用&工具栏上的&插入超链接&按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以&红色&显示，大于等于1500元的工资总额以&蓝色&显示，低于1000元的工资总额以&棕色&显示，其它以&黑色&显示，我们可以这样设置。
1.打开&工资表&工作簿，选中&工资总额&所在列，执行&格式&条件格式&命令，打开&条件格式&对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中&大于或等于&选项，在后面的方框中输入数值&2000&。单击&格式&按钮，打开&单元格格式&对话框，将&字体&的&颜色&设置为&红色&。
2.按&添加&按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为&蓝色&；小于1000，字体设置为&棕色&）。
3.设置完成后，按下&确定&按钮。
看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作&专业符号&工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的&专业符号&工具栏。
1.执行&工具&宏&录制新宏&命令，打开&录制新宏&对话框，输入宏名如&fuhao1&　并将宏保存在&个人宏工作簿&中，然后&确定&开始录制。选中&录制宏&工具栏上的&相对引用&按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击&录制宏&工具栏上的&停止&按钮，完成宏的录制。
仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入&宏&。
2.打开&自定义&对话框，在&工具栏&标签中，单击&新建&按钮，弹出&新建工具栏&对话框，输入名称&&&专业符号&，确定后，即在工作区中出现一个工具条。
切换到&命令&标签中，选中&类别&下面的&宏&，将&命令&下面的&自定义按钮&项拖到&专业符号&栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。
3.选中其中一个&自定义按钮&，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选&指定宏&选项，打开&指定宏&对话框，选中相应的宏（如fuhao1等），确定退出。
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭&自定义&对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用&专业符号&工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。
五、用&视图管理器&保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用&视图管理器&吧。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选&隐藏&选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。
2.执行&视图&视图管理器&命令，打开&视图管理器&对话框，单击&添加&按钮，弹出&添加视图&对话框，输入一个名称（如&上报表&）后，单击&确定&按钮。
3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，&添加&好其它的打印视图。
4.以后需要打印某种表格时，打开&视图管理器&，选中需要打印的表格名称，单击&显示&按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的&打印&按钮，一切就OK了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。
1.执行&格式&选项&命令，打开&选项&对话框，进入&自定义序列&标签中，在&输入序列&下面的方框中输入部门排序的序列（如&机关,车队,一车间,二车间,三车间&等），单击&添加&和&确定&按钮退出。
2.选中&部门&列中任意一个单元格，执行&数据&排序&命令，打开&排序&对话框，单击&选项&按钮，弹出&排序选项&对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次&确定&按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行&格式&单元格&命令，打开&单元格格式&对话框，在&数字&标签的&分类&下面选中&自定义&选项，然后在右边&类型&下面的方框中输入&；；；&（三个英文状态下的分号）。
2.再切换到&保护&标签下，选中其中的&隐藏&选项，按&确定&按钮退出。
3.执行&工具&保护&保护工作表&命令，打开&保护工作表&对话框，设置好密码后，&确定&返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
提示：在&保护&标签下，请不要清除&锁定&前面复选框中的&&&号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?
选中需要输入中文的单元格区域，执行&数据&有效性&命令，打开&数据有效性&对话框，切换到&输入法模式&标签下，按&模式&右侧的下拉按钮，选中&打开&选项后，&确定&退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
九、让&自动更正&输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
1.执行&工具&自动更正&命令，打开&自动更正&对话框。
2.在&替换&下面的方框中输入&pcw&（也可以是其他字符，&pcw&用小写），在&替换为&下面的方框中输入&《电脑报》&，再单击&添加&和&确定&按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入&pcw&字符此时可以不考虑&pcw&的大小写　，然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1.执行&工具&宏&VisualBasic编辑器&菜单命令（或按&Alt+F11&快捷键），打开VisualBasic编辑窗口。
2.在窗口中，执行&插入&模块&菜单命令，插入一个新的模块&&模块1。
3.在右边的&代码窗口&中输入以下代码：
FunctionV（a,b,h）
V=h*（a+b）/2
EndFunction
4.关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?
1.执行&格式&工作表&背景&命令，打开&工作表背景&对话框，选中需要作为背景的图片后，按下&插入&按钮，将图片衬于整个工作表下面。
2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。
3.按&格式&工具栏上的&填充颜色&右侧的下拉按钮，在随后出现的&调色板&中，选中&白色&。
经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被&白色&遮盖了）。
提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符&&&来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符&&&就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。
1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。
2.再次选中D1单元格，用&填充柄&将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
3.选中E列，执行&复制&操作，然后选中F列，执行&编辑&选择性粘贴&命令，打开&选择性粘贴&对话框，选中其中的&数值&选项，按下&确定&按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。
4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。
提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的&值&。
十三、快速打印学生成绩条
常有朋友问&如何打印成绩条&这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。
1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，&P&P，IF（0MODROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。
2.再次选中A1单元格，用&填充柄&将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用&填充柄&将上述公式复制到A2至G185单元格中。
至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。
3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域（第1位学生的成绩条区域），按&格式&工具栏&边框&右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中&所有框线&选项，为选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）。
4.同时选中A1至G3单元格区域，点击&常用&工具栏上的&格式刷&按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。
按&打印&按钮，即可将成绩条打印出来。
十四、Excel帮你选函数
在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的&搜索函数&功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。
执行&插入&函数&命令，打开&插入函数&对话框，在&搜索函数&下面的方框中输入要求（如&计数&），然后单击&转到&按钮，系统即刻将与&计数&有关的函数挑选出来，并显示在&选择函数&下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。
十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3&&）某个单元格的内容，可以利用Excel的&监视窗口&功能来实现。
执行&视图&工具栏&监视窗口&命令，打开&监视窗口&，单击其中的&添加监视&按钮，展开&添加监视点&对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击&添加&按钮。重复前述操作，添加其它&监视点&。
以后，无论在哪个工作表中，只要打开&监视窗口&，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
十六、为单元格快速画边框
在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。
单击&格式&工具栏上&边框&右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选&绘图边框&选项，或者执行&视图&工具栏&边框&命令，展开&边框&工具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。
提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的&擦除边框&按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的&线条颜色&按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记&年份&的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望&年份&都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击&数据&菜单的&有效性&选项。在&设置&卡片&有效性条件&的&允许&下拉菜单中选择&文本长度&。然后在&数据&下拉菜单中选择&等于&，且&长度&为&4&。同时，我们再来到&出错警告&卡片中，将&输入无效数据时显示的出错警告&设为&停止&，并在&标题&和&错误信息&栏中分别填入&输入文本非法!&和&请输入四位数年份。&字样。
很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确&样式&的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的&数据有效性&判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如&文本类型&啊，&序列大小&啊，&时间远近&啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名&Sheet1&，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名&Sheet3&（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了&工作组&字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，&工作组&中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击&编辑&菜单的&填充&选项，然后在其子菜单中选择&至同组工作表&。这时，Excel会弹出&填充成组工作表&的对话框，在这里我们选择&格式&一项，点&确定&后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。
十九、改变文本的大小写
在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：&=UPPER（源数据格）&，将文本全部转换为大写；&=LOWER（源数据格）&，将文本全部转换成小写；&=PROPER（源数据格）&，将文本转换成&适当&的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的&excel&，然后在目标单元格中输入&=UPPER（A1）&，回车后得到的结果将会是&EXCEL&。同样，如果我们在A3单元格中输入&mr.weiwei&，然后我们在目标单元格中输入&=PROPER（A3）&，那么我们得到的结果就将是&Mr.Weiwei&了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。
如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用&=RIGHT（源数据格，提取的字符数）&函数，它表示&从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符&输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用&=LEFT（源数据格，提取的字符数）&函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取&武汉&两个字时，就只须在目标单元格中输入&=MID（A5,4,2）&就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。
二十一、把基数词转换成序数词
将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的&th&后缀，但大凡是以&1&、&2&、&3&结尾的数字却分别是以&st&、&nd&和&rd&结尾的。而且，&11&、&12&、&13&这3个数字又不一样，它们却仍然是以&th&结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：&=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,&Pth&P,IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,&Pst&P,&Pnd&P,&Prd&P）,&Pth&P））&。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以&11&、&12&、&13&结尾的，则加上&th&后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以&1&结尾使用&st&、以&2&结尾使用&nd&、以&3&结尾使用&rd&；③如果第1、2原则都无效，那么就用&th&。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。
二十二、用特殊符号补齐位数
和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的&安全填写法&，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上&$&之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是&REPT&函数。它的基本格式是&=REPT（&特殊符号&，填充位数）&。
比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用&#&号填充至16位，就只须将公式改为&=（A2&REPT（&P#&P,16-LEN（A2）））&即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用&#&号填充至16位，就要改为&=REPT（&P#&P,16-LEN（A3）））&A3&；另外，如果我们想用&#&号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为&=REPT（&P#&P,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（&P#&P）8-LEN（A4）/2）&；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上&$&符号的话，那就改为：&=（TEXT（A5,&P$#,##0.00&P（&REPT（&P#&P,16-LEN（TEXT（A5,&P$#,##0.00&P））））&，一定能满足你的要求。
二十三、创建文本直方图
除了重复输入之外，&REPT&函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。
比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将&E列&作为直方图中&预算内&月份的显示区，将&G列&则作为直方图中&超预算&的显示区。然后根据表中已有结果&D列&的数值，用&Wingdings&字体的&N&字符表现出来。具体步骤如下：
在E3单元格中写入公式&=IF（D3&0,REPT（&Pn&P,-ROUND（D3*100,0））,&P&P）&，然后选中它并拖动&填充柄&，使E列中所有行都能一一对应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式&=IF（D3&0,REPT（&Pn&P,ROUND（D3*100,0））,&P&P）&，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。
二十四、计算单元格中的总字数
有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到&SUBSTITUTE&函数的虚拟计算外，还要动用&TRIM&函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有&howmanywords?&字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：
&=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,&P,&P,&P&P））+1）&
该式的含义是先用&SUBSTITUTE&函数创建一个新字符串，并且利用&TRIM&函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出&空格&的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。
二十五、关于欧元的转换
这是Excel2002中的新工具。如果你在安装Excel2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在&工具&菜单中找到它。不过，我们可以先选择&工具&菜单中的&加载宏&，然后在弹出窗口中勾选&欧元工具&选项，&确定&后Excel2002就会自行安装了。
完成后我们再次打开&工具&菜单，单击&欧元转换&，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的&源区域&和&目标区域&，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是&100欧元&分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的&欧元&按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。
二十六、给表格做个超级搜索引擎
我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用&函数查询&，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。
比如在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个&函数查询&区域。我们的设想是，当我们在&输入学生姓名&右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下：
将光标定位到C9单元格中，然后单击&插入&之&函数&选项。在如图18弹出的窗口中，选择&VLOOKUP&函数，点&确定&。在随即弹出的&函数参数&窗口中我们设置&Lookup_value&（指需要在数据表首列中搜索的值）为&C8&（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）；&Table_array&（指数据搜索的范围）为&A2∶B6&（即在所有学生的&语文&成绩中搜索）；&Col_vindex_num&（指要搜索的数值在表格中的序列号）为&2&（即数值在第2列）；&Range_lookup&（指是否需要精确匹配）为&FALSE&（表明不是。如果是，就为&TURE&）。设定完毕按&确定&。
此时回到表格，单击C9单元格，我们看到&fx&区域中显示的命令行为&=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，FALSE）&。复制该命令行，在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入：&=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）&；&=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，FALSE）&；&=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，FALSE）&；&=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，FALSE）&（其参数意义同C9中一样，不再赘述）。
接下来，我们就来检验&VLOOKUP&函数的功效。试着在&C8&单元格中输入某个学生名，比如&赵耀&，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。
二十七、Excel工作表大纲的建立
和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击&数据&菜单的&分类汇总&选项。并在弹出菜单的&选定汇总项&区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的&+&按钮即可。
二十八、插入&图示&
尽管有14大类50多种&图表&样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了&图示&的功能。虽然在&插入&菜单的&图示&窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了&四两拨千斤&的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择&组织结构图&；而要表达资金的流通过程则可以选择&循环图&；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择&维恩图&。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出&图示&工具栏。随心所欲地设置&图示样式库&甚至还可以多添加几个圆环。
二十九、熟悉Excel的&从文本到语音&
这是Excel2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。
按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了&从文本到语音&的选项后，就可以在Excel的&工具&菜单中看到&语音&项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击&从文本到语音&工具栏上的&朗读单元格&按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。
还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel2002中语音朗读的速度，可以在&控制面板&中双击&语音&图标，然后在&文字到语音&卡片上调整即可
三十、Excel中&摄影&功能的妙用
这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等&正统&功能格格不入，因为它的作用竟然是&&&抓屏&!而且还不是像&PrintScreen&按钮那样&一把乱抓&，而是允许让你通过鼠标进行选择，&指哪抓哪&。
要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel&工具&菜单的&自定义&选项。在&命令&卡片的&类别&中点&工具&，再在命令栏中找到&摄影&按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分&照相&，只须先选择它们（图23），然后按下&摄影&按钮，这时该选定区域就被&拍&了下来。然后将鼠标移动到需要显示&照片&的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下&摄影&按钮，这样刚才被&拍摄&的&照片&就立即粘贴过来了。当然，和&照片&一同出现的还有&图片&工具栏。很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们&拍摄&下来的表格数据看看&&刷新一下&照片&，结果&照片&中的数据竟然也被同步更新了!
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。
比如我们首先制作&Sheet1&为&一班学生成绩表&，&Sheet2&为&二班学生成绩表&，然后来到&Sheet3&，想进行&一班&和&二班&各科成绩的比较以及&年级平均分&的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的&&按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现&&班学生成绩表!&&单元格&的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在&Sheet3&的目标位置都会适时进行重新计算。
三十二、&驯服&Excel2002的剪贴板窗口
Excel2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目（而Excel2000只能容纳12个）。而且，这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次&复制&或&剪切&命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，&驯服&剪贴板的方法非常简单。
笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的&选项&，清除&自动显示Office剪贴板&复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉&在任务栏上显示Office剪贴板的图标&和&复制时在任务栏附近显示状态&两个复选框上的选择。只保留&收集而不显示Office剪贴板&复选框前面的钩即可。
当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取&工具&之&自定义&选项，点击弹出对话框下部的&键盘&按钮，在弹出对话框的&类别&列表中选取&编辑&，然后，在对话框右上方的&命令&列表中选取&EditOfficeClipboard&；将光标置于&请按新快捷键&对话框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜欢的其他组合），&关闭&对话框。现在，我们只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
提示：此秘技也适用于Word2002、PowerPint2002。
三十三、利用公式审核工具查看数据出处
Excel2002有一秘密武器&&&公式审核&工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。
让我们单击&工具&菜单的&公式审核&选项，并点击&显示公式审核工具栏&。我们仍然借用&给表格做个超级搜索引擎&一招中的例子，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数&=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）&得出的。因此，数据来源有3个：C8、A2和C6。所以，当我们单击&公式审核&工具栏上的&追踪引用单元格&按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在（图25）。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击&公式审核&工具栏上的&圈释无效数据&按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。
三十四、巧用Excel2002的&智能鼠标&
我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的&标配&，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?
点击Excel2002&工具&菜单中的&选项&命令，然后在&常规&选项卡中选中&用智能鼠标缩放&复选框，点&确定&后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：
在&智能鼠标&的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Excel的&分级显示&，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。
三十五、Excel2002&监视&窗口的应用
如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel中的&监视窗口&可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
在&工具&菜单中单击&公式审核&子菜单，然后单击&显示监视窗口&按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择&添加监视点&。这时，&监视窗口&的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。
以后，只要我们双击&监视窗口&中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。
提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作簿都打开时，才能在&监视窗口&的列表中显示出来。
CTRL+：，可以快速输入当天日期
Ctrl+Shift+:当前时间
F4绝对和相对单元格转换。
随着信息化产业的发展，使用Excel的用户也越来越多。为了帮助读者提高ExcelXP的使用效率，本文汇集了有关的操作技巧奉献给大家。
一、工作簿操作技巧
1.打开固定工作簿
如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区。以后只要将工作区打开，Excel就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是：打开需要同时使用的多个工作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击Excel&文件&菜单下的&保存工作区&命令，输入工作区名称后单击&保存&按钮。打开工作区的方法是：选择&打开&对话框中的&文件类型&为&工作区&，选中要打开的工作区名称后单击&打开&按钮。
注意：每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。
2.打开多个工作簿
如果您要打开的多个工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打开ExcelXP的&打开&对话框，按住Ctrl键逐个选中您要打开的工作簿，最后单击&打开&按钮，所选工作簿就会被全部打开。
3.Excel启动工作簿
如果您的工作簿需要随ExcelXP启动而打开，可以按照以下方法操作：在&资源管理器&中选中工作簿，单击工具栏中的&复制&按钮。如果您使用的是Windows98/Me，请打开C:\Windows\applicationdata\Microsoft\xlstart文件夹(可以以&xlstart&作为关键字查找)；如果您使用的是Windows2000/XP，就应该打开C:\Programfiles\Microsoftoffice\office\xlstart文件夹(其中C是Windows所在盘符)。用鼠标右键单击右窗格中的空白处，选择快捷菜单中的&粘贴快捷方式&命令，将工作簿图标放入xlstart文件夹。以后只要运行ExcelXP，工作簿就会被打开。如果您要自动打开多个工作簿，只要将它们保存为工作区，然后将工作区图标放入xlstart文件夹即可。
4.多工作簿打印
如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件夹内，可以采用下面的方法一次打印：单击&文件&菜单中的&打开&命令，按住Ctrl键选中需要打印的所有文件。然后单击&打开&对话框中的&工具&下拉按钮，单击其中的&打印&命令，就可以一次打印多个工作簿了。
5.复制工作簿样式
ExcelXP允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿，从而扩大样式的使用范围，其操作步骤是：打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单击后者&格式&菜单中的&样式&命令打开对话框，再单击&合并&按钮打开&合并样式&对话框。选中&合并样式来源&对话框中的源工作簿并单击&确定&按钮，源工作簿包含的样式就会复制到目标工作簿。
6.快速关闭工作簿
如果您打开了多个ExcelXP工作簿，如果希望不退出ExcelXP快速关闭它们，可以按住Shift键打开&文件&菜单，可以看到其中出现了&关闭所有文件&命令。选择该命令以后，ExcelXP会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您只要根据需要选择合适的按钮即可。
7.自动保存工作簿
单击&工具&菜单中的&加载宏&命令，选中对话框中的&自动保存&命令，单击&确定&按钮后&工具&菜单即可出现一条&自动保存&命令。单击该命令可打开&自动保存&对话框，对&自动保存时间间隔&、&保存选项&等进行设置。
二、工作表操作技巧
1.多工作表打印
如果需要同时打印工作簿中的多张工作表，可以采用下面的方法操作：首先选中要打印的多个工作表，然后单击&文件&菜单中的&打印&命令即可。
2.多工作表输入
如果您想在多张工作表中输入相同内容，省略以后的复制、粘贴等操作，可以采用以下方法：选中需要填充相同数据的工作表，在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选中工作表的相应单元格会填入同一数据。如果选中工作表后您想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的&取消成组工作表&命令。
如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击&编辑&、&填充&子菜单下的&至同组工作表&命令，在对话框中选择要填充的内容(&全部&、&内容&或&格式&)后单击&确定&即可。
3.更改标签颜色
ExcelXP允许用户修改工作表标签的颜色，其操作方法是：用鼠标右键单击工作表标签，选择快捷菜单中的&工作表标签颜色&命令。打开&设置工作表标签&对话框，在调色板中选择一种颜色，然后单击&确定&按钮即可。
4.快速切换工作表
如果ExcelXP工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切换到另一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的滚动按钮处，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。
5.隐藏工作表行或列
要快速隐藏活动单元格所在的行，可以按快捷键Ctrl+9(不是小键盘上的数字键，下同)；要隐藏活动单元格所在列，可以按快捷键Ctrl+0。
6.工作表页码连续排列
ExcelXP打印多个工作表时，每个工作表的表格页码都是从1开始编号的。如果您需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击&文件&菜单下的&页面设置&命令，打开&页面设置&页眉/页脚&选项卡，再单击&自定义页眉&(或&自定义页脚&)按钮打开对话框。根据需要单击其中的&左&、&中&或&右&框，再单击带有&#&字样的按钮，即可将&&[页码]&放入框中。如果您要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只需在&&[页码]&后输入后者的总页数(即尾页码，例如11)，使其变成&&[页码]+11&的样式。如果需要，您还可以在&&[页码]+11&前后加上&第&和&页&字样，使其变成&第&[页码]+11页&的样式。最后按照工作表的连续打印方法操作，您就可以得到页码连续排列的工作表了。
7.同步滚动数据
如果您需要同时观察工作表中相距较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只需用鼠标双击它就可以了。
三、选中操作技巧
1.快速选中特定单元格
选中当前工作表中的任意一个单元格，单击&编辑&菜单下的&定位&命令。在打开的&定位&对话框中单击&定位条件&按钮，根据您要选中的区域类型，在&定位条件&对话框中选择需要选中的单元格类型。例如&常量&，此时可以复选&数字&、&文本&等项目，单击&确定&按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。
2.快速选中数据区域
如果您想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击&编辑&菜单中的&定位&命令打开对话框。然后单击其中的&定位条件&按钮，打开&定位条件&对话框。选中&当前区域&复选框，&确定&后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中。
如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域中的某个单元格。然后按住Shift键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。
3.快速选中特定区域
按F5可以快速选中特定的单元格区域。如果您要选中A2：B10区域，最为快捷的方法是按F5，打开&定位&对话框，在&引用&栏内输入&A2：B10&回车即可。
4.快速选中单元格、区域、行或列
鼠标单击可以将当前单元格选中；单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后一个单元格，可以将两者之间的区域选中；单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中；按住Ctrl单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域；选中某区域的第一个单元格，按住Shift键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；单击行号可将对应的整行选中；单击列标号可将对应的整列选中；沿行号或列表号拖动鼠标，或者先选中第一行或第一列，按住Shift键选中结束行或列，就可以选中相邻的多个行或列；先选中第一行或第一列，然后按住Ctrl键选中其他不相邻的行或列；如果您想增加或减少活动区域中的单元格，可以按住Shift键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。
5.选中超链接单元格
ExcelXP单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超级链接目标。此时可以采用以下两种方法：一是单击单元格以后按住鼠标左键，直到光标变为空心十字以后松开左键，就可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单元格，用&、&、&、&将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。
四、单元格操作技巧
1.合并矩形区域
ExcelXP允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：选中要合并的单元格，单击&格式&工具栏中的&合并及居中&按钮。则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放到单元格中间。
注意：ExcelXP只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此，输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。
2.快速设置边框
Excel单元格的默认情况下没有边框，ExcelXP的&边框&工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操作方法是：鼠标右键单击ExcelXP工具栏，选中快捷菜单中的&边框&打开工具栏。若按下其中的&绘图边框网格&按钮，用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的&擦除边框&按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。
3.快速命名
ExcelXP工作表单元格都有自己的默认名称，如第2列第6行单元格的名称为B6。如果要给某个单元格命名为&工资总额&，只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的&名称框&，即可输入该单元格的新名称。
如果您要为一个单元格区域命名，只要将需要命名的区域选中，然后按上面介绍的方法操作即可。
4.固定活动单元格
选中某一单元格后按住Ctrl键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。
5.单元格快速定位
如果您要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按F5打开&定位&对话框，在&引用&栏中输入待定位的单元格地址，单击&确定&按钮即可。也可以用鼠标单击编辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址回车。
6.隐藏单元格数值
如果您需要隐藏单元格中数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击&格式&菜单中的&单元格&命令，打开&单元格格式&数字&选项卡，选择&分类&列表下的&自定义&选项，将&类型&框中已有的代码删除，输入&；；；&(三个分号)后&确定&即可。此后，只要选中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。
7.单元格链接
进行数据比较时，需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据放入剪贴板，选中目标单元格后打开&选择性粘贴&对话框，单击其中的&粘贴链接&按钮，即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据，目标单元格中的数据就会随之发生改变。按照上述方法反复操作，就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。
五、公式与函数使用技巧
1.多处复制公式
若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难，&选择性粘贴&可以轻松解决这个问题。具体作法是：选中公式所在的单元格，单击ExcelXP工具栏中的&复制&按钮。然后按下Ctrl键，用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公式的单元格。然后单击ExcelXP&粘贴&旁的下拉按钮，选择菜单中的&公式&命令，公式即被粘贴至所选单元格。
2.值替换公式
如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。可以选中公式所在的单元格，然后单击工具栏中的&复制&按钮。接着打开&粘贴&下拉列表，选择其中的&值&即可。
3.函数参数编辑
如果公式是由几个Excel函数组合而成，而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的&插入函数&按钮，即可打开&函数参数&对话框执行相关操作。
4.公式查错
对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。ExcelXP专门为此增加了一个&公式求值&功能，您只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中的&公式求值&按钮(没有的话可以打开&自定义&对话框中的&命令&选项卡，选择&类别&列表中的&工具&选项，将右边的&公式求值&按钮拖到工具栏)打开对话框。然后单击其中的&求值&按钮，就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点类似编程时的&单步执行&，是公式查错的有力武器。
5.获取参数提示
使用Excel函数向导建立公式时，用户可以在&函数参数&中看到参数的提示。当您手工输入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，ExcelXP对此作了一项改进。当您输入公式&=AVERAGE(B1:B12)&中的&(&时，屏幕会显示一个黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名，就可以打开&帮助&文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示，可以打开&工具&选项&常规&选项卡，清除其中的&函数工具提示&复选项。
6.批量查看公式
如果您在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以提高查看公式的效率：选中含有公式的单元格(有多个单元格可以按住Ctrl键逐个选中)，鼠标右键单击工具栏选择&监视窗口&。打开&监视窗口&以后单击&添加监视&按钮，所选中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中，观察起来非常方便。
7.公式与结果切换
ExcelXP公式执行后显示计算结果，按Ctrl+`键(位于键盘左上角)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。
8.查找适用函数
对不熟悉Excel函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。以下技巧绝对可以帮您的大忙：假如您要完成数据排序任务，请单击工具栏中的&插入函数&按钮打开对话框，在其中的&搜索函数&框内输入&排序&，然后单击&转到&按钮。对话框就会列出&RANK&等用于排序的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。单击&有关该函数的帮助&链接，可以打开帮助查看更详细的信息。
9.快速更改引用
假如C1单元格包含公式&=SUM(A2:B2)&，如果需要改变其中的单元格引用方式，可以使用以下技巧：首先选中C1单元格，然后选中工作表编辑栏中的引用A2:B2，按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。例如，按一次F4将A2:B2改变为$A$2:$B$2，再按一次F4将$A$2:$B$2改变为A$2:B$2。如此反复，即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。
10.固定公式地址
Excel公式一般使用相对地址引用单元格，若将一个含有地址引用的公式复制到新位置，公式中引用的单元格地址会发生变化。如果复制前将公式的引用修改为绝对引用，则公式粘贴后的地址就可以保持不变。
11.快速数值运算
多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格，采用公式进行计算会很麻烦。如果使用&选择性粘贴&则有事半功倍的效果，其操作方法如下：如果有A1：A8、C6：C12等多个数据区域，如果想让其中的数据同时加上18。可以先在一个空白单元格中输入18，将其选中后单击工具栏中的&复制&按钮，再按下Ctrl键将要加上18的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开&选择性粘贴&对话框，选中&运算&下的&加&并单击&确定&按钮，所选单元格中的数据就会变为加上18的结果。如果您要对单元格中的数据执行其他运算，只需在对话框的&运算&下选中减、乘、除等运算即可。
12.妙用&自动求和&
ExcelXP的&自动求和&功能有所扩充，它带有一个下拉按钮，可以选择&平均值&、&计数&等五种运算之一。若选中空白单元格打开&自动求和&下拉菜单，单击&其他函数&命令，可以激活&插入函数&对话框，完成在当前单元格中插入函数的任务。
六、粘贴操作技巧
1.复制和粘贴图片
按住Shift键打开ExcelXP的&编辑&菜单，会看到原来的&复制&、&粘贴&和&选择性粘贴&命令，已经变为&复制图片&和&粘贴图片&、&粘贴链接图片&命令。当您选中需要复制的单元格或区域，单击&复制图片&命令，Excel会弹出&复制图片&对话框，将选中的内容以图片形式放入剪贴板。而&粘贴图片&命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表，这在不希望他人修改重要数据的情况下很有用。
2.快速粘贴
如果您在ExcelXP中执行了剪切或复制操作，只要选中待粘贴的单元格，敲回车就可以将数据粘贴到单元格中。
3.数值粘贴
如果您需要复制单元格中的公式结果，而不包括公式本身；或者复制单元格中的数值，但不包括字体、字号等格式。可以在执行复制操作后单击&粘贴&下拉按钮(这是ExcelXP新增的功能)，打开&粘贴&下拉菜单，选择其中的&值&就可以了。
4.选择性粘贴
此法可将多种对象有选择的粘贴到一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要粘贴的对象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的&选择性粘贴&命令，打开&选择性粘贴&对话框，根据需要选择&粘贴&下的某个项目(例如，粘贴公式计算出的数值时应选&数值&)，单击&确定&按钮即可完成粘贴。
5.定制剪贴板
ExcelXP的剪贴板有了更大的改进，不仅可以保存更多的内容，还有更加灵活的使用方式。打开ExcelXP剪贴板，单击左下角的&选项&按钮，可以看到有关剪贴板使用的四个选项。如果您想让它执行两次操作后自动弹出，可以将&自动显示Office剪贴板&选中；如果您选中了&在任务栏上显示Office剪贴板的图标&，就可以在系统时钟区看到&Office剪贴板&图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中&复制时在任务栏附近显示状态&，可以在执行复制操作时使用动画图标。
6.跳过空白单元格
如果您只对大块区域中的数据单元格进行粘贴，可以复选&选择性粘贴&对话框下面的&跳过空单元格&。此后，您所执行的粘贴操作对空单元格无效，这在需要改写数据的场合非常有用。
七、快速操作ExcelXP
1.快速删除特定数据行
假如一个Excel工作表含有大量数据。如果想将含有&男&的数据行删除，可以对该工作表进行&自动筛选&，将含有&男&的行筛选出来并选中。然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的&删除行&命令即可。
2.快速撤销输入
若数据输入结束后发现了错误，只要没有敲回车键(即光标没有跳至其他单元格)，按Esc就可以撤销刚才的输入。
3.行列快速转换
选中需要转换行列的区域，单击ExcelXP工具栏中的&复制&按钮。选中转换后行列所在区域左上角的单元格(注意它不能位于转换前的区域内)，单击&编辑&菜单下的&选择性粘贴&命令，在&选择性粘贴&对话框内选中&转置&复选项，单击&确定&即可完成行列的快速转换。
4.快速修改显示比例
如果您拥有滚轮鼠标，只要将光标放到垂直或水平滚动条上，按住Ctrl向下或向上拨动垂直滚轮，即可任意改变工作表的显示比例。
5.快速插入光标
如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。
如果您想对单元格中间的内容进行编辑，只需用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。
6.快速分解数据列
如果有一列数据需要分解为多列，可以采用下面的技巧：首先将需要分解的列选中，单击&数据&菜单中的&分列&命令，即可打开&文本分列向导&对话框。选中其中的&分隔符号&或&固定列宽&(前者适用于数据列中带有逗号或制表符等分隔符的情况，后者适用于手工分隔数据的情况)，就可以在向导的提示下完成数据列的分解。
7.快速删除行或列
如果您要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选中。然后按下Shift键，将鼠标移到&填充柄&处。待双向光标出现后，向上拖动一行(删除行内容时)，或者向左拖动一列(删除列内容时)就可以了。
8.快速设置格式
要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格(或区域)选中。单击&格式&工具栏中的&格式刷&按钮，然后拖过要设置格式的单元格(或区域)。如果要将所选单元格(或区域)的格式应用到多个地方，可双击&格式刷&按钮，然后按上面介绍的方法操作，完成后再次单击&格式刷&退出操作。
此外，您还可以使用&选择性粘贴&，具体操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，按Ctrl+C将其放入剪贴板。然后按下Ctrl键选中要套用格式的全部单元格，打开&选择性粘贴&对话框，选中&粘贴&下的&格式&并单击&确定&按钮，则所选单元格就会使用您复制的格式。
9.快速拆分窗口技巧
鼠标指向ExcelXP垂直滚动条顶端的拆分块，看到双向光标出现后双击，可以将当前工作窗口拆分为上下两个。鼠标双击窗口分隔线，可以将其清除。
同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个，分隔线的清除方法同上。
10.快速设置列宽(行高)
如果要将工作表的某一列设置为&最合适的列宽&，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为&最合适的列宽&，只需选中工作表中的所有列。然后将光标放到任意一列列标右侧的边线处，使用双向光标双击边线即可。
设置工作表的某一行或所有行为&最合适的行高&的方法与列相似，只是需要将光标放至行号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线就可以了。
11.快速确认选项的技巧
ExcelXP对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击&确定&按钮开始执行。利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，双击某个选项可以做到既选中又执行。
12.快速插入时间(日期)
ExcelXP&插入&菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。
13.快速输入引用
单元格引用是ExcelXP公式的组成部分，它的作用是确定计算范围。采用鼠标拖动的方法输入引用准确快捷，以SUM函数为例：当您打开&函数参数&对话框以后，可让光标停留在&Number&框内，鼠标拖过要引用的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住Ctrl键拖动，被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。如果SUM函数在编辑栏内直接输入，可以将光标放入SUM函数后面的括号，然后按上面介绍的方法操作。
如果公式引用的单元格或区域来自多个工作表，可以按住Ctrl将它们逐个打开，然后按照上述方法引用其中的单元格。
14.快速保留列宽
在ExcelXP中粘贴数据以后，粘贴位置会显示一个智能标记，它可以实现许多有用的功能：如果源数据所在的单元格比较宽，粘贴到目标单元格以后需要保留列宽。可以在粘贴完成后单击粘贴智能标记，选择菜单中的&保留源列宽&即可。使用这种方法，还可以执行&匹配目标区域格式&、&链接单元格&等操作。
15.重复执行操作
要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于多个地点。可以将上述单元格(或区域)选中，然后双击工具栏中的&格式刷&，将光标拖过待设置格式的所有区域，完成后单击&格式刷&退出。
除此以外，双击ExcelXP&绘图&工具栏上的&直线&、&椭圆形&等按钮，您就可以连续绘制多个&直线&或&椭圆形&，中间无需任何停顿，可以提高操作效率。如果在双击某个按钮执行重复操作后，只需单击该按钮或按下ESC键即可取消该功能。
16.限定区域输入
如果ExcelXP工作表输入的数据限定在一个区域内,可以采用以下方法实现快速输入，无须使用鼠标进行单元格切换：用鼠标选中要输入数据的区域，敲击键盘即可在区域左上角输入数据，完成后按Tab键光标左移，到达区域右边界以后自动折入所选区域的第二行。如果您需要光标向右移动，按Shift+Tab就可以了。
17.自动切换输入法
ExcelXP可以根据输入内容自动切换输入法，从而大大提高输入效率。具体设置方法是：选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法打开。单击&数据&菜单中的&有效性&命令，打开&数据有效性&对话框中的&输入法模式&选项卡。在&输入法模式&选项卡的&样式&下拉列表中选择&打开&，最后单击&确定&按钮。
以后只要选中设置了输入方式的单元格，相应的输入法都会自动打开，能够节约用户切换输入法耗费的时间。
18.文本快速转换数值
Excel一般采用文本左对齐、数值右对齐的方法区分文本和数值，许多函数也允许文本格式的数字参与运算。为了杜绝数字格式错误导致的混乱，ExcelXP允许用户将文本格式的数字转换为数值。具体方法是：一旦文本单元格中输入了数字，其左上角就会出现一个绿色的小三角，表示智能标记已经发现了问题。您只要重新选中这个单元格，单元格右边就会显示一个智能标记按钮。单击该按钮即可打开下拉列表，您只要选择其中的&转换为数字&，就可以将文本格式的数字转换为数值。
一旦您没有发现智能标记的提示，可以用另一种方法处理。即打开&公式审核&工具栏。单击其中的&错误检查&按钮，ExcelXP就会对当前工作表进行&地毯式&检查。一旦发现错误，它就会弹出一个对话框，其中不仅将错误原因告知用户，还给出了几种处理方法。单击其中的&转换为数字&按钮，即可将文本单元格中的数字转换为纯粹的数字。
八、数据输入技巧
1.快速输入多行文本
ExcelXP单元格默认输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当您需要在单元格中开始一个新行时，只要按Alt+Enter组合键即可，这样可以在一个单元格中输入两行乃至多行文本。也可以在数据输入前(或后)将单元格选中。打开&单元格格式&对齐&选项卡，将其中的&文本控制&下的&自动换行&选中并单击&确定&即可。
2.快速输入汉语拼音
选中已输入汉字的单元格，将&格式&拼音信息&子菜单下的&显示或隐藏&项选中，单元格会自动变高。然后单击&格式&拼音信息&子菜单下的&编辑&命令，即可在汉字上方输入拼音。如果您想修改汉字与拼音的对齐关系，可以使用&拼音信息&子菜单下的&设置&命令。
3.快速输入分数
如果事先将ExcelXP单元格设置为&分数&格式，即可在其中输入2/3、5/6这样的分数数据。除此以外，可以在&常规&单元格中按&0空格分数&的格式输入分数。例如，输入&0□2/3&(□为空格)可以显示&2/3&，并按15位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。
4.快速输入小数点或零
要想让ExcelXP自动输入固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击&工具&菜单中的&选项&命令，打开&编辑&选项卡，选中&自动设置小数点&复选项。如果需要自动填充小数点，应在&位数&框中输入(或选择)小数点右面的位数(如&2&)。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在&位数&框中输入减号和零的个数(如&-3&)。
若采用前一种设置，则输入268后显示2.68。若采用后一种设置，则输入268后显示268000。此后，如果您想按自己的意愿输入小数，只需按常规方法操作即可。
5.快速输入文本数字
在&常规&单元格中输入的任何数字，均以&右对齐&格式放置，就是说ExcelXP将它作为数字处理。如果您要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外，只需在数字输入前多输一个&&&(单引号)即可。
6.输入超长数字
当您在ExcelXP中输入的数字超过15位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种效果，可以打开&单元格格式&数字&选项卡，选择&分类&下的&自定义&，然后在&类型&下选择&0.00&即可。
7.输入特殊货币符号
选中工作表中的某个单元格，打开NumLock以后按住Alt。用数字小键盘输入&0162&可得分币字符，输入&0163&可得英镑字符，输入&0165&可得日圆符号，输入&0128&可得欧元符号。
8.行或列重复填充
如果您要在同一行(或同一列)的单元格内重复填充数据，可按以下方法操作：首先选中包含原始数据的单元格(或区域)，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标(注意：如果被选中的是数字或日期等数据，最好按住Ctrl键拖动鼠标，从而防止以序列方式填充单元格)。
9.周围数据填充
如果当前单元格要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法填充：按Ctrl+D键，可以将上方的数据填入当前单元格；按Ctrl+R键，将左侧的数据填入当前单元格；单击&编辑&填充&子菜单中的&向上填充&命令，可将下方的数据填入当前单元格；单击&编辑&填充&子菜单中的&向左填充&命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按类似方法操作即可。
10.简单序列填充
数字、日期等简单序列可按以下方法填充：在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键沿表格行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。
11.自定义序列填充
如果您输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，就能像内置序列那样使用了。自定义序列的方法是：单击&工具&菜单中的&选项&命令，打开&选项&对话框中的&自定义序列&选项卡。在&输入序列&框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击&添加&按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的&确定&按钮。此后，您只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。
12.其他序列填充
等差、等比等序列可以用以下方法填充：将光标放置在需要填充的行或列的起始位置。单击ExcelXP&编辑&填充&子菜单下的&序列&命令，打开&序列&对话框。选中&序列产生在&、&类型&等项目，输入&步长值&和&终止值&后单击&确定&按钮。
13.记忆填充
如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用&记忆式键入&的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已输入的相同，ExcelXP就会自动完成剩余的部分。回车表示接受，否则可继续输入其他内容，修改ExcelXP自动填充的部分内容。如果记忆式填充功能失效，只要将&选项&编辑&选项卡中的&记忆式键入&选中即可。
14.选择填充
若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法：选中需要填充数据的单元格，按ALT+&键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷菜单中的&选择列表&命令，即可打开填充内容列表。用&&&或&&&键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。
15.快捷填充
此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是：在起始单元格中输入数据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值，然后将它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标右键沿表格行或列拖动。选中需要填充的单元格区域后松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击。
16.重复填充
如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，请使用以下方法：选中需要使用公式或填充数据的所有单元格，如果某些单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中。单击ExcelXP的编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。
17.移动填充
使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是：首先选中需要移动的数据区域。然后按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边框(注意：不是填充柄，下同)。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间ExcelXP会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。
18.复制填充
使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置，操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域。按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间ExcelXP会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。
19.并列内容填充
ExcelXP工作表内容通常采用鼠标拖动的方法填充。如果待填充列的左侧或右侧有内容，可以采用下面的方法快速填充内容：首先在待填充列的第一个单元格内输入内容，然后将这个单元格选中。将光标指向选中标记右下角的填充柄，待空心十字光标变成黑色十字光标以后双击鼠标。所选中的内容就会向下填充到左侧或右侧数据列的截至位置。
20.记录单填充
如果ExcelXP工作表中的列项目超过了屏幕宽度，填充数据时需要上下左右滚动表格。使用&记录单&可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，单击&数据&菜单下的&记录单&命令，就可以打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中填充数据了(按Tab键换行)。
九、其他使用技巧
1.朗读Word文档
ExcelXP增加了一个&文本到语音&功能，它可以朗读单元格中的数据。您只要将Word文档粘贴到工作表中，单击&工具&语音&子菜单下的命令，就可以打开&文本到语音&工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中&按行&或&按列&朗读按钮。再单击&朗读单元格&按钮，ExcelXP就会读出所选单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于普通文档校对已经足够了。
2.打印行号和列标
单击&文件&页面设置&命令打开&工作表&选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，可以用鼠标在&顶端标题行&框内单击。再将光标放入工作表左边的&行标&处，待光标变成右箭头以后拖过要打印的所有行，使绝对引用的行号出现在&顶端标题行&内。经过上述处理，表格的每一页均可重复打印您选中的内容。选项卡中&左端标题列&的作用同上，如果您将数据的标题放到了列中，也可以像&顶端标题行&那样重复打印。
3.禁止&零&显示或打印
财务计算中不允许输入或计算出来的&0&显示或打印。如果某个工作表有这种要求，可以单击&工具&菜单中的&选项&命令，打开&选项&对话框中的&视图&选项卡，将其中的&零值&取消，&确定&以后就可以达到目的了。
4.从工作表打开文件
如果您想从Excel工作表中打开其他文件，下面这个技巧非常有用：首先打开作为链接对象的某个文档，选中标题或其他有代表性的文字。然后切换至Excel工作表，打开&选择性粘贴对话框&，选中&方式&下的&超链接&(也可以直接单击&编辑&菜单下的&粘贴为超链接&命令)。&确定&后工作表就会出现带下划线的文字，使用鼠标单击就可以打开超链接的文件了。
5.关闭智能标记
关闭ExcelXP智能标记的方法是：单击&工具&菜单下的&自动更正选项&命令，打开&智能标记&选项卡，取消选中&用智能标记标识数据&项。您还可以关闭ExcelXP的错误检查智能标记(如果公式不符合事先设定的规则，该智能标记就会自动出现)，方法是：单击&工具&菜单中的&选项&命令，打开&选项&对话框中的&错误检查&选项卡，取消&允许后台错误检查&然后单击&确定&即可。关闭ExcelXP智能粘贴标记按钮的方法是：打开&选项&编辑&选项卡，将&显示粘贴选项按钮&和&显示插入选项按钮&取消。
6.隐藏个人资料
ExcelXP可以隐藏文档创建者的个人资料，如&属性&对话框中的作者、单位等等。具体方法是：单击&工具&菜单中的&选项&命令，打开&选项&安全性&选项卡，将&隐私选项&下的&保存时从此文件中删除个人资料&选中。文件下次存盘时，ExcelXP就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料代替。
7.ExcelXP程序恢复
ExcelXP能在程序发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具体做法是：如果正在使用的ExcelXP因故停止响应，应当立即打开&开始&程序&MicrosoftOffice工具&菜单，单击其中的&MicrosoftOffice应用程序恢复&命令。选中对话框中停止响应的应用程序，若想恢复当前打开的文件，可以单击&恢复应用程序&或&重新启动应用程序&按钮。如果想关闭已经停止响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击&结束应用程序&按钮。
8.工作簿修复
早期的Excel程序一旦发生致命错误(如死机或文件错误不能打开等)，您从前所做的一切工作只能全部丢失。但ExcelXP则可以避免此类惨重损失，如果程序遇到错误或电脑停止响应。再次运行ExcelXP时，当时处理的工作簿会显示在&文档恢复&任务窗格中。您可以按以下原则保留文件：假如文件标题中含有红色的&已修复&字样，则该文件要比含有&原始文件&字样的文件包含更多有用信息。如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中&文档恢复&窗格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择菜单中的&显示修复&命令即可。您可以选择菜单中的&另存为&命令，将修复后的文件保存到其他位置。如果您选择&关闭&，则弹出一个对话框，让您选择&删除&还是&保存&。
与上述功能相对应，ExcelXP增加了&保存自动恢复信息&的功能。您可以在&保存&选项卡设置经过多长时间保存一次，也可以修改自动恢复文件的保存位置。
9.打印彩色表格
为了突出显示某些特殊数据，给单元格设置颜色和底纹是常见方法。如果您使用的是黑白打印机，则会连颜色和底纹一起打印，导致表格的可视性受到严重影响。解决这个问题的办法是：单击&文件&菜单下的&页面设置&命令打开对话框，将&工作表&选项卡中的&单色打印&选中。此后，打印表格就会忽略已设置的颜色和底纹了。
10.避免打印错误
如果您的工作表存在错误，可以采取下面的措施避免它们被打印：单击&文件&菜单中的&页面设置&命令，打开对话框中的&工作表&选项卡。再打开&错误单元格打印为&下拉列表，根据需要选择&&空白&&或&--&即可。
11.文档界面选择
ExcelXP可以自由选择文档界面，具体操作方法是：单击ExcelXP&工具&选项&命令，选择&视图&选项卡，取消选中&任务栏中的窗口&选项，然后单击&确定&按钮。您就可以回到多文档界面，通过&窗口&菜单切换工作簿了。
12.妙用打印窗口
ExcelXP具有后台打印功能，在执行打印任务时，用户可以在前台继续从事其他操作，而系统则会在后台进行打印，状态栏将会显示出一个打印机图标。此时，用户只需双击状态栏中的打印机图标即可打开&XXXXPrinter&窗口(其中XXXX为打印机名)，从而执行暂停、删除打印等操作。
13.竖排文字
要使单元格内的文字竖排，可以在其输入前(或后)选中这些单元格。打开&单元格格式&对齐&选项卡，将&方向&下竖排的&文本&选中，然后&确定&即可。
14.常数引用命名
为常数指定名称可以方便使用。如果某个工作表用2.1%计算利息，可以将它指定为常数&LX&。具体方法是：单击&插入&名称&子菜单下的&定义&命令打开对话框，在&当前工作薄的名字&框内输入&LX&，在&引用位置&框中输入&＝0.02.1&，&确定&之后即可使用该名称引用2.1%了。
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