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OA系统调研报告(五)： 这些年的OA选型陷阱
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许多OA系统的选型陷阱暗藏其中。这些陷阱或许是OA厂商有意的设置也或许是企业不注意的结果。今天的调研报告就从选型出发盘点一下这些年企业OA选型中遭遇的那些陷阱。
有需求就有市场，在OA的市场亦是如此。随着信息通道的畅通，科技技术的进步，经济的发展，中国企业千千万万，从小微型到中大型，各类企业的繁盛催化了内部信息化管理通道的必要性。OA作为办公自动化软件大行其道。
有市场的地方就有博弈。对于OA厂商来说，客户的选择就是生死大事。以什么样的产品吸引客户，不同的OA厂商手法也不一样。一线OA品牌不管是产品、技术、还是服务都是佼佼者;二三线OA品牌也可以小范围的获得一些客户的信赖。但是对于更多新兴的OA厂商，另辟蹊径并不容易。
在这其中，许多OA系统的选型陷阱暗藏其中。这些陷阱或许是OA厂商有意的设置也或许是企业不注意的结果。今天的调研报告就从选型出发盘点一下这些年企业OA选型中遭遇的那些陷阱。
　　一.OA选型中都有哪些陷阱?
1. 功能越多越好
许多OA选型的企业都会追求&大而全&。而这恰恰是不对的。OA系统的选型是契合当下企业的办公需求，而这需求要看应用OA系统企业所在的行业以及企业发展所在的阶段而定。
不同的企业发展阶段的OA需求各不相同。以初创企业来说，这个阶段企业单位要求OA系统功能功能要多但要简单,满足以后发展所需;发展中阶段的企业单位最为关注粗放管理向精密化管理模式发展;成熟阶段(集团)企业单位度OA的需求就更加多样化了。
不同的行业OA需求也各不相同。政府单位机构、医疗行业关注的OA改善沟通、促进企业的文化建设;金融行业、教育行业等更关注OA在指示共享、提升学习能力方面的作用;制造行业等更专注OA是否能够有效减少日常运营成本的作用等等。
由此，OA选型并非功能越多越好，越全越好。
2. 专项定制
近年来为了迎合市场上一部分企业的特殊需求以及自身的&高端&定位，OA厂商推出了&专项定制&OA系统的服务。
具体的做法应该是：企业在选型OA时，把空的需求表单发给企业各部门，整理一段时间后收集上来，对各部门的需求进行汇总归纳，形成总体的需求概况方向;然后整理出一个非常全面但缺乏个性需求考虑的需求作为标的文件，然后让OA系统厂商去做文件。
这样的做法貌似解决了所有部门的需求问题，但实施证明，这样定义出来的OA系统，最终实施时都面临整体与企业个性化需求、复杂与易用、很多具体功能使用不起来等冲突。更不用说专项定制的时限、费用问题。
专项定制并非完全不适用，这要看企业的需求。大部分企业的需求都应该是在标准化的产品基础上的小部分需求定制。而不是一味追求特殊化，高端而掉入了厂商的&专项定制&陷阱。
3. 免费陷阱
虽然大家都明白&天下没有免费的午餐&这项基本原则。然而免费仍然是新兴OA厂商吸引客户的主要方式。在搜索引擎中搜索&OA&，不乏许多号称免费OA搜索结果出现。
凡事总是有利有弊，既然企业享受了&免费&的好处，总要在其他地方承担&免费&带来的问题和风险。在免费的前提下，企业也要考虑功能是否适用?确保企业信息是否安全?确保企业正常的服务和售后，打着免费旗号被企业选中，后期没有服务和售后的OA系统使用起来会非常痛苦;最后很关键的一点，能不能免费到底，是不是一开始打着免费的幌子，在实施中，服务中埋着收费的陷阱。
所以说单以价格论系统好坏是错误的想法。从这个理论上来说，纯粹追求廉价或者免费的方法显然是错误的。从此延伸开来，价格越高越好的OA系统是不是最好的呢，实际上也并不尽然。
4. 广告即产品
企业在选购OA办公系统时，会向厂商索取产品白皮书、解决方案或PPT之类的介绍资料，以便全面的了解产品。这件事本身没有错，但如果你完全相信这些方案，那么就可能犯下大错。
这是因为，方案书是厂商精心编辑、润色出来的，它只是一种&广告&，描述的是一种&完美&的系统和应用，性能强大，无所不能。但实际上，这些方案书中的很多内容都是理想化的，要么无法实现，要么需要极高的成本才能实现。因此，看方案需要理性，别被表面的漂亮所迷惑，而要认清其中的浮夸、牵强和务虚。如果一个方案通篇大谈什么管理理念或理论，却对自己的产品简要略过，那就更要小心。
　　二. 如何正确的进行OA选型?
OA系统的使用关系到企业全员的使用体验，好的OA选择能够事半功倍，皆大欢喜;不好的OA选择，会让企业在信息化方面走上很多弯路，所以OA选型需要谨慎进行。那么又该如何正确的进行OA选型呢?本次调研报告综合了许多OA选型企业的经验，梳理了一些必备的OA选型&套路&，以免企业未来少走弯路。
1. 品牌为先，综合考量选型
OA行业经历二十年的发展，品牌格局已经基本稳定。品牌影响力可以反应出产品质量、功能应用成熟度、售后服务等方便能力的强弱，企业用户通过品牌可以更便捷的对OA做出综合评价。有数据显示，品牌影响力已经是采购OA的首要考量因素。
除了品牌之外，影响OA选型因素的还有OA的技术架构，OA产品的开放性、易用性等;产品使用体验、OA的价格等等;总之，OA选型是一个以品牌为先，各方面因素综合考虑的过程。以此为基准，本章梳理了近些年来OA市场上较为主流的七大OA系统(如表格所示)：
这七个产品是：泛微、致远、华天动力、金和、蓝凌、通达、万户。
泛微OA可能是行业内知名度最高的产品，品牌形象非常的高大上。说是产品，其实是以项目化销售为主，拥有很强的市场推广和公司运作能力。
致远OA应该是行业内最有背景的产品，因为他的创始人来自用友软件，现在仍然是用友的投资公司。产品中规中矩，没有太明显的优势和劣势，各项功能比较均衡。
3)、华天动力
华天动力OA可能是行业内性价比最高的产品，产品的实用性、易用性、开放性非常好，拥有领先行业的三大核心技术：工作流、统计报表、开放平台。
金和OA可能是行业内最有故事的产品，早期以董事长先生自创的&精确管理&理念为旗帜，同时走高端路线和低端路线，但产品口碑并不好，现在企业正在转型中。
蓝凌OA应该是行业内最会做项目的产品，因为他并不提供标准化的OA产品，而是&知识管理解决方案&，客户主要在华南地区。早期产品采用LOTUS平台，现在又引入了JAVA平台。
通达OA可能是行业内人气最旺的产品，拥有数量庞大的正式授权用户，以及破解版用户。前些年，通达OA采用开源的PHP技术，功能齐全，价格低廉，使用简单，现在开始向中高端转移。
万户OA可能是行业内最低调的产品，以门户开发和OA项目为主营业务。产品比较简单，通常在实施时根据用户需求进行定制开发。
2. 理清需求，时刻做好沟通
企业要用好OA系统，首先要确定自己的需要，包括当前的核心需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中，不要泛泛，比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。
OA系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更，前者是如何将OA系统与企业的管理实践完美融合，通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理，既确保项目的顺利实施和按期交付，又满足用户合理的个性化需求。
OA系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需要一个过程，不是一蹴而就的。只有按照既定的目标，一步一步去实现，才能够达到预期效果。另外，OA系统只是一个工具，首先需要企业有正确的组织文化和管理制度，指望OA系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理，完善企业管理，提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持。
不管是什么问题，解决之道都在于沟通，包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通，以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上，只要沟通顺畅了、到位了，那么问题就容易解决。
3. 充分试用，把握OA核心功能
不要完全相信方案，那么相信什么呢?产品。只有认真的研究、测试产品，才是了解一个产品最有效、最直接的办法。
在OA软件行业，有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品，比如泛微、华天动力等。以华天动力OA系统为例，其在线试用功能无需填写任何试用资料即可进行。企业不妨结合这种试用手段，将自己的核心需求，将代表性的流程、表单、报表等功能试用一下，再看看操作是否容易上手。如果感觉差不多，就可以和厂商进一步沟通，如果差距太大，那么就可以放弃了。
当然也有一些选型者在试用的过程中更加摇摆不定，总觉得哪种功能都好。这个时候就需要把握自己的核心需求了。选型者必须带着目的和问题去试用，这样才有针对性，才能和自己的需求相匹配。可能有的系统看起来不错，却并不适合自己。
4. 正确估算成本，不做一锤子买卖
很多客户的CIO或者信息化负责人，在评估OA软件的成本是，只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价，而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等，因此往往陷入&捡了芝麻、丢了西瓜&的尴尬境地。
OA办公系统不是一次性投资，而是一个持续的投资过程，除非你采购系统后，对系统不做任何的改动，也不需要任何服务。对某些企业来说，系统使用的后期成本都可能会超过采购成本，这都是正常现象。
会有哪些后期成本呢?主要是实施的成本、二次开发的成本、增加用户账号的成本，以及正常服务的成本。中国企业交纳服务费的意识非常淡薄，因此主要成本还是集中在前几项。对选型者来说，必须清楚的了解这几项成本的构成，以及收费方式，提前做好预案和准备，否则当后期厂商提出收费的时候，就会非常被动。
关于OA软件选型过程中的采购成本，行业内的潜规则是：去掉最便宜的，去掉最贵的，选择综合成本受控的厂商。选择产品竞争力强的产品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而选择低价产品，和盲目追求高价格以寻求心理保障，都是不可取的。
除了常见的陷阱导致的一些企业OA选型失败，以至于企业OA系统完全不适用或者用不起来之外，也有一些企业个人的作风会影响OA系统选型，比如轻听轻信，盲从品牌等。对于全员信息化建设第一台阶的OA系统建设，CIO们不可轻视，多听多看多查，坚持选型有理有据，做好OA选型也并非难事。
(编辑：yaodaohui)
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