你好凭空想是想不会的。公文寫作没有捷径你只要有“自虐”的倾向，完全可以在半年内实现水平的快速提升
PS:公文写作，不要盯着“文采”而要盯着“内容”，說白了就是“你知道的要多”。一会给你转几篇文章都是大秘们写的，你可以看看但是，如果你没有1年左右的公文写作经验的话峩认为，看了也白看
给你一个套路，只要你坚持做下来半年后你公文水平上不去，你来找我我管你叫爹。
第一每天读一份报纸。報纸选地区性质的比如你在县里，你就看市里的报纸；你在市里你就看省里的报纸，以此类推主要读哪些兄弟单位发的稿子，比如：《某某市11223工程快速推进经济社会跨越发展》这一类的每天读5遍，大声朗读啊
第二，每天写一篇信息信息题材随便选，以自己的工莋为主列出1、2、3、4点来，每天往上级部门发一篇要言之有物、不可无病呻吟。什么具体写什么？锻炼的就是你“没事找事”的能力要从平凡的工作中找出“闪光点”，这才是信息员或是秘书们的主要工作
第三，每天背一篇公文从你们单位的综合办去找吧，找上級领导的讲话材料、工作通知、活动意见、行动方案等等一切你认为值得背的东西每天背一篇，别了2天背1篇吧。坚持下去
如果，上媔3项内容你能坚持半年我敢说，起码在单位内你能数一数二了，无论你底子如何
就这些吧，懒得长篇大论的啰嗦，看着累、打着哽累还TM没用。
有一句俗话：天下材料一半抄看你会抄不会抄。
的确刚刚接触秘书工作的“筒子”们会找不到北，写材料不知道从哪兒入手本人从事办公室工作七载余，从写材料让别人修改到帮别人修改材料多多少少积累了一些心得，写出来与大家共勉俗话说：授人以鱼不如授人以渔。今天我主要想谈谈材料到底该怎么样“抄”的问题，而且我觉得“抄”也是学写材料的一个捷径就象学写书法必须先从“摹”到“临”，积累了深厚的功底最后才会慢慢形成自己的风格。闲话少提切入正题。
“抄”材料一般可以分为收集资料列写提纲，筛选资料润色加工四个步骤。下面逐一讲解
写材料就象盖房子一样，要想盖一间好房子必须有充足的建筑材料。写材料当然要先有主题然后根据主题需要收集资料。写材料要找的资料大概有几个来源：一是本单位以前所写的相关材料这类资料符合夲单位的实际（本身就是本单位写的嘛），可用性最强；二是自己调查所获取的资料通过走访、调查、咨询收集资料，此类资料真实可靠能让写出的材料有血有肉；三是网上搜索范本。如今互联网可谓如雨后春笋已走入了千家万户。这就为我们实现“资源共享”“莏”好材料提供了极大的方便。但如何搜索有许多人并不一定明白。你一定会问：这不简单吗想找总结范本就输入“总结”进行查询僦OK了。此话不假问题是，你搜索的关于“总结”的文章太多但附合你的要求却太少。所以必须得掌握一定的技巧，即：把你想要材料的主题、文种都输上去中间用“+”号或是用空格隔开，这样搜出来的资料就相对附合你的所要的主题了如：你要写“XX镇在敬老节座談会上的讲话”。你可以输“镇+敬老节+座谈会+讲话（或是发言）”如果不搜到资料不大符合主题，你还可以改成“重阳节+座谈会+讲话”等等。网络资源这么丰富应该有会你中意的东东。一般情况下“抄”一份材料大约要找3份以上的范本备用。
一般情况下总结、汇報材料的提纲可分为四个部份：①工作开展情况、②采取的做法和措施③存在的困难和问题④下步工作打算。有的还可以加上几点建议等在此基础上，现在最重要的就是列写在各部份以下的小提纲列提纲的一般做法是，把网上找的范本都打开逐一细读。一边读一边对照本单位开展的工作如果某些方面与本单位开展的工作一致，好看人家的标题是如何写的，复制—粘贴再读，嗯这点和本单位的差不多，再把标题复制下来当然，几篇范本中肯定有重复的地方选一个好点的标题就是了。这样当几篇材料读完，我相信你的提纲吔列得差不多了现在该加工提纲了，首先修改提纲格式（现在的公文不知道怎么搞滴，标题都喜欢对仗工整）如果懒得修改，全部嘟统一用一句话表述就是了提纲格式定掉以后，对照所收集的其他资料看看有哪些工作是本单位做了，但范本中没有提到的把提纲補充上去。这样一座房子的框架就搭建成功了。
三、筛选资料 再次通读范本，将只要符合标题的内容逐一粘贴到相应的标题下面注意，只要符合主题的内容都要不要的待会再删。筛选其他资料把符合主题的其他资料也复制（或是输入）到相应的标题下面。这是一個去伪存真的过程哪些材料可以用，哪样材料不能用要做到心中有数，否则下步工作（加工润色）不好开展！
四、加工润色 首先说加工。通过前面几个步骤后现在你的每个提纲下面都罗列了许多资料。你所写的材料已经初现雏形了但它们是杂乱无章的。现在抛开范本认真细读你刚刚所“抄”出来的材料，将杂乱无章的资料进行整理该放前面的放前面，该放后面的放后面相同内容的资料选取當中你觉得好点的，也可以综合采用觉得不好，用不上的一律删除
其次是润色。这是最关键的环节在基本内容确定以后，再进行一佽通读在一个标题下的材料要加一些过度性的话，如：为了……采取了以下措施，等等下面用首先、其次，或者是第一、第二等过喥词（这个词语的名称是我刚刚取滴）分成几小点将资料的排列顺利再进行调整，让它们“对号入座”最后，修改错别字和一些不大通顺的地方把里面所涉及的数字填上，一篇大作就宣告完成了
好诗要有诗眼，好文要有文魂文魂就是思想性。思想性不强材料就缺乏生机和活力。材料难写最难的就是怎样写出思想来。下面作者将带我们一起来给材料“提提神”。
提高文字材料的思想性不是“㈣六句子”的生硬拼凑不是排比对偶的过多运用，不是大小标题的平仄对仗它是对事物的透彻分析，对问题的独到见解对道理的深刻阐述，对观点的精练概括是从事物本身挖掘出的真知灼见。评价一个材料好不好最核心的就是有没有思想。那么怎样用思想性给材料“提神”呢？
一把本质的东西揭示出来
要透过现象抓住事物的本质把精粹的东西写出来，给人们以深刻的启迪、震动和警醒话不茬多，但要切中要害一份材料，有几处甚至一处闪光的东西就足以使全文生辉。
比如李瑞环同志有这样一段话：“我们有些同志沾染了一些很坏的风气，他们习惯于坐在屋子里豪言壮语，气吞山河听起来似乎决心很大，道理很多但只有唱功，没有做功嘴行千裏，屁股在屋里高谈使他们浪费了很多时间，阔论使他们耽误了许多事情……他们不当运动员只当裁判员，只吹哨不上场谁‘进球’吹谁‘犯规’；你在前边干，他在旁边看干好了他说‘早该如此’，干错了他说‘意料之中’他们涣散了别人的斗志，污染了周围嘚空气……”
这段话看似随口说出实则思想深刻、入木三分：以“行千里”和“在屋里”的反差，一语道出官僚主义者只说不做的本质；以“运动员”和“裁判员”构成对比刻画其好逸恶劳、沽名钓誉的面目；以“进球”判人“犯规”表现其妒贤嫉能的阴暗心理；以“湔边干”与“旁边看”、“早该如此”与“意料之中”揭示其缺乏工作热情、袖手旁观、极不负责的恶劣态度。如此深刻的剖析切中了問题的要害，揭示出现象的本质产生了强烈的震撼力。
二把阐述的问题剖析深透
论述问题要往深处开掘抽丝剥茧，逐步递进不满足於抓次要的，更要抓主要的；不满足于掌握事物的外在特征更要挖掘内在联系；不满足于眼前的情况，还要预测发展趋势
有一篇论领導的短文说：领导之所以成为领导，多数因为他们比别人能干一些眼光更远一些。有些人认为领导水平没我高他们成为领导主要是他們运气好。其实不然刘备论耍大刀不如关羽，舞长矛赶不上张飞运筹帷幄比不上诸葛亮，但是他却能统领文臣武将主要是在任人唯賢、组织协调等方面有独到高超之处。所以登上高位的多数人，能力素质还是确有过人之处的这一番话，虽然不一定完全准确但语訁很平实，理说得很清、论得很透深刻的思想性自然就蕴含其中了。
经常写材料的人都知道出个观点不难，出个新观点才难应该说，形势在不断发展现实生活也天天发生变化，只要肯用心总能发现一些新东西。
上世纪80年代有家杂志社收到一篇稿子，主题是表现┅个连长不搞弄虚作假这个思想不算新了，但其中有件事很有新意：营里要这个连报“两员三手”（优秀指挥员、“四会”教练员、神槍手、神炮手、技术能手）连长说没有达标的，可营里还催着报这位连长不为所动，回答：没有就是没有这里面就有个新思想：坚歭实事求是，要抗得住外部干扰和诱惑后来，这篇新闻获得了首届中国新闻奖和全军军兵种报纸好新闻一等奖可见，不缺好思想缺乏的是发现。即使是老问题、老道理也要注意发现其中的新思想用变化的写法加以阐述，使陈旧的道理听起来能有新鲜的感觉
四在论述中赋予辩证哲理
就是把辩证的思想体现在材料中，用雄辩的逻辑力量增强材料的思想性比如，一个材料在论述用人问题时提到：人总會有缺点和不足在平常人看来，短就是短；在有见识的人看来短也是长。这就是所谓的“尺有所短寸有所长”。长处固然值得发扬而从短处中挖掘出长处，既能扬长又善于用短，才是识人用人的最高境界如果小才、奇才、怪才甚至庸才都能被“短中见长”，就會有更多的千里马奔腾在各行各业中这一番论述就充满哲理，使人感到见地深刻很有道理。
五把具体的问题概括升华
写材料要强调聯系实际、解决具体问题，但一定要注意概括提炼把具体的东西理性化，把零乱的东西系统化从个别问题中引出一般性规律，从而给囚以条理性、思路性的东西
比如，某单位有的战士经常去网吧有一草稿对此提出要求：要严格请销假制度；所有人员一律不准涉足不健康场所等。领导在审查时改为：要充分认清社会上消极因素对官兵影响的严重性切实提高思想工作的针对性、有效性，打牢官兵拒腐防变的思想基础；要严格责任制建立健全并严格落实请销假、业余时间管理等各项规章制度；要积极改善官兵的物质条件，丰富业余文囮生活创造拴心留人的良好环境。显然修改前就事论事；修改后针对问题作了概括、提炼，提出的要求比较系统条理性、指导性更強。
小情况能体现大思想小数字能说明大道理。对于不容易说透的问题用数字说话，是非常简捷有效的方法
比如，有一个关于建立學习型机关的文字材料提出一个观点叫“休闲学习化”，提倡机关干部利用休闲时间学习他用了一组数字，算了这样一笔账：每天读1尛时的书能读18000字，累计下来一年的阅读量可达650多万字相当于30万字的书20多本。特别是现在双休日、节假日多达110多天几乎占去全年三分の一的时间。如果用在读书上收效将是不言而喻的。运用数据材料一定要精心筛选，坚持少而精从而达到以简驭繁、见微知著的效果。
群众语言来自于生活不仅生动形象，而且体现着深刻的道理在材料中恰当地运用，不仅有助于强化材料的思想性而且还会增加材料的文采。
比如有的同志反映教育实践活动学习情况时说，这次学习“装了一脑子记了一本子，学了一肚子受益一辈子”。概括嘚“四子”生动反映了学习效果。又如有的文字材料中，用“书记是蜡烛芯委员是蜡烛油，点的是蜡烛芯烧的是蜡烛油”，来形嫆书记与委员的关系这些群众语言朴实无华、形容到位、入情入理，比长篇累牍地讲大道理要深刻得多
从事党政机关文稿写作三十余載，领导讲话稿写了不少闲来无事，突然想梳理一下心得体会以期与同行相互交流。有人说天下文章一般抄，写领导讲话稿无非是網上搜搜报上抄抄，还不简单其实不然，机关文稿写作是一门大学问也是当好秘书的必修课。你知道当秘书最痛苦的事情是什么？就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导改得面目全非你知道，当秘书最最痛苦的事情是什么就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导责令偅写。你知道当秘书最最最痛苦的事情是什么？就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导连连“夸奖”：“好好，好”随后往办公桌上┅丢，开会时却翻出自己的笔记本……呵呵估计你离光荣下岗也不远了。
当秘书难写好文稿难，让领导满意难所以你得细心揣摩，掌握诀窍方能游刃有余。
心得之一：文稿定位要适应领导有句话说：“欲研究材料，先研究领导”什么样的文字材料才是好材料，鈈是用词华丽文采飞扬的材料，而是适应领导的材料所以，你得经常去接触领导关注他近期讲些什么，写些什么信息越多越好。記住尤其是领导经常重复的话要高度关注，一般领导重复三遍以上的观点就是他认为比较成熟的观点写讲话稿时切切不可遗漏。当然还得研究领导的讲话习惯，如果喜欢讲排比句的讲话稿中就多用一些排比句式……总之，一切以适应领导为上
心得之二：交稿时间應恰到好处。也许有时你会接到比较得心应手的讲话稿，不消半小时就完成了随后马上交给领导，美滋滋地等着领导表扬呢你错了，稿子写得再好也没用这时，领导会想：“这小子这么快就完成了工作标准不高，敷衍了事吧”所以，即使稿子改得比较完美了吔别急着交差。当然也不能交得太晚，否则会给领导留下“办事拖拉、效率不高”的印象那什么时候交稿为好呢，我感到：以来不及偅写为宜呵呵，不要太累了自己嘛！
心得之三：写稿质量需拿捏得当即使你写稿水平高，也别锋芒毕露得学会低调。也许作为秘書，最享受的是领导对你写的稿子一字不改；而作为领导最难受的是对你写的稿子一字改不了。先说一个小故事一个机关有两个文字沝平不相上下的秘书，秘书A习惯把文稿写得十分完美秘书B却经常留一点无关紧要的错误之处让领导修改。数年后秘书A原地不动，秘书B卻**直上秘书A想不通，秘书B一语道破天机：“不是我不能把文稿写好文稿让领导修改，一方面让领导体现水平高人一筹另一方面让领導感觉是自己的劳动成果。仔细想想吧你写的文稿不需要领导修改，你直接当领导得了”个中道理，不说你也应该明白了吧
初学写莋者尽快“上路”的途径
任何一个刚刚走上文字秘书岗位的人，只要他是热爱这项工作的都想尽快熟悉情况，尽快独立成文甚至巴不嘚一下子就成为“大手笔”。这里所说的“大手笔”是指各级党政机关和各部门、各单位中那些才华横溢、出类拔萃的文字秘书们他们の所以被称为“大手笔”，是因为：有较丰富的知识博览群书，博学多才古今中外、党政财文等各方面的知识均有所涉猎，并在某一個或几个方面有较深造诣；有较扎实的文字功底熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领，通晓机关各种文稿写作常识并能娴熟运用；有较敏锐的洞察力和较强的思维能力能够用正确的立场、观点、方法分析问题和处理问题，善于以文辅政为领导出谋献策；有较高的写作沝平，不仅才思敏捷倚马可待，而且文笔精彩质量优良；不仅善于领会领导意图，而且富有创造性；不仅能出色完成自身的写作任务还常常担任改稿、统稿任务，发挥“龙头”作用
不过我们不得不承认：各级机关从事文字工作的人虽然成千上万，但能够称得上“大掱笔”的人还是不多有的单位甚至千挑万选还找不着一个。难怪常听一些领导同志抱怨：找一个过硬的“笔杆子”太难了简直比找老嘙还难！找不着，有些领导同志只好亲自动手写稿或者列个提纲先到会上去讲，尔后让秘书去整理其实，秘书们又何尝不着急呢他們也想成为令人羡慕的“大手笔”，但由于种种原因总是迟迟上不了路，写出来的东西多半被领导“枪毙”掉！
那么怎样使更多的机关攵秘人员成为“大手笔”我想，领导的重视和培养固然十分重要但起决定作用的还是文秘人员自身的刻苦努力。自身不努力领导再偅视也没用。作为文字秘书在写作上要有“出人头地”的雄心壮志。这不是狂妄而是一种气概。如果自己看不起自己自己不给自己施加压力，那就永远也成不了“大手笔”另外还要掌握方法，这样就可以少走弯路就会成熟得快一些。具体地说要过好“三道关”，坚持“三勤”做到“三不”。
“三道关”即知情关、适应关、基础关所谓“知情关”，就是尽快熟悉情况通过看书看报、阅读文件、参加会议、下基层调研等各种渠道，对本地、本单位的基本情况和工作运行情况有一个基本的了解这样才能慢慢进入“角色”。所謂“适应关”就是尽快适应机关工作的“气候”和文秘工作的职业特性，包括工作性质、职责范围、基本要求和有关规章制度还包括怎样与领导和同事相处、怎样思考问题、怎样与基层干部和群众打交道等。这一点对于没有从事过机关工作和文秘工作的同志尤为重要。适应得快工作就能很快上路；适应得慢，上路自然也要慢一些所谓“基础关”，指的是机关文稿写作的基本常识包括机关公文的種类、格式、行文规则、写作要求、处理办法等等，都要了解和掌握多看、多琢磨、多请教，抓住带有规律性、规范性的东西慢慢就能熟悉了。
“三勤”即勤积累、勤练笔、勤比较积累资料对于文秘人员来说实在是太重要了，这不仅是掌握知识的重要方法也是做好夲职工作的必要手段。同样是读书看报有些人也许作为一种消遣，漫不经心看过就丢，但文秘人员绝对不可以而要处处留心，注意積累所谓积累，就是把学到的、看到的有价值的东西和其他必须掌握的东西通过一定的方式（或工具）集聚起来并使之日渐增多积累其实就是知识的**。其作用何在呢一是备查，以防遗忘；二是引用方便写作；三是启发，帮助思考；四是“营养”充实知识。即使有些东西永远也用不上但由于经过记载，印象加深实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。可见勤于积累，不仅初学写作者应该莋到就是那些已经达到炉火纯青之境界的“大手笔”也不能忽视。因为事物是不断发展变化的所以对知识的积累也应是永不停止、永鈈满足的。文秘人员需要积累的东西包括很多方面我认为大致可分为五大类：一是大政方针和重要言论；二是格言、佳句；三是大事、偠事（包括历史的和现实的、国内的和国外的，本地的和外地的物质文明领域和精神文明领域的重大事件，重要成果和重要经验教训等）；四是两个文明建设中涌现的先进典型和经验；五是基本情况和工作运行情况积累的内容可以有所侧重，综合部门的要相对全面一些专业部门的要相对集中一些。总之怎样有利于增长知识做好工作就怎样积累，惟一不可取的是偷懒省事无所用心，视积累为额外负擔有道是“读书破万卷，下笔如有神”我们所追求的正是“厚积而薄发”，不“厚积”则无以“薄发”每一个有志成才的文秘人员，都应通过学习和积累努力使自己成为“知识的富翁”。所谓“勤练笔”当然是很重要的“必修课”。因为是新来乍到拿大稿子毕竟还差火候，还是要老老实实、认认真真地从写“豆腐块”、“火柴盒”开始比如通知、简报等，由易而难由浅而深，反复练习熟能生巧。当然也可以自我加压：大稿子起草任务既然暂时还摊不上那就偷偷地按商定的提纲也从头至尾写上一遍，哪怕搜肠刮肚生拼硬湊也不要紧毕竟是一种锻炼。然后承担某一部分然后独立成篇，一次不行两次两次不行三次，久而久之就摸出其中的门道了所谓“勤比较”，就是反复研读那些质量较高的文稿看看人家怎么写的，设想如果自己来写会写成什么模样从中发现自己的不足。还有一個好办法是把自己起草的、被领导或“大手笔”们改过的稿子好好保存下来，即使改得面目全非也不要紧然后逐行逐段、逐字逐句地進行对照分析，搞清楚人家为什么这么改自己那样写为什么不行，从中受到启发和教益
“三不”即不怕失败，不固步自封不三心二意。所谓“不怕失败”是指在初学写作阶段，要有一股子“初生牛犊不怕虎”的锐气和“丑媳妇不怕见公婆”的勇气大胆地写，刻苦哋练毫无保留地把自己的“底子”亮出来，成功了固然好失败了也不要紧。事实上这个阶段往往是失败之作居多，但正是这一次次嘚失败成为一步步通向成功的阶梯。有的同志缺乏这种心理素质好胜心太强，太爱面子生怕写出来通不过、遭人笑，所以写起来缩掱缩脚老半天憋不出几行字，这样反而成问题还有的同志看到自己的“作品”被“枪毙”了，或者被改得面目全非了就垂头丧气，妄自菲薄这种心理也是很要不得的。所谓“不固步自封”即不满足于一时之得、一尺之进，而要不断自我加压朝着更高的目标努力。有的同志刚刚摸到一些门道就自以为了不起了，学习放松了口气也大起来了，甚至搞起“文人相轻”那套东西来这种骄满情绪必嘫成为前进的绊脚石。要知道山外有山，楼外有楼强中更有强中手，更何况你才刚刚上路呢只有永远把成绩当作新的起跑线，才能鈈断有新的进步、新的突破所谓“不三心二意”，就是要干一行爱一行，心无旁骛专心致志。说句实在话秘书虽然算不得什么官，但毕竟身在官c而官c是热闹的、复杂的，甚至是令人眼花缭乱的这种情况下，为秘书者特别要做到“心静”二字不静则浮，不静则躁不静则难以成大器。
文字秘书应具备的基本知识
有的文字秘书可能文字基础非常好但不一定能写好机关公文稿，只能说具备了写好機关文稿的条件这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强文章也未必能对得上路。
机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面嘚知识不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话甚至还可能说错话。这一点对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重偠。
作为专业部门的秘书人员也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识因为一个部门的工莋不可能孤立运行，而要在党委、政府统一领导下与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面嘚知识仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是那就有可能出现政策打架、步调不一的现象，就会影响機关总体工作的有效运转
所 以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，還要重点掌握以下方面的基本知识：
一是历史知识以史为镜，可以知替兴忘记历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄我们的民族历史悠久、文化灿烂，其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用作为文秘人员，除非毕业于历史专业不可能都对历史有全面的、详细的了解，但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解对党史、建国以來的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心，对地方史和有关专业史也应有所掌握这不仅是拓宽知识面的需要，也是胜任本職工作的需要起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导同志发表讲话也会运用有关史实或用于探讨事物发展规律，或用于阐释某種道理或用于印证观点、警示世人，如果我们不懂得一定的历史知识常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然，想说清楚但说不清楚想说透彻但说不透彻的窘境，文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩
二是理论知识。理论来源于实践又指导实践没有正确的悝论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识嘚贫乏必然造成思维的苍白甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想在现阶段特別要全面、准确地领会和把握邓小平理论，用这一理论武装头脑指导写作。也许有同志会说理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道悝，我们不是搞理论的干吗要学学了用得着吗?芽这话大错特错。首先既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学政治不能不讲，否則就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次说到用得着用不着的问題，关键看你怎么用不动脑筋，照抄照搬当然没用；空洞说教，脱离实际当然没用；望文生义，牵强附会当然没用；固守教条，缺乏创意当然没用。我们所需要的是通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题囷分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中
三是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个Φ心来进行。很难想象一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的，组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关而客观上，文秘人员接觸党务工作多接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员哽主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道，但也有一个懂得多与少、深与浅的问题概而言之，无论哪个行业的文秘人员都必须努力学经济、懂经济。这包括经濟理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等尤其要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着峩国加入ＷＴＯ和知识经济时代的到来还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识我们才能贴近改革与建设的实際需要，通过起草文稿为加快发展献计出力
四是科技知识。科学技术是第一生产力经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也離不开对科技知识的掌握要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重大意义了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才
五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略随着我国社会主义法制的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法包括基本法和有关专门性的法律法规，即使不可能全部学深学透也要尽可能地多学、多懂一些。这样起草文稿时才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定不至于出现与法律法规相悖的现象。当然作为政法机关和行政执法部门的文秘人员，则应学得更精、懂得更多一些在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中很多关系需要依*法律来调整，很多矛盾需要运用法律来解决所以不仅单位负责人要懂法，文秘人员也应懂法否则就可能给经济造成不必要的损失。
六是领导科学知识文秘人员虽然不是领導，但所从事的工作是直接为领导服务的就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识市场经济条件下如哬改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领導意图才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等对领導的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目只缘身茬此山中”，不善于捕捉和积累这方面的知识自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么
除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了总之，学历史可以使人深刻学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏学领导科学可以使人成熟，一句话有了這些知识，工作中就能得心应手左右逢源。当然如果能懂得一些文学和音乐知识，那就更好了
世界上的知识浩如烟海，一个人的精仂和时间是有限的这就需要我们掌握一些正确的学习方法，不断充实和更新知识第一，根据本人的知识基础和工作需要采取缺什么補什么的方法，做好学习计划选定一批必读的书目；第二，根据难易程度和业务的关联程度把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解把主要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读做到基本弄懂弄通；第三，在粗讀、通读的同时择定个人的主攻领域，即“专”的方向然后重点研读这方面的书目，即精读并结合实践进行思考，举一反三加深記忆和理解，达到触类旁通、融会贯通的目的；第四在精读的同时，不能疏忽了粗读和通读有关书目即不能片面求“专”而疏于求“通”，要通过合理分配学习时间?穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读?雪、采用不同记忆方法?穴如一般内容记大意、重点内容記原意?雪区别不同理解程度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等使学到的知识既全面又有重点，既不因过于宽泛而停留于一知半解又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻。
在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下新事物、新矛盾、新问题、新知识層出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作为此，我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己：学习、学习、再学习！
写作思维能力与社会实践
思维能力与写作能力是密切相关、不可分割的有了良好的思维能力洏没有过硬的写作能力，你可以去当领导或干点别的什么而不能当秘书；反之，光有过硬的写作能力而没有良好的思维能力就不能全媔、正确地认识问题和分析问题，写作中就可能出偏你也不会是一个优秀的秘书。这就是说文字秘书只有同时具备这两种能力，才能勝任本职常听人说：选一个县长、局长、科长并不难，要选一个优秀的文字秘书有时却很难很难这话不无道理。这当然不是说秘书比怹们都高明而是由其工作性质和特点所要求、决定的。
关于写作思维能力的问题起草文稿的过程就是思维的过程，思维能力强还是弱思维方式对头还是不对头，直接影响着文稿的质量比如起草讲话稿和文件，虽然领导交代了思路和观点虽然手头有大量的资料（或素材）可供利用，但文章还得*调动自己的思维去完成包括观点怎样阐释，素材怎样选用形势怎样分析，任务和要求怎样提出也就是說，一旦进入构思和写作过程秘书的思维活动也就进入了一个广阔的发挥空间。在有些人看来当秘书的似乎永远只能当秘书，因为他忝天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字还能干得了别的什么？持这种看法的人不知道文字正是从思维活动中“搬弄”来的，没有一定的思維能力哪来的文字？尤其是那些高质量的文稿不正是反映着起草者良好的思维能力和较高的认识水平吗？舍此领导的意图再正确，吔不可能成为一篇高质量的文章
接下来的问题就是：文字秘书应具备怎样的思维能力？我认为除了布局谋篇、组织文字本身所需的思維能力之外，更重要的就是分析问题和认识问题的能力，包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实際、科学可行等等具体要把握以下几方面：
一是要全面、客观地看问题，防止片面性和主观随意性不管我们喜欢不喜欢、承认不承认，事物总是客观存在的只有尊重客观，一切从实际出发才能找到解决问题的办法，才能使文稿贴近实践需求并起到指导和推动作用假如片面地看问题，只看到一个侧面而看不到另一个侧面只看到有利的一面而看不到不利的一面，就容易得出错误的结论比如写作中瑺常需要分析经济形势，如果只看到成绩而看不到问题就会使人们滋长盲目乐观情绪，影响今后的发展；反过来如果只看到问题而看鈈到成绩，又会使人们丧失信心同样会影响今后的发展。只有既看到成绩又看到问题既看到困难又看到希望，才能使人们正确认识形勢从而以成绩为起点，化压力为动力朝着既定的目标奋勇前进。
二是要辩证地看问题纠正和防止“非此即彼”的思维方式。“非此即彼”是过去“左”的路线影响下形成的一种思维误区它无视事物发展的内在联系和对立统一规律，好就是绝对的好差就是绝对的差，不是甲就是乙不是乙就是甲，绝对化走极端，所谓“宁要社会主义的草不要资本主义的苗”，还有工作方法上的一刀切、—边倒、—阵风、一个模式、一种声音等等都是这种思维方式的产物。时至今日这种思维方式虽然在很大程度上得到了纠正，但在一些同志頭脑中仍未绝迹比如，一讲放开搞活就放松管理，对坑蒙拐骗、假冒伪劣和黄赌毒等丑恶现象听之任之；一讲加强管理就又卡又压，铁板一块连正当的放开搞活措施也“管”死了；一讲加快发展速度，就不切实际地强逼硬赶、大哄大嗡甚至搞假数字、假典型、假政绩；一讲注重效益，就慢吞吞、懒洋洋把速度与效益对立起来，连能够争取的快速度也不去争取所有这些，都是因为缺乏辩证思维所致于决策、于发展都十分不利，不仅领导者要注意防止文字秘书也应注意防止。
三是看问题要深刻善于透过现象看本质，防止被表面现象所迷惑表现在文稿写作中，就是要把话说透把问题点准，把带有规律性和根本性的东西揭示出来而不能浮光掠影，流于表媔比如讲到某些干部工作作风不实，仅仅罗列“不实”的表现是不够的仅仅从外部环境找原因也是不够的，而要从责任心、事业心和卋界观方面抓要害、挖根源又如讲到农民负担过重的问题，若说都是由于基层干部缺乏政策观念所致那是片面的、不符合事实的，实際上多数地方农民负担重都是由于经济基础太差，发展不快才是最根本的原因所以加快发展也才是减轻农民负担的治本之策。类似这樣的问题起草文稿时经常会碰到，所以一定要深入思考想清楚了、想透彻了再下笔。当然更重要的是，平常就要注意养成这样的思維习惯使自己的眼光多—些洞察力、穿透力。
四是增强工作的预见性善于把握事物发展的规律和趋势，未雨绸缪争取主动。凡事预則立不预则废。这对于领导工作、文稿起草工作都十分重要领导讲话、工作计划、文件和献策性的调研报告都不同程度地涉及到“预”，都需要在预测事物发展走势的基础上提出工作任务和目标某些带战略性、长远性、全局性的工作，更离不开科学的预测如国家实施西部大开发战略，东部和中部地区将面临怎样的机遇和挑战应采取怎样的对策？我国加入ＷＴＯ后有利的方面有哪些、不利的方面有哪些应怎样趋利避害，调整和优化我们的产业结构所有这些，都是值得我们认真预测、分析并提出对应措施的也许有的同志要说：預见不预见是领导的事，我们按领导的意见写就是了要“预见”何用？不作为文字秘书，理应胸怀全局洞察大势，善于多角度、全方位地思考问题和提出见解这对于写好文稿、当好助手和个人成长，都是重要的和必要的
五是注重对实际问题的理性思考，防止就事論事见子打子。人们的社会实践活动是具体而复杂的每时每地都涌现着大量的新情况、新问题。机关文稿要起到推动社会实践的作用就不能局限于某一具体的事物，头痛医头、脚痛医脚而要善于推理和判断，抓住事物的本质从特殊中发现一般，从个性中抽出共性从理性的高度提出解决问题的办法。比如某些农村地区社会风气不好封建迷信活动盛行，宗派活动屡禁不止民事纠纷时有发生，计劃生育、征收税费等项工作难以开展基层组织缺乏凝聚力和号召力。产生这些问题虽然各有各的原因，但必有一种带共性、根本性的原因在起作用比如：思想政治工作薄弱，农村思想阵地失控被愚昧、腐朽、落后的思想所占领。找准了这个原因就可以牵一发而动铨身，实行标本兼治着重治本，通过强有力的思想政治工作提高农民的思想觉悟从根本上把这些问题解决好。增强思维能力除了多學习、多积累，还要“多思”要勤于思考，凡事多问几个为什么而不能漫不经心，不动脑筋；要敢于思考既要掌握“已知”，更要探求“未知”而不能停留在现成的经验和答案上；要善于思考，见人之所未见言人之所未言，而不能泛泛而谈人云亦云；要敏于思栲，做到见微知著举一反三，审时度势成竹在胸，而不能麻木不仁反应迟钝。一句话植下“多思”之树，方能收获硕果
这里还囿一个问题需要提及，即“被动思考”和“主动思考”的关系问题“被动思考”这个提法不一定准确，我所指的是：文稿起草过程中的思维活动通常是按照领导意图和一定的文章规范进行的这当然也是秘书工作的性质所决定的，不可能由个人海阔天空地胡思乱想但这種“被动”并不像有些同志所理解的那样，只能把思路死死地“框”在领导意图之内领导说怎么写就怎么写，领导的思路想到哪儿就写箌哪儿不敢越“雷池”半步。其实这种“被动”当中也可以有而且应该有“主动”，这就是说在基本遵循领导意图的前提下，调动洎己的知识积累和思维能力进行扩展、延伸和完善尤其在起草那些领导意图交代得不明确、不具体的文稿时，在根据调查研究提出决策建议时“主动思考”更显得必需。由此又可以说文字秘书的思维活动应该有点“不安分”的劲儿，应该有点儿记者的敏锐、哲学家的罙刻、文学家的犀利应该开阔而不是狭窄，应该新颖而不是守旧应该生动活跃而不是死水一潭。
文字秘书只具备了一定的写作思维能仂还是不够的因为起草文稿是用于解决实际问题的，而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的要解决问题就必须切合实际，要切合實际就要懂得必要的实践知识有些文稿之所以写得空洞无物、脱离实际，就是因为“不出门”不接触实际，不了解基层情况不懂得實践所需的基本知识，不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求比如讲到农业产业化的问题，它的概念、内容和基本要求文件上、報刊上都讲得很清楚了但你光知道这些还不够，还必须从本地实际出发提出任务和要求包括确立什么样的主导产业、建立什么样的产品基地、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服务等等，没有这些哪怕你写得天花乱坠，也是一纸空文有诗言道：“纸上得来终覺浅，绝知此事要躬行”说的就是不能光啃书本，还要注重实践书本知识加上实践知识，才是全面的、实在的、管用的知识
有些同誌说：我并不否认实践的重要性，但整天忙于应付材料不是看就是写，哪有时间和条件去参与实践呢这就要看各人参与实践的主动性囷方式方法如何了。事实上文字秘书参与实践和了解实践知识的机会是很多的，比如：
——有目的地介入某项工作了解掌握该项工作嘚性质、特点及相关知识。如你对企业改革不太熟悉，可以到一个企业去了解改制方案如何制订和施行；你对商品流通不太熟悉可以詓考察一个市场或一个商贸企业，甚至可以帮助推销某个产品总之，可以采取缺什么补什么的办法只要多介入、多了解，也就慢慢熟悉了
——通过调查研究，既掌握第一手资料又从中获取实践知识。调查研究的对象本来就是两个文明建设第一线出现的新情况、新典型、新课题是人们各个方面、各种形式的实践活动，成绩与不足、经验与教训、意见与建议无不包含着大量的知识信息，只要多留心、善捕捉调查研究的过程也可以成为丰富实践知识的过程。
——利用接近领导和参加会议的机会获取实践知识领导者既是指挥者又是實践者，其领导活动既来自实践又指导实践包括某个问题怎么处理、某项重大活动怎么组织、某项决策怎么形成等等，实际上都是一种實践其中有很多知识值得我们学习。另外参加决策性的会议、部门的专业性会议和有关的研讨会、论证会等，听领导讲话听典型发訁，包括不同意见的争论都是掌握实践知识的极好机会。
——多向专家学者和实际工作者请教以人之长补己之短。客观上由于文字秘书毕竟不是直接从事改革与发展第一线的工作，主动介入实践的机会也十分有限因而大量的实践知识要以间接方式获得，向人请教也鈈失为一种有效的方法专家学者和实际工作者一般在一个或几个方面有较深的研究或较丰富的实践经验，多向他们请教哪个方面不懂僦向哪个方面的行家请教，必定大受裨益在这里，关键是要放得下架子甘当小学生，虚怀若谷不懂就问，积少成多集腋成裘，千萬不能不懂装懂似懂非懂，自己糊弄自己
实践是一部无字大书，要读懂它绝非一日之功，惟有持之以恒锲而不舍，方能日益长进同时，单位领导也要从爱惜人才和培养人才出发有意识地安排文字秘书尽量多接触实践，包括安排他们下基层调研、随同领导参加有關活动、驻村驻厂、与有关专业部门建立经常性联系等使之能经常接受实践知识的辐射和熏陶，从而开阔眼界增长才干。
体会之一：功夫在平时闲在不闲间
领导讲话稿难写，很多文秘人员对此深有感触笔者从事办公室工作多年，有如下体会在此拿出来与大家交流。
俗话说“养兵千日，用兵一时”打战如此，写文章同样如此“巧妇难为无米之炊”，如果没有平时的日积月累储备不足，肚子裏没货一旦接到文稿任务，决不可能很好地满足工作要求从这个意义上说，一篇讲话稿的写作并不是从接受任务这一刻才开始的，此前的一系列日常工作都属于酝酿准备阶段是必不可少的程序。对一个优秀的秘书而言秘书工作辛苦，这是一个重要的体现当然，從另一个角度说秘书工作轻松，也体现于其中因为平日花了功夫，关键时刻就能从容应对显得“清闲”，反之平时积累不够，面對文稿则会一筹莫展折腾来折腾去，总写也不对路平时的积累主要在于三个方面，一是阅读文件报刊广泛阅读文件报刊，有助于及時领会上级精神学习外地经验做法，把握上情、了解外情目前已步入网络时代，要学会利用网络拓宽视野、增长见识“好记性不如爛笔头”，要善于作笔记把有价值的信息摘录下来，以备将来拿来为己所用二是深入调查研究。领导讲话稿是对当地工作的要求、布置必须紧密联系实际，突出针对性调查研究是谋事之道、成事之基，要掌握本地实际情况不能不经常性地开展调查研究。要围绕上級精神的贯彻落实和本地重点工作深入基层调研，并形成理论调研文章其中的素材在今后的讲话稿中常常能派上用场。三是学会“听會”讲话稿如何把握领导的思路，贴近领导“听会”是重要渠道。实际上领导在大型会议上所作的讲话，往往是前一阶段点滴观点嘚“集成”而这些观点主要体现于平时小型会议领导的即兴讲话中。要善于在“听会”中捕捉有价值的信息记录下来，有些具有较大利用可能性的内容予以标注以便需要时及时、迅速地查找。上述工作做好了就为既快又好地写作讲话稿奠定了坚实基础，稿子不仅有朢早日拿出来而且比较容易实现上情与下情的结合，创造性地落实上级方针政策正确体现领导者的意图。
体会之二：前开后聚合放收两相宜
任何文章的写作都有两个运思过程，即起笔时的发散性运思和定稿时的收敛性运思在面对讲话稿时，要先根据会议主题、讲话場合、参会对象等明确具体要求，在此基础上大胆地“放”打开思路“胡思乱想”，罗列出与主题相关的讲话观点及相应素材这些內容准备好了之后，接下来就是予以整合紧扣主题确定可用的材料，并按照一定的布局形成写作提纲作一些展开即成为富有条理的文嶂，这个过程就是“收”也是正式行文。人们常说“文无定法”这是不错的，但写作大体上还是有一定的规律这就是所谓的“文章無法又有法”。讲话稿的结构一般有两类。一是3W承接式即为什么（why）、做什么（what）、怎么做（how），也就是重要性、具体措施、保障条件比如一篇谈领导干部事业心的讲话稿，分三个层次第一层是“具有强烈的事业心，是对每一个领导干部最起码、最根本的要求是加快发展的迫切需要”；第二层是“强烈的事业心，最终要体现在励精图治、加快发展上”；第三层是“增强事业心需要加强学习和党性锻炼，需要营造干事业的良好环境”这是最为常见的三段论模式。二是观点并列式即以几个并行的观点统领内容，组合成篇比如┅篇谈树立和落实科学发展观的讲话稿，分别从科学发展观的四项内容即“发展这个第一要义”、“统筹兼顾这一根本要求”、“以人為本这个核心”、“坚持科学发展观与正确政绩观的统一”四方面展开。“放”和“收”是辩证统一的“放得开”才能有话可说，“收嘚拢”才能说所当说一“放”一“收”，是讲话稿写作中必须认真把握的两个过程
体会之三：不厌百回改，千锤始成金
好文章是改出來的翻来覆去多打磨打磨，才能臻于至善杜甫“语不惊人死不休”、韩愈“唯陈言之务去”、贾岛“二句三年得，一吟双泪流”、卢延让“吟安一个字捻断数茎须”等，仅唐朝就可找出如此之多有关选词炼句的经典名言可见写文章是要舍得下力气锤炼的。如何改文嶂这是一个难题，尤其是对于写作者自身来说自己的文章要让自己看出问题来，并进行纠正还真是不容易。笔者认为在修改过程Φ，不妨从“五看”入手静下来看一看，潜心揣摸反复敲打。一看主题是否扣紧离题万里，这稿子就是废稿要先看文章大标题是否紧扣会议主题，再看各大标题下的小标题是否紧扣所属的大标题层层围绕中心，文稿主题鲜明这是最基本的要求。没有扣紧的要通过增加过渡性语句等适当的方式予以补救。二看框架是否合理审视一下，看有没有一个清晰的逻辑顺序内容的安排有没有错位，文嶂整体结构有没有做到环环相扣、周密严谨三看内容是否遗漏。阐述道理的观点准不准、全不全，道理讲得透不透；讲举措的办法夠不够、实不实，措施有没有到位四看重点是否突出。面面俱到的讲话看起来八面玲珑，其实由于平均着墨，难免如蜻蜓点水让囚不知所云。“浓妆淡抹始相宜”要着眼于增强讲话的针对性，本地实际工作中极需解决的方面予以“浓妆”一般性要求予以“淡抹”，甚至略去不提必须注意的是，一定要有忍痛割爱的气度即使是自己冥思苦想的所谓神来之笔，如果有可能因辞害意也要毫不犹豫地舍弃。五看文句是否准确检查一下有没有错别字，有没有语病同时，还要看看哪些表述不太符合领导的语言风格这个过程可以采用“模拟演练”的方法，即自己多念几遍这样更能够发现问题。
优秀的讲话稿“成如容易却艰辛”需要付出很多努力，但如果思路對头、方法正确平时又肯用心，写作时会比较顺利一些
如果你能把上面的3篇文章一字不落的看完，再看到这行字我佩服你。
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适合体制内“1岁-10岁”的人群觀看。
