清空您的收件箱：控制电子邮件的 4 种方法中国|清空您的收件箱：控制电子邮件的 4 种方法如果您的电子邮件收件箱变得不受控制，您可能需要再想办法组织电子邮件并清空您的收件箱。开创处理收件箱的新方法可助您更好地掌控邮件，缩短响应时间，并及时了解关键行动和重要信息。
本文介绍可帮助您在家或在办公室更有效处理电子邮件的四个关键因素。虽然本文中提到的某些生产力工具特定于 （Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook Web Access），但多数方法（甚至本文中说明的机构看法）都能够帮助您更有效地处理电子邮件并清空您的收件箱，即使使用的是 Outlook 以外的电子邮件应用程序。
1. 创建一个简单有效的电子邮件参考系统
拥有井井有条的收件箱的第一步是了解参考信息 和操作信息 之间的差异。了解参考信息和操作信息之间的差异。
参考信息是指完成行动非必需、保留以备后用的信息。参考信息可存储在您的参考系统内，例如电子邮件参考文件夹、“我的文档”文件夹或公司 Intranet 网站。
操作信息是指完成行动所必需的信息。操作信息与操作一起存储在待办事项列表或“日历”内。（如果所需操作是详细回复，请尝试使用将信息转换为专业通信。）
大多数人都会通过电子邮件收到大量参考信息。有时，多达三分之一的电子邮件是参考信息。因此，拥有一个可将收件箱内的邮件轻松转移至电子邮件参考系统的系统至关重要。在参考系统中，参考信息存储在一系列电子邮件文件夹中，确保日后可轻松访问。
在将参考信息归档之后，您可以采取以下三个步骤来处理必须使用的电子邮件 — 操作信息。
2. 安排不受打扰的时间来处理和整理电子邮件您每天被打扰多少次？一旦允许来自电话、串门者和即时消息的不断打扰，则您几乎不可能完成任何事情。因此，预留出不受打扰的时间来处理和整理电子邮件至关重要。许多电子邮件要求您做出决定。最佳决定要求专注，而专注则要求注意力不受打扰。每天安排固定时间处理电子邮件，以便清空收件箱。当然，您也可在日间浏览电子邮件，查找紧急邮件或请求。
每天留出一小时来处理电子邮件，并将这段时间标为“忙碌”。在这一小时内，切勿接电话或中断，仅专心处理收件箱邮件。您也可以关闭每次收到新电子邮件时都会响起的声音报警，它本身可能就是一种干扰。在 Outlook 中，单击文件选项卡。单击选项。在邮件选项卡中的消息到达下面，清除播放声音 复选框。
开始时，保持这些约会需要您自律。但随着时间的推移，自律会变成习惯。清空收件箱之后，您会发现每天这一小时的价值，继而坚持下去。Microsoft Outlook 2010 使得保持这种处理电子邮件的时间安排和处理收件箱变得更加容易。Outlook 2010 新增的畅通访问功能意味着您不必在家或在办公室就可以保持您日常的电子邮件管理约会。使您可以根据日期和对话来组织电子邮件文件夹。当启用对话视图时，主题相同的邮件以可展开或折叠的对话方式显示，从而帮助您迅速查看和处理邮件或完成对话。
此外，Office 2010 中增强的搜索工具可使用特定标准（如发件人或主题关键字）和其他信息（如附件）进行搜索，因而更容易缩小搜索范围。搜索工具上下文选项卡包括筛选器集，可高效集中搜索范围，隔离您希望隔离的项目。有关详细信息，请参阅。
Outlook 2010 内的即时搜索工具提供了许多在邮箱内搜索特定邮件的方法。3. 从最顶端开始，每次处理一项
当您坐下来处理电子邮件时，第一步是依照顺序分类整理电子邮件。例如，可以根据日期、主题甚至发件人或收件人来筛选电子邮件。在 Outlook 2010 中的视图选项卡内，在“排列”组中单击所需的排列选项。
使用视图选项卡，您可以根据日期、类别、发件人或收件人等等标准筛选电子邮件。
您也可直接从收件箱更改排列选项。要显示选项列表，请在搜索框下面右键单击排列方式：框
收件箱中的排列方式: 框可以让您方便地访问更多用于排列邮件的选项。
提示：如果使用 Outlook 2010 时启用阅读窗格（在 Outlook 2007 中称为预览窗格），则无须打开即可查看邮件。要启用阅读窗格，请在视图选项卡上的“版式”组中单击click 阅读窗格。要启用 Outlook 2007 的预览窗格，请在视图菜单中单击自动预览。
切勿尝试在您的收件箱中毫无顺序地查看邮件。首先处理收件箱中最上面的邮件，处理完第一封邮件后再移动到第二封邮件。当收件箱内有数千封邮件时，最初执行此法可能颇为艰难，但是，经过一段时间的处理，待邮件数量减少之后，您最终可以做到每天处理 60–100 封邮件，并且定期清空收件箱的邮件。4. 采用“决策 4D”模型“决策 4D”(4D) 模型是极具价值的电子邮件处理工具，可帮助您迅速决定对每个项目须采取什么操作，以及如何将其从收件箱中删除。Office 2010 内的扩展功能区旨在帮助您迅速找到完成任务所需的工具。功能经整理后归入汇集在选项卡名下的逻辑组。您也可以自定义功能区，以包括执行个性化操作来符合个人风格的选项卡。Outlook 2010 中的扩展功能区替代了 Outlook 2007 菜单，您可以更轻松地访问方便布置的选项卡。
Outlook 2010 中新增的“快速步骤”功能可以进一步加快您管理电子邮件的速度。使用此功能，您只需单击一下就可以执行最常使用的多步骤任务，例如将电子邮件移动到特定文件夹，或移动邮件并用会议请求回复该邮件。快速步骤库包括用于单击文件和标志、向团队发送邮件及其他常用命令的按钮。有关详细信息，请参阅。“快速步骤”功能可将您最常用的任务转化为一次单击操作，不管是向您的同事转发邮件还是将邮件复制到特定文件夹。提示：了解 Outlook 2010 中的一些基本键盘快捷键可使执行这些任务变得更加方便快捷。请阅读我们关于如何使用节省时间的文章。
决定如何处理每封邮件
对于同一个电子邮件或对话，您打开、审阅并关闭了多少次？这些邮件虽然吸引了您很多的注意力，但执行的操作却很少。最好是每封电子邮件在采取操作之前仅处理一次，这意味着您必须决定其处理方式和存放位置。使用 4D 模型，您有四种选择：
一般情况下，在收到的所有电子邮件中，约有一半可以删除。但一些人在听到“删除电子邮件”一词时会不寒而栗。由于担心自己在某些时候可能需要用到，因此您对于是否删除邮件犹豫不决。这是可以理解的，但您必须诚实地询问自己：您实际用到的信息占您保留信息的比例是多少？如果您确实用到大部分保存的信息，则您的方法可行。但是对于大部分人而言，保留的信息远多于使用的信息。询问自己以下问题可帮助您决定要删除哪些邮件：
邮件是否与您目前从事的有意义的目标相关？如果无关，您或许可以将其删除。为什么要留着与您的工作或兴趣重点无关的信息？
邮件是否包含您可在其他地方找到的信息？如果包含，则将其删除。
邮件是否包含您将在未来六个月内参考引用的信息？如果不包含，则将其删除。
邮件是否包含您必须保持的信息？如果不包含，则将其删除。
Outlook 2010 提供了两个新个命令：忽略对话和清理对话，帮助您摆脱您收件箱中的“噪音”。如果对话内容不再相关，您可以阻止更多的回复邮件出现在您的收件箱中。忽略命令会将整个对话及所有以后在该对话中到达的邮件移动到已删除邮件文件夹中。轻松删除整个对话以便您的收件箱中不再显示新的回复邮件。
当邮件中包含对话中的所有以前邮件时，您可以单击清理以消除多余的邮件。例如，当有人回复对话时，回复邮件会显示在顶部，对话中以前的邮件显示在下方。使用清理命令可仅保留包含整个对话内容的最近一封邮件。有关详细信息，请参阅。清理您的对话更便于您将精力集中于所讨论的任务。
处理（在两分钟之内）
如果您无法删除电子邮件，请问问您自己：“我需要采取哪些具体操作？”以及“我是否能在两分钟之内处理？”如果能，则立即处理。如果您无法删除电子邮件，请问问您自己：“我需要采取哪些具体操作？”以及“我是否能在两分钟之内处理？”如果能，则立即处理。
Office 2010 可帮助您更快地对电子邮件做出响应。您可以查看某个人是否在线，并使用各种通信方法与之即时联系 — 一切尽在。
如果您无法将其删除或在两分钟之内搞定，您能将电子邮件委派给可以处理该任务的适当团队成员吗？如果您可以委派（转发给其他团队成员以便进行处理），请马上委派。您应该能够在两分钟左右时间内撰写并发送委派邮件。在转发了该邮件后，删除原始邮件或将其移动到您的电子邮件参考系统中。
如果您无法删除邮件，无法在两分钟内处理或无法将其委派给其他人，则只能由您来完成操作，而操作将需要两分钟以上的时间。由于这是您专门用来处理电子邮件的时间，您需要将其推迟并在处理完其他电子邮件后再行处理。您可能会发现大约有 20% 的电子邮件必须要推迟。推迟邮件可以执行两种操作：将其变为可操作的任务，或将其变为约会。在使用 Outlook 时，您可以将邮件拖动到您的任务列表中将其变为任务，从而推迟电子邮件。命名任务时，清楚说明所需的操作，从而减少重新打开该电子邮件的麻烦。这样会在您的任务列表中得到一个定义清晰的操作列表，您可以对该列表排列优先顺序并在您的日历中确定计划完成时间。您也可以将邮件拖动到您的日历中，以将其变为会议请求。提示：使用 Outlook 2010 和 Outlook 2007 中的待办事项栏可以将电子邮件从电子邮件文件夹拖动到您日历上的某个日期，或拖动到您的任务列表中。在视图选项卡上的“版式”组中单击待办事项栏。该栏出现后，将该邮件拖动到您的日历或您的任务列表中。这会将该邮件复制到新位置，而不会将其从原始邮件文件夹中移出，因此，您仍可在需要时找到所需的信息。了解的更多信息。每天使用 4D 模型每天使用 4D 模型会使大量电子邮件的处理变得简单。我们的经验表明，一个人平均每小时可以处理大约 100 封电子邮件。如果您每天收到 40 到 100 封邮件，您只需一个小时的不间断处理时间就可以处理完您的收件箱。根据我们的统计数据，在您收到的电子邮件中：百分之五十可以删除或归档。百分之三十可以委派或在两分钟之内完成。百分之二十可以推迟到您的任务列表或日历中在以后完成。当然，如果您积压了数百封邮件，可能需要一点时间才能使每天的例行工作保持最新状态。积压的邮件必须逐步处理，因此我建议留出一定的时间将其处理完。之后，您就可以真正地每天使用 4D 模型来处理您的邮件了。 Sally McGhee
作为公认的思想领导人和生产力管理领域的革新者，Sally McGhee 已在企业环境中培训了数以千计的人员。她拥有 25 年的顾问和高管教练的经验。她的书《可以在网上找到。更改已发送的电子邮件的保存位置 - Outlook
更改已发送的电子邮件的保存位置
更改已发送的电子邮件的保存位置
Outlook 2016
Outlook 2013
Outlook 2010
Outlook 2007
本文是由机器翻译的，请参阅。请在
中查找本文的英文版本以便参考。
在 Outlook 中，您可以指定保存已发送的电子邮件的文件夹。
Outlook 2016 与 Outlook 2013 for Windows 使用 Exchange ActiveSync (EAS) 连接到
(以前称为 Hotmail)，它不会保存已发送的邮件在您发送给他们从该文件夹中。相反，Outlook 将其存储在已发送邮件文件夹。您无法的更改何时已发送的电子邮件的保存位置使用 IMAP 帐户，但您可以完全。
如果您有没有</ 帐户的邮件帐户或另一个 Exchange ActiveSync 帐户，您可以使用下面的步骤以在源文件夹中保存已发送的邮件。
更改时使用 Exchange 帐户发送的电子邮件的保存位置
单击“文件” & “选项” & “邮件”。
在保存邮件，确保选中保存已发送邮件文件夹中的邮件的副本复选框。
选择答复不在收件箱，这是一条消息时保存在同一文件夹中的答复复选框。
关闭 IMAP 电子邮件帐户中保存已发送的项目
如果使用的与 Outlook 的 IMAP 帐户，您可能注意到两次保存的邮件发送。若要解决此问题，您可以关闭保存在 Outlook 中已发送的项目。
在文件菜单上，单击帐户设置&帐户设置。
选择 IMAP，，然后单击更改。
单击“其他设置”。
在Internet 电子邮件设置对话框中，单击高级选项卡，然后选择不保存已发送邮件的副本复选框。
更改时使用 Exchange 帐户发送的电子邮件的保存位置
默认情况下，发送的每封邮件的副本都保存在“已发送邮件”文件夹中。
当您答复或转发电子邮件收件箱以外的任何文件夹中保存的您可以配置 Outlook 邮件原件同一文件夹中保存已发送邮件的副本。
单击“文件” & “选项” & “邮件”。
在保存邮件，确保选中保存已发送邮件文件夹中的邮件的副本复选框。
选择答复不在收件箱，这是一条消息时保存的答复同一文件夹中复选框。
更改时使用 IMAP 电子邮件帐户发送的邮件的保存位置
在文件菜单上，单击帐户设置&帐户设置。
选择不是 Exchange 帐户，电子邮件帐户，然后单击更改。
单击“其他设置”。
在Internet 电子邮件设置对话框中，单击已发送邮件选项卡。
单击保存已发送邮件服务器上的以下文件夹，展开文件夹列表中，，然后单击文件夹。
或者，若要选择用于保存已发送的邮件的自定义文件夹，单击保存已发送邮件服务器上的以下文件夹中然后单击新建文件夹或更多文件夹。
更改时使用 Exchange 帐户发送的电子邮件的保存位置
默认情况下，发送的每封邮件的副本都保存在“已发送邮件”文件夹中。
当您答复或转发电子邮件收件箱以外的任何文件夹中保存的您可以配置 Outlook 在原始邮件所在的文件夹中保存已发送邮件的副本。
在工具菜单上，单击选项，，然后单击在首选项选项卡上的电子邮件选项。
在“邮件处理”下，必须选中“在‘已发送的邮件’文件夹中保留邮件副本”复选框。
单击高级电子邮件选项。
选中“将答复邮件与原始邮件保存在同一文件夹(收件箱除外)”复选框。
更改时使用 IMAP 电子邮件帐户发送的邮件的保存位置
注意: 您发送电子邮件使用您的 IMAP 帐户，系统会提示您选择所需位置的文件夹的第一次保存已发送邮件。
在“工具”菜单上，单击“帐户设置”。
选择不是 Exchange 帐户，电子邮件帐户，然后单击更改。
单击“其他设置”。
在Internet 电子邮件设置对话框中，单击文件夹选项卡。
1要保存已发送的邮件的自定义文件夹，请单击选择一个现有文件夹或创建新文件夹来保存为此帐户中已发送的邮件。
2单击文件夹保存已发送的邮件，或单击新建文件夹。
默认情况下，所有帐户的已发送邮件都保存在 Outlook 的默认“已发送邮件”文件夹中。如果 Outlook 配置文件中有 Exchange 帐户，则默认文件夹为 Exchange 邮箱中的“已发送邮件”。
单击“选择现有文件夹或创建新文件夹来保存此帐户的已发送邮件”，展开文件夹列表，然后单击一个文件夹。通常，选择所选帐户的数据文件中的“已发送邮件”。
注意: 首先应确保订阅到已发送邮件文件夹，以便它将显示在Internet 电子邮件设置对话框中，在步骤 4 中所述。有关如何订阅 IMAP 帐户文件夹的信息，请参阅另请参阅部分。
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