用友T6ERP在UFO报表的公式中有各种函数公式，公式中的各个项目对应的方式字是什么？ - 用友财务软件技术与售后服务中心
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& 用友T6ERP在UFO报表的公式中有各种函数公式，公式中的各个项目对应的方式字是什么？
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文章摘要：本文提供在用友U8V8.72erp软件财务会计管理的UFO报表模块中在合并报表的样表里面设置了审核公式，下发到ufo中，这些审核公式是否还可以使用？的解决办法。
问题现象：在财务会计管理的UFO报表模块中在合并报表的样表里面设置了审核公式，下发到ufo中，这些审核公式是否还可以使用？原因分析：合并报表中的审核公式与ufo中的审核公式不一样。下发到ufo中，不能使用样表的审核公式。解决方案：在用友U8V8.72erp系统中合并报表中的审核公式与ufo中的审核公式不一样。下发到ufo中，不能使用样表的审核公式。以上用友U8软件问题解决方案来自用友软件官网知识库，原用友U8知识库如下表所示：
用友U8知识库主体
用友U8知识库明细
用友U8V8.72
对应产品线
财务会计-UFO报表
在合并报表的样表里面设置了审核公式，下发到ufo中，这些审核公式是否还可以使用？
合并报表中的审核公式与ufo中的审核公式不一样。下发到ufo中，不能使用样表的审核公式。
合并报表中的审核公式与ufo中的审核公式不一样。下发到ufo中，不能使用样表的审核公式。
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用友U8操作手册
第 1 章 用友 ERP-U8 管理软件简介 1.1 功能特点 1.2 总体结构 1.3 数据关联 1. 4 教学系统安装 第 2 章 系统管理与企业应用平台 2.1 系统管理 2.1.1 功能概述 2.1.2 比较相关概念 2.1.3 建立新年度核算体系 2.2 企业应用平台 2.2.1 企业应用平台概述 2.2.2 基础 设置 2.2.3 业务处理 实验一 系统管理和基础设置 第 3 章 总账管理 3.1 系统概述 3.1.1 功能概述 3.1.2 总账管理系统与其他系统的主要关系 3.1.2 总账管理系统的业务处理流程 3.2 总账管理系统初始设置 3.2.1 设置控制参数 3.2.2 设置基础数据 3.2.3 输入期初余额 3.3 总账管理系统日常业务处理 3.3.1 凭证管理 3.3.2 出纳管理 3.3.3 账簿管理 3.4 总账管理系统期末处理 3.4.1 银行对账 3.4.2 自动转账 3.4.3 对 账 3.4.4 结 账 实验二 总账管理系统初始设置 实验三 总账管理系统日常业务处理 实验四 总账管理系统期末处理 第 4 章 UFO 报表管理 4.l 系统概述 4.1.1 功能概述 4.1.2 UFO 报表管理系统与其他系统的主要关系 4.1.3 UFO 报表管理系统的业务处理流程 4.1.4 UFO 报表管理系统的基本概念 4.2 报表管理 4.2.1 报表定义及报表模板3 3 3 4 4 7 7 7 8 9 10 10 10 11 11 19 19 19 20 20 22 22 22 24 25 25 27 28 28 29 29 31 31 32 40 47 51 51 51 52 52 53 54 544.2.2 报表数据处理 4.2.3 表页管理及报表输出 4.2.4 图表功能 实验五 UFO 报表管理 第 5 章 薪资管理 5.1.1 功能概述 5.1 系统概述 5.1.2 薪资管理系统与其他系统的主要关系 5.1.3 薪资管理系统的业务处理流程 5.2 薪资管理系统日常业务处理 5.2.1 初始设置 5.2.2 日常处理 5.2.3 期末处理 实验六 薪资管理 第 6 章 固定资产管理 6.1 系统概述 6.1.1 功能概述 6.1.2 固定资产管理系统与其他系统的主要关系 6.1.3 固定资产管理系统的业务处理流程 6.2 固定资产管理系统日常业务处理 6.2.1 初始设置 6.2.2 日常处理 6.2.3 期末处理 实验七 固定资产管理56 56 56 56 63 63 63 64 64 65 65 66 68 68 77 77 77 77 77 78 78 78 80 81第1章1.1 功能特点用友 ERP-U8 管理软件简介用 友 ERP-U8 是 企 业 级 解 决 方 案 ， 定 位 于 中 国 企 业 管 理 软 件 的 中 端 应 用 市 场 ， 可 以 满 不 同 的竞争环境下，不同的制造、商务模式下，以及不同的运营模式下的企业经营，提供企业日常 运营、人力资源管理到办公事务处理等全方位的企业管理解决方案。 用 友 ERP-U8 是 一 个 企 业 综 合 运 营 平 台 ， 用 以 满 足 各 级 管 理 者 对 信 息 化 的 不 同 要 求 ： 高 层 经营管理者提供大量收益与风险的决策信息，辅助企业制定长远发展战略；为中层管人员提供 企业各个运作层面的运作状况，帮助进行各种事件的监控、发现、分析、解决、反馈等处理流 程，力求做到投入产出最优配比；为基层管理人员提供便利的作业环境，易用操作方式以有效 履行其工作职能。1.2总体结构历 经 17 年 的 发 展 ，用 友 ERP-U8 管 理 软 件 汇 聚 了 几 十 万 成 功 用 户 的 应 用 需 求 ，累 积 了 丰 富 的行业先进企业管理经验，以销售订单为导向，以计划为主轴，其业务涵盖财务、物流、生产 制 造 、 CRM(客 户 关 系 管 理 )、 OA(办 公 自 动 化 )、 管 理 会 计 、 决 策 支 持 、 网 络 分 销 、 人 力 资 源 、 集 团 应 用 以 及 企 业 应 用 集 成 等 全 面 应 用 ， 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 的 总 体 结 构 如 表 1-1 所 示 。表 1―1 财务管理 (FM) 供应链 管理 (SCM) 生产制造 (PM) 客户关系 管理 (CRM) 用友 ERP-U8 管理软件的总体结构 集团应用 (GA) 零售管理 分销管理 (RM) (DM) 系统管理 集成应用 办公 自动化 (OA) 零售接口 网络调查人力资源 决策支持 (HR) (DSS)成本管理 GSP 管理 设备管理 客户调查 绩效管理 管理驾驶舱 专家分析 资金管理 质量管理 工程变更 统计分析 宿舍管理 项目管理 出口管理 车间管理 市场管理 培训管理 预算管理 库存管理 生产订单 费用管理 人事合同 网上银行 委外管理 需求规划 活动管理 保险福利 UFO 报表 采购管理 产能管理 商机管理 经理查询 网上报销 销售管理 主生产计划 客户管理 考勤管理 固定资产 合同管理 物料清单 存货核算 售前分析 应付管理 应收管理 总账管理 薪资管理 招聘管理 人事信息 专家财务 评估 行业报表 合并报表 结算中心 集团账务 集团预算零售收款 通路管理零售开单 供应商自助 PDM 接口 内部论坛 日结管理 客户商务端 企业门户 档案管理 店存管理 综合管理 金税接口 信息管理价格管理 业务记账 WEB 应用 车辆管理 折扣管理 分销业务 VIP 管理 门店业务 管理 数据交换 EAI 平台 物品管理 系统管理 会议管理 教育培训 知识中心 个人办公 事件处理 工作流程从 表 1―1 可 见 ， 用 友 ERP―U8 管 理 软 件 提 供 了 企 业 信 息 化 全 面 解 决 方 案 ， 它 对 应 了 高 等 教育的多个专业方向，如企业管理、物流管理、信息管理、会计、人力资源管理等。对于教学 而 言 ， 如 果 全 面 展 开 上 述 所 有 内 容 无 疑 面 临 着 资 源 瓶 颈 ――教 学 学 时 。 因 此 在 综 合 考 虑 教 学 对 象、教学内容、教学学时的基础上，在此选择了其中的财务管理和供应链管理两部分中的常用 模块搭建了本教材的实验体系，以支撑企业财务业务的一体化管理。财务管理中选择了总账管 理 、 UFO 报 表 、 固 定 资 产 、 应 收 管 理 、 应 付 管 理 、 存 货 核 算 等 主 要 模 块 。 供 应 链 管 理 中 选 择 了 采购管理、销售管理、库存管理等主要模块。另外，还包括人力资源管理中的薪资管理。 注意： ☆此 前 财 务 会 计部 分 中所 含 工 资管 理 模块 在 8.61 版 本 中 已 成 为 人力 资源 系 统 的组 成 部分 ， 称 为 薪 资管 理 。1.3数据关联为了对财务业务一体化运行模式有一个总体认识和了解，现以图 1-1 描述这些模块之间的数据关系。人工费用 薪资管理 计件工资标准 材料成本 凭证 凭证 其他费用 凭证 总账管理 凭证 转账 付款信息 直运采购发票 采购管理 出入库单据 采购订单到货单 采购入库单 库存管理 制凭证 存货核算 凭证 产品成本 应收款管理 销售发票 销售调拨单 代垫费用单 成本核算 折旧费用 固定资产管理应付款管理 采购 发票直运销售发票 收款结 委托发货单发票 算情况 分期收款发货单发票 销售管理 出入库成本 发货单发票 可销售量销售订单、直运销售订单、直运销售发票 直运采购发票 图 1-1 模块间的数据关系1. 4教学系统安装1.系 统 技 术 架 构 系 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 采 用 3 层 架 构 体 系 ， 即 逻 辑 上 分 为 数 据 服 务 器 、 应 用 服 务 器 和 客 户 端 。 采用 3 层架构设计，可以提高系统效率与安全性，降低硬件投资成本。 物 理 上 ， 既 可 以 将 数 据 服 务 器 、 应 用 服 务 器 和 客 户 端 安 装 在 一 台 计 算 机 上 (即 单 机 应 用 模 式 )：也 可 以 将 数 据 服 务 器 和 应 用 服 务 器 安 装 在 一 台 计 算 机 上 ，而 将 客 户 端 安 装 在 另 一 台 计 算 机 上 (网 络 应 用 模 式 ， 但 只 有 一 台 服 务 器 )， 当 然 ， 还 可 以 将 数 据 服 务 器 、 应 用 服 务 器 和 客 户 端 分别 安 装 在 不 同 的 3 台 计 算 机 上 (网 络 应 用 模 式 ， 且 有 两 台 服 务 器 )。 如 果 是 C/S 网 络 应 用 模 式 ， 在服务端和客户端分别安装了不同的内容，需要进行 3 层结构的互连。在系统运行过程中，可 根据实际需要随意切换远程服务器，即通过在登录时改变服务器名称来访问不同服务器上的业 务数据，从而实现单机到网络应用模式的转换。 2.系 统 运 行 环 境 系 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 属 于 应 用 软 件 范 畴 ， 需 要 按 以 下 要 求 配 置 硬 件 环 境 准 备 系 统 软 件 ， 如 表 1-4 所 示 。表 1-4 分 对 类 象 最低配置 内 存 512 MB 以 上 ： CPU P3 800MHz 以 上 ； 安 装 盘 (U8.61 客户端 所 安 装 的 盘 符 )空 间 4 GB 以 上 ： 系 统 盘 (操 作 系 统 所 安 装 的 盘 符 )有 500MB 以 上 的 空 间 内 存 1 GB 以 上 ； CPU 频 率 数据服务器 1.8 GHz 以 上 ； 磁 盘 空 间 20 GB 以 上 应用 服务器 网络协议 内 存 1GB 以 上 ： CPUl.8GHz 以 上 ； 磁 盘 空 间 10GB 以 上 内 存 2GB 以 上 ； 磁 盘 空 间 40GB 以 上 内 存 lGB 以 上 ； CPU1.8GHz 以 上 ， 多 CPU； 磁 盘 空 间 10GB 以 上 Pipe 用 友 ERP-U8 要 求 的 软 件 和 硬 件 环 境 硬件环境 系统软件 推荐配置 内 存 lGB 以 上 ； CPUP41.8GHz 以 上 ； 磁 盘 空 间 10GB 以 上 ； 系 统 盘 有 2GB 以 上 空 间 WindowsXP+SPI 或 Windows 2000 Serveff Professional+SP4 或 Windows2003Server 或 WindowsNT+SP6a Windows2000Server+SP4CPU2.4GHz 以 上 ， 多 CPU； Windows2003 Server WindowsNT+SP6a WindowsXP+SPl Windows2000Server+SP4 Windows2003 ServerIE6.0+SPl， TCP/IP， Named注意 ☆如 果 是 单 机 安 装 ， 即 把 数 据 服 务 器 、 应 用 服 务 器 、 客 户 端 安 装 在 一 台 机 器 上 ， 需 要 满 足 以上 3 项最低配置要求。 ☆ 在 数 据 服 务 器 安 装 、 单 机 版 安 装 或 安 装 所 有 产 品 的 情 况 下 ； 需 首 先 安 装 SQL Server 2000+SP3。 3.SQLServer2000 数 据 库 的 安 装 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 要 求 以 SQlServer2000 作 为 后 台 数 据 库 。 SQL Server2000 有 个 人 版 、 标 准 版 、企 业 版 、专 业 版 等 多 种 版 本 ，建 议 服 务 器 上 安 装 SQL Server2000 标 准 版 ；客 户 端 视 其 安 装 的 操 作 系 统 安 装 SQL Server2000 标 准 版 或 个 人 版 。 面 以 安 装 SQL Server2000 个 人 版 为 例 下 介绍安装过程。其操作步骤如下： (1)执 行 SQL Server2000 安 装 文 件 Setup 后 ， 开 SQL Server2000 自 动 菜 单 ， 择 其 中 的 “ 安 打 选 装 SQL Server2000 组 件 ” 命 令 ， 打 开 “ 安 装 组 件 ” 对 话 框 。 (2)选 择 其 中 的 “ 安 装 数 据 服 务 器 ” 选 项 ，稍 候 ，打 开 “ 安 装 向 导 － 欢 迎 ” 对 话 框 ，单 击 “ 下 一步”按钮，打开“计算机名”对话框。选择“本地计算机”选项；单击“下一步”按钮，打 开“安装选择”对话框。 (3)选 择 “ 创 建 新 的 SQL Server 实 例 ， 或 安 装 客 户 端 工 具 ” 选 项 ， 单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ， 打 开“用户信息”对话框。输入姓名，单击“下一步”按钮，打开“软件许可证协议”对话框。 阅读后，单击“是”按钮，打开“安装定义”对话框。 (4)选 择 “ 服 务 器 和 客 户 端 工 具 ” 选 项 ， 单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ， 打 开 “ 实 例 名 ” 对 话 框 ， 采 用系统默认，单击“下一步”按钮，打开“安装类型”对话框。选择“典型”选项，并选择文件 安 装 路 径 ，单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ，打 开 “ 选 择 组 件 ” 对 话 框 。采 用 系 统 默 认 ，单 击 “ 下 一 步 ” 按钮，打开“服务账户”对话框。 (5)选 择 “ 对 每 个 服 务 使 用 同 一 账 产 。 自 动 启 动 SQL Server 服 务 ” 选 项 ， 将 服 务 设 置 为 “ 使 用本地系统账产”，单击“下一步”按钮，打开“身份验证模式”对话框。 (6)为 了 加 强 系 统 安 全 性 ， 选 择 “ 混 合 身 份 验 证 模 式 ” ， 选 中 “ 空 密 码 ” 复 选 框 ， 单 击 “ 下 一步”按钮，打开“开始复制文件”对话框。 (7)单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ， 打 开 “ Microsoft Data Access Components2.6 安 装 ” 对 话 框 ， 按 系 统提示关闭列表中的任务，单击“下一步”按钮，打开安装“软件”对话框，单击“完成”按 钮开始安装。 (8)稍 候 片 刻 ， 系 统 安 装 结 束 ， 显 示 “ 安 装 结 束 ” 对 话 框 ， 单 击 “ 完 成 ” 按 钮 ， 结 束 SQL Server 2000 安 装 。 4.用 友 ERP-U8 管 理 软 件 安 装 用 为确保系统安装成功，提醒大家在安装之前注意以下问题。 (1)最 好 计 算 机 在 安 装 操 作 系 统 和 必 要 的 补 丁 后 ， 没 有 安 装 过 任 何 其 他 软 件 。 (2)安 装 前 ， 请 用 系 统 管 理 员 或 具 有 同 等 权 限 的 人 员 登 录 (用 户 ID 属 于 Administrators 组 )， 进行安装。 下 面 以 单 机 安 装 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 为 例 ， 系 统 安 装 操 作 步 骤 如 下 ： (1)以 系 统 管 理 员 Administrators 身 份 注 册 进 入 系 统 ， 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 光 盘 放 入 服 务 将 器 的 光 盘 驱 动 器 中 ， 打 开 光 盘 目 录 ， 双 击 Setup 应 用 程 序 文 件 ， 稍 候 ， 系 统 显 示 提 示 信 息 ， 请 用 户 确 认 计 算 机 中 是 否 已 安 装 U8 管 理 软 件 必 须 的 系 统 补 丁 。 (2)单 击 “ 确 定 ” 按 钮 ， 进 入 ERP-U8 管 理 软 件 安 装 欢 迎 界 面 。 单 击 “ 下 ” 按 钮 ， 打 开 安 装 授权“许可证协议”对话框。 (3)单 击 “ 是 ” 按 钮 ， 接 受 协 议 内 容 ， 打 开 “ 客 户 信 息 ” 确 认 对 话 框 。 (4)输 入 用 户 名 和 公 司 名 称 ， 户 名 默 认 为 本 机 的 计 算 机 名 ， 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ， 开 “ 选 用 单 打 择目的地位置”对话框。 (5)选 择 安 装 程 序 ，安 装 文 件 的 文 件 夹 。可 以 单 击 “ 浏 览 ” 按 钮 ，修 改 安 装 路 径 ，或 者 单 击 “下一步”按钮，打开选择“安装类型”对话框。 (6)系 统 提 供 了 7 种 安 装 类 型 ， 建 议 选 择 “ 单 机 版 安 装 ” 类 型 ， 单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ， 打 开 “选择安装程序将安装的组件”对话框。 注意： ☆单 机 版 安 装 默 认 安 装 数 据 服 务 器 、 应 用 服 务 器 ， 客 户 端 产 品 可 由 用 户 选 择 ， 默 认 为 所 有 财 务 和 业 务 产 品 。 单 机 版 默 认 情 况 下 不 安 装 Web 产 品 ， 只 安 装 最 基 本 的 组 件 ， 最 大 限 度 地减少对资源的耗费。 (7) 选 择 要 安 装 的 组 件 ， 打 开 “ 选 择 程 序 文 件 夹 ” 对 话 框 。 默 认 程 序 文 件 夹 为 “ 用 友 ERP-U8” ， 单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ， 打 开 “ 开 始 复 制 文 件 ” 前 查 看 设 置 对 话 框 。 (8)单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮 ，显 示 “ 安 装 程 序 正 在 初 始 化 系 统 环 境 ，请 稍 候 … … ” 。系 统 开 始 复制文件，文件复制完成后，显示“系统安装完成”对话框，系统提示是否需要立即启动计算 机，在此建议选择“是，立即重新启动计算机”单选按钮，单击“完成”按钮。 特别注意： ☆此 处 重 新 启 动 时 间 较 长 ， 请 耐 心 等 待 。 (9)重 新 启 动 计 算 机 进 入 Windows 操 作 平 台 ，系 统 提 示 “ 正 在 完 成 最 后 的 配 置 ” ，稍 候 ，出 现 “ 数 据 源 配 置 ” 对 话 框 ， 在 “ 数 据 库 ” 后 的 文 本 框 中 输 入 数 据 服 务 器 的 计 算 机 名 或 IP 地 址 ， 再 输 入 数 据 库 管 理 员 SA 的 密 码 ，单 击 “ 测 试 连 接 ” 按 钮 ，系 统 提 示 “ 连 接 串 测 试 成 功 ” 信 息 ， 表示数据源配置成功。单击“完成”按钮，完成配置。如 果 安 装 成 功 ， 在 右 下 角 任 务 栏 显 *****图 标 ， 表 示 SQL Sever 数 据 服 务 管 理 器 安 装 成 功 ； 显 示 *****图 标 ，表 示 U8 加 密 服 务 管 理 器 安 装 成 功 ；显 示 *****图 标 ，表 示 U8 预 警 服 务 管 理 器 安装成功。 安 装 完 成 后 ， 行 “ 开 始 ” │ “ 程 序 ” │ “ 用 友 ERP-U8” │ “ 系 统 服 务 ” │ “ 系 统 管 理 ” 执 命令，启动系统管理，创建系统数据库。 注意： ☆ V8.61 安 装 完 成 后 系 统 内 没 有 安 装 演 示 账 套 ， 请 参 见 第 2 章 “实 验 一 ”建 立 账 套 。第2章系统管理与企业应用平台顾名思义，系统平台是为企业管理系统的正常运行提供基本支撑的。会计信息系统作为企 业管理系统中不可或缺的部分，本身也是由多个子系统组成，各个子系统服务于企业的不同层 面 ，为 不 同 的 管 理 需 要 服 务 。子 系 统 本 身 既 具 有 相 对 独 立 的 功 能 ，彼 此 之 间 又 具 有 紧 密 的 联 系 ， 它们共用一个企业数据库，拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账，为实现企业财务、业 务的一体化管理提供了基础条件。在财务、业务一体化管理应用模式下，系统平台为各个子系 统提供了一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如基础信息及基本档案的 设置、企业账套的管理、操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，企业管理系统中任何产 品的独立运行都必须以此为基础。 系统平台主要由两部分组成：系统管理和企业应用平台。2.1 2.1.1 功能概述系统管理系 统 管 理 是 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 中 一 个 非 常 特 殊 的 组 成 部 分 。 它 的 主 要 功 能 是 对 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 的 各 个 产 品 进 行 统 一 的 操 作 管 理 和 数 据 维 护 ， 体 包 括 账 套 管 理 、 度 账 管 理 、 具 年 操作员及权限的集中管理、系统数据及运行安全的管理等方面。 1.账 套 管 理 账 账套指的是一组相互关联的数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一 个 账 套 。 换 句 话 说 ， 在 系 统 中 ， 可 以 为 多 个 企 业 (或 企 业 内 多 个 独 立 核 算 的 部 门 )分 别 建 账 。 账套管理功能一般包括账套的建立、修改、删除、引入和输出等。 2.年 度 账 管 理 年 年度账与账套是两个不同的概念，一个账套中包含了企业所有的数据。把企业数据按年度 划分，称为年度账。用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中还可以存放不同年度的年度 账。这样，对不同核算单位、不同时期的数据，就可以方便地进行操作。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。 3.操 作 员 及 其 权 限 管 理 操 为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。 通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另方向以对 系统所含的各个模块的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。 操作员管理包括操作员的增加、修改、删除等操作。 操作员权限的管理包括操作员权限的增加、修改、删除等操作。 4.设 立 统 一 的 安 全 机 制 设 对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必需的。设立统一的安全机制包括设置系统 运行过程中的监控机制，设置数据自动备份，清除系统运行过程中的异常任务等。2.1.2比较相关概念1.账 套 与 年 度 账 账 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 中 最 多 允 许 建 立 999 套 账 。 不 同 的 账 套 数 据 之 间 彼 此 独 立 ， 没 有 丝 毫关联。账套是由年度账组成的。每个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不 同年度的数据存放在不同的数据表中，即为年度账。 采用账套和年度账两层结构的优点如下： 便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据结构调整等。 方便数据输出和引入。 减少数据的负担，提高应用效率。 2.引 入 和 输 出 引 引入和输出即通常所指的数据的恢复和备份。 引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。对集团公司来说，可以将子公司的 账套数据定期引入到母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。 注意： ☆如 果 需 要 定 期 将 子 公 司 的 账 套 数 据 引 入 到 总 公 司 系 统 中 ， 最 好 预 先 在 建 立 账 套 时 就 进 行 规划，为每一个子公司设置不同的账套号，以避免引入子公司数据时因为账套号相同而 覆盖其他账套的数据。 ☆账 套 输 出 时 ，输 出 两 个 文 件 。UfErpAct.Lst 为 账 套 信 息 文 件 ；UFDATA 是 账 套 数 据 文 件 。 输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。对年度账数据来说，也有引入和输出操 作，其含义和操作方法与账套因而和输出是相同的，所不同的是年度账引入和输出的操作对象 不是针对整个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账。 3.角 色 与 用 户 角 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是 由 拥 有 同 一 类 职 能 的 人 构 成 的 虚 拟 组 织 。例 如 ，实 际 工 作 中 最 常 见 的 会 计 和 出 纳 两 个 角 色 (他 们 既 可 以 是 同 一 个 部 门 的 人 员 ，也 可 以 分 属 不 同 的 部 门 ，但 工 作 职 能 是 一 样 的 )。在 设 置 了 角 色 后 ， 就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的 方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。 用 户 是 指 有 权 限 登 录 系 统 ， 对 系 统 进 行 操 作 的 人 员 ， 即 通 常 意 义 上 的 “操 作 员 ”。 每 次 注 册 登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操 作。 用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然 后 分 配 权 限 ， 最 后 进 行 用 户 的 设 置 。 这 样 在 设 置 用 户 的 时 候 ， 选 择 其 归 属 哪 ―个 角 色 ， 则 其 自动 具 有 该 角 色 的 权 限 包 括 功 能 权 限 和 数 据 权 限 。 一 个 角 色 可 以 拥 有 多 个 用 户 ， ―个 用 户 也 可 以 分属于多个不同的角色。 4.系 统 管 理 员 与 账 套 主 管 系 系统允许以两种身份注册进入系统管理。种是以系统管理员的身份，另一种是以账套主管 的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系统中所有的账 套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出；设置角色和用户；指定 账套主管；设置和修改用户的密码及其权限等。 账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套参数进行修改、对年度账的管理 (包 括 年 度 账 的 建 立 、 清 空 、 引 入 、 输 出 和 结 转 上 年 数 据 )， 以 及 该 账 套 操 作 员 权 限 的 设 置 。2.1.3建立新年度核算体系新 年 度 到 来 时 ，应 设 置 新 年 度 核 算 体 系 ，即 设 置 新 年 度 的 账 簿 并 将 上 年 余 额 过 渡 到 新 年 度 ， 以便开始新的一年的核算。年度账的管理工作由账套主管全权负责，因此需要以账套主管的身 份注册进入系统管理。新年度建账流程如下： (1)年 度 账 备 份 在 新 年 度 核 算 体 系 建 立 前 ，首 先 要 将 上 年 业 务 处 理 完 毕 ，然 后 执 行 “ 年 度 账 ” │ “ 输 出 ” 命令，做好年度账的备份工作。 (2)建 立 新 年 度 账 执行“年度账”│“建立”命令，建立新年度账。系统按年度先后顺序建立，不能修改会 计年度。 (3)结 转 上 年 数 据 持续经营是会计假设之一；企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新账套 时，需要将上年度中的相关账产的余额及其他信息结转到新年度账中。 年 度 账 建 立 成 功 后 ，执 行 “ 系 统 ” │ “ 注 销 ” 命 令 ，再 以 新 年 度 重 新 注 册 ，执 行 “ 年 度 账 ” │“结转上年数据”命令，进行上年数据结转。 注意： ☆若 某 年 度 账 中 错 误 太 多 ， 或 不 希 望 将 上 年 度 的 余 额 或 其 他 信 息 全 部 转 到 下 一 年 度 ， 就 需 要 执 行“ 年 度 账 ” │“ 清 空 年 度 数 据 ”命 令 。“ 清 空 ”并 不 是 将 年 度 账 的 数 据 全 部 清 空 ， 还可以保留一些必要信息，如基础信息、科目等。 ☆结 转 上 年 数 据 时 ， 必 须 遵 循 以 下 顶 序 ： 首 先 结 转 供 应 链 管 理 系 统 各 模 块 的 上 年 余 额 ， 再 结转应收应付款管理系统的上年余额，最后结转总账系统的上年余额。 (4)调 整 相 关 事 项 成功结转上年余额后，在新年度日常业务开始之前，可以对某些事项做调整。例如，可以 增加、修改或删除科目；对于已经两清的单位和个人项目可以删除等。 (5)新 年 度 日 常 业 务 相关事项调整完毕后，就可以开始新年度的日常业务处理了。2.2 企业应用平台 2.2.1 企业应用平台概述为 了 使 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 能 够 成 为 连 接 企 业 员 工 、 用 户 和 合 作 伙 伴 的 公 共 平 台 ， 使 系 统 资 源 能 够 得 到 高 效 、 合 理 的 使 用 ， 在 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 中 设 立 了 企 业 应 用 平 台 。 通 过 企 业应用平台，系统使用者能够从单一入口访问其所需的个性化信息，定义自己的业务工作，并 设计自己的工作流程。2.2.2基础 设置基础设置是为系统的日常运行做好基础工作，主要包括基本信息设置、基础档案设置数据 权限设置和单据设置。 1.基 本 信 息 设 置 基 在基本信息设置中，可以对建账过程确定的编码方案和数据精度进行修改，并进行系统启 用设置。 用 友 ERP-U8 管 理 系 统 分 为 财 务 会 计 、 管 理 会 计 、 供 应 链 、 生 产 制 造 、 人 力 资 源 、 集 团 应 用、决策支持和企业应用集成等产品组，每个产品组中又包含若干模块，它们中大多数既可以 独立运行，又可以集成使用，但两种用法的流程是有差异的。一方面企业可以根据本身的管理 特点选购不同的子系统；另一方面企业也可能采取循序渐进的策略有计划地先启用一些模块， 一段时间之后再启用另外一些模块。系统启用为企业提供了选择的便利，它可以表明企业在何 时点及启用了哪些子系统。只有设置了系统启用的模块才可以登录。 有两种方法可以设置系统启用。一种是在企业建账完成后立即进行系统启用；另外是在建 账结束后由账套主管在系统管理中进行系统启用设置。 2.基 础 档 案 设 置 基 基础档案是系统日常业务处理必需的基础资料，是系统运行的基石。一个账套总是由若干 个子系统构成，这些子系统共享公用的基础档案信息。在启用新账套之前，应根据企业的实际 情况，结合系统基础档案设置的要求，事先做好基础数据的准备工作。 3.数 据 权 限 设 置 数 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 中 ， 提 供 了 3 种 不 同 性 质 的 权 限 管 理 ： 功 能 权 限 、 数 据 权 限 和 金 额 权限。 功能权限在系统管理中进行设置， 要规定了每个操作员对各模块及细分功能的操作权限。 主 数据权限是针对业务对象进行的控制，可以选择对特定业务对象的某些项目和某些记录进 行查询和录入的权限控制。 金额权限的主要作用体现在两个方面：一是设置用户在填制凭证时，对特定科目允许输入 的金额范围：二是设置用户在填制采购订单时，允许输入的采购金额范围。 4.单 据 设 置 单 不 同 企 业 各 项 业 务 处 理 中 使 用 的 单 据 可 能 存 在 细 微 的 差 别 ， 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 中 预 置 了常用单据模板，而且允许用户对各单据类型的多个显示模板和多个打印模板进行设置，以定 义本企业需要的单据格式。2.2.3业务处理在企业应用平台的“业务”界面中，集成了登录操作员拥有操作权限的所有功能模块，因 此 ， 该 界 面 也 是 操 作 员 进 入 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 的 惟 一 入 口 。实验一系统管理和基础设置【实验目的】 1.掌 握 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 中 系 统 管 理 和 基 础 设 置 的 相 关 内 容 。 2.理 解 系 统 管 理 在 整 个 系 统 中 的 作 用 及 基 础 设 置 的 重 要 性 。 【实验内容】 1.建 立 单 位 账 套 。 2.增 加 操 作 员 。 3.进 行 财 务 分 工 。 4.输 入 基 础 信 息 。 5.备 份 账 套 数 据 。 6.修 改 账 套 参 数 。 【实验准备】 1.已 正 确 安 装 用 友 ERP-U8 管 理 软 件 。 2.设 置 系 统 日 期 格 式 (以 Windows2000 操 作 系 统 为 例 )， 操 作 步 骤 如 下 ： (1)执 行 “ 开 始 ” │ “ 设 置 ” │ “ 控 制 面 板 ” 命 令 ， 进 入 “ 控 制 面 板 ” 窗 口 。 (2)双 击 其 中 的 “ 区 域 选 项 ” 图 标 ， 进 入 “ 区 域 选 项 ” 窗 口 。 (3)单 击 “ 日 期 ” 选 项 卡 。 (4)单 击 “ 短 日 期 样 式 ” 下 拉 列 表 框 ， 选 择 下 拉 列 表 中 的 “ yyyy-MM-dd” 选 项 。 (5)单 击 “ 确 定 ” 按 钮 返 回 。 【实验资料】 1.建 立 新 账 套 (1)账 套 信 息 账 套 号 ： 007； 账 套 名 称 ： 北 京 阳 光 信 息 技 术 有 限 公 司 ： 采 用 默 认 账 套 路 径 ； 启 用 会 计 期 ： 2006 年 08 月 ； 会 计 期 间 设 置 ： 默 认 。 (2)单 位 信 息 单位名称：北京阳光信息技术有限公司；单位简称：阳光公司：单位地址：北京海淀区信 息 路 999 号 ： 法 人 代 表 ： 肖 剑 ； 邮 政 编 码 ： 100888 ； 联 系 电 话 及 传 真 ：
； 税 号 ： 013。 (3)核 算 类 型 该 企 业 的 记 账 本 位 币 ： 人 民 币 (RMB)； 企 业 类 型 ： 工 业 ； 行 业 性 质 ： 新 会 计 制 度 ： 账 套 主 管：陈明；选中“按行业性质预置科目”复选框。 (4)基 础 信 息 该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。 (5)分 类 编 码 方 案 该企业的分类方案如下。 存 货 分 类 编 码 级 次 ： 1223 客 户 和 供 应 商 分 类 编 码 级 次 ： 223收 发 类 别 编 码 级 次 ： 12 部 门 编 码 级 次 ： 122 结 算 方 式 编 码 级 次 ： 12 地 区 分 类 编 码 级 次 ： 223 科 目 编 码 级 次 ： 4222 (6)数 据 精 度 该 企 业 对 存 货 数 量 、 单 价 小 数 位 定 为 2。 (7)系 统 启 用 启 用 总 账 系 统 ， 启 用 时 间 为
2.财 务 分 工 (1)001 陈 明 (口 令 ： 1) 角色：账套主管。 负责财务业务一体化管理系统运行环境的建立，以及各项初始设置工作；负责管理软件的 日 常 运 行 管 理 工 作 ，监 督 并 保 证 系 统 的 有 效 、安 全 、正 常 运 行 ；负 责 总 账 管 理 系 统 的 凭 证 审 核 、 记账、账簿查询、月末结账工作；负责报表管理及其财务分析工作。 具有系统所有模块的全部权限。 (2)002 王 晶 (口 令 ： 2)角 色 ： 出 纳 。 负 责 现 金 、 银 行 账 管 理 工 作 。 具 有 “ 总 账 --凭 证 --出 纳签字” (3)003 马 方 (口 令 ： 3) “ 总 账 --出 纳 ” 的 操 作 权 限 。 角色：总账会计、应收会计、应付会计。 负责总账系统的凭证管理工作以及客户往来和供应商往来管理工作。 具有总账管理、应收款管理、应付款管理的全部操作权限。 (4)004 白 雪 (口 令 ： 4) 角色：采购主管、仓库主管、存货核算员。 主要负责采购业务处理。 具有公共单据、公用目录设置、应收款管理、应付款管理、总账管理、采购管理、销售管 理、库存管理、存货核算的全部操作权限。 (5)005 王 丽 (口 令 ： 5) 角色：销售主管、仓库主管、存货核算员。 主要负责销售业务处理。 权限同白雪。 注意： ☆以 上 权 限 设 置 只 是 为 了 实 验 中 吃 学 习 ， 与 企 业 实 际 分 工 可 能 有 所 不 同 ， 企 业 相 关 操 作 员 比较多，分工比较细致。 3.设 3. 设 置 基 础 档 案 北京阳光信息技术有限公司分类档案资料如下。 (1)部 门 档 案部门编码 1 101 102 2 部门名称 管理中心 总经理办公室 财务部 供销中心 部门属性 管理部门 综合管理 财务管理 供销管理201 202 3 301 302销售部 采购部 制造中心 ―车间 二车间巾场营销 采购供应 生产部门 生产制造 生产制造(2)人员类别 本企业在职人员分为 4 类。分类编码 03 1004 分类名称 企业管理人员 经营人员 车间管理人员 生产人员(3)人员档案人员编号 101 102 103 104 201 202 211 212 人员姓名 肖剑 陈明 王晶 马方 王 ND 孙健 白雪 李平 性别 男 男 女 女 女 男 女 男 行政部门 总经理办公室 财务部 财务部 财务部 销售部 销售部 采购部 采购部 人员类别 企业管理人员 企业管理人员 企业管理人员 企业管理人员 经营人员 经营人员 经营人员 经营人员 是否业务员 是 是 是 是 是 是 是 是 是否操作员 是 是 是 是 是 是 是 是 004 001 002 003 005 对应操作员编码(4)客 户 分 类分类编码 01 02 03 04 分类名称 批发 零售 代销 专柜(5)供 应 商 分 类分类编码 01 02 分类名称 原料供应商 产品供应商(6)地 区 分 类地区分类 01 02 03 分类名称 东北地区 华北地区 华东地区04 05 06华南地区 西北地区 西南地区(7)客 户 档 案客户 编号 客户 名称/ 简称 华宏 001 公司 昌新 002 贸易 公司 精益 003 公司 利氏 004 公司 03 01 251 04 03 432 01 02 310 01 02 788 所属 分类 码 所属 地区 开户 税 号 银行 (默认值) 工行土 地分行 工行华 苑分行 工行徐 汇分行 中行平 房分行 8l
北京市海淀区 土地路 1 号 天津市南开区 华苑路 1 号 上海市徐汇区 天平路 8 号 哈尔滨市平房 区和平路 116 号
销售 部 销售 部 销售 部 销售 部 王 ND 银行账号 地 址 邮政编码 扣 率 分管 部门 分管 业务员王丽孙健孙健(8)供应商档案供应 商编 号 001 供应商 名称 所属 分类 码 01 所属 地区 税 号 开户 银行 银行账号 邮 编 地 址 分管 部门 分管 业务 部 白雪兴华公司02462中行北京市朝阳区十 045 里堡 8 号 北京市海淀区开 036 拓路 108 号 南京市湖北路 187 100 号 上海市浦东新区 232 东方路 1 号甲采购部002建吕公司0102583中行采购部白雪003泛美商行0203657工行采购部李平004艾德公司0203012工行采购部李平【实验要求】 1.以系统管理员 admin 的身份，进行增加操作员、建立账套、财务分工、备份账套操作。 2.以账套主管“陈明”的身份，进行系统启用、基础档案设置、账套数据修改操作。 【操作指导】 1.执行“开 始 ” |“ 程 序 ” |“ 用 友 ERP-U8” |“ 系 统 服 务 ” |“ 系 统 管 理 ” 命 令 ， 启 动 系 统 管 理。 2.以 系 统 管 理 员 身 份 登 录 系 统 管 理 (1)执 行 “ 系 统 ” |“ 注 册 ” 命 令 ， 打 开 “ 登 录 ” 系 统 管 理 对 话 框 。 (2)系统中预先设定了一个系统管理员 admin，第一次运行时，系统管理员密码为空，选择系统默认账 套(default)，单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入系统管理。 注意： ☆为了保证系统的安全性，在“登录”系统管理对话框中，可以设置或更改系统管理 员的密码。如 设置系统管理员密码为 Super 的操作步骤如下： ①选中“改密码”复选框和系统默认账套，单击“确定”按钮。②打开“设置操作员密码”对话框，在“新密码”和“确认新口令”后面的输入区中均输入 Super。 ③单击“确定”按钮，返回系统管理。 ☆一定要牢记设置的系统管理员密码，否则无法以系统管理员的身份进入系统管理，也就不能执行账 套数据的引入和输出。 ☆考虑实际教学环境，建议不要设置系统管理员密码。 3.增加操作员 增加操作员 (1)执行“权限”|“用户”命令，进入“用户管理”窗口。 (2)单击工具栏上的“增加”按钮，打开“增加用户”对话框，按下表中所示资料输入操作员。编号 001 002 003 004 005 姓名 陈明 王晶 马方 白雪 王丽 口令 1 2 3 4 5 确认口令 1 2 3 4 5 所属部门 财务部 财务部 财务部 采购部 销售部 账套主管 出纳 总账会计、应收款会计、应付款会计、资产管 理、薪酬经理 采购主管、仓库主管、存货核算员 销售主管、仓库主管、存货核算员 角 色(3)最后单击“取消”按钮结束，返回“用户管理”窗口，所有用户以列表方式显示。再单击工具栏 上的“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。 注意： ☆只有系统管理员才有权限设置角色和用户。 ☆用户编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，用户编号也不能重复。 ☆设置操作员口令时，为保密起见，输入的口令字以“4c”在屏幕上显示。 ☆所设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。 ☆如果操作员调离企业，可以通过“修改”功能“注销当前用户”。 ☆在“增加用户”对话框中，蓝色字体标注的项目为必输项，其余项目为可选项。这一规则适用于所 有界面。 4.建立账套 建立账套 (1)创建账套 执行“账套”|“建立”命令，打开“创建账套”对话框。 (2)输入账套信息 已存账套：系统中已存在的账套在下拉列表框中显示，用户只能查看，不能输入或修改。 账套号：必须输入。本例输入账套号 007。 账套名称：必须输入。本例输入“北京阳光信息技术有限公司”。 账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置，系统默认的路径为 C：\U8SOFT\Admin，用户可以 人工更改，也可以利用“…”按钮进行参照输入，本例采用系统的默认路径。 启用会计期：必须输入。系统默认为计算机的系统日期，更改为“2006 年 8 月”。 是否集团账套，是否使月 OA：不选择。 输入完成后，单击“下一步”按钮，进行单位信息设置。 (3)输入单位信息 单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简 称。本例输入“北京阳光信息技术有限公司”。 单位简称：用户单位的简称，最好输入。本例输入“阳光公司”。 其他栏目都属于任选项，参照实验资料输入即可。输入完成后，单击“下一步”按钮，进行核算类型 设置。(4)输入核算类型 本币代码：必须输入。本例采用系统默认值 RMB。 本币名称：必须输入。本例采用系统默认值“人民币”。 企业类型：用户必须从下拉列表框中选择输入。系统提供了工业、商业、医药流通 3 种模式。如果选 择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。本例选 择“工业”模式。 行业性质：用户必须从下拉列表框中选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。本例选择行业 性质为“新会计制度科目”。 科目预置语言：中文(简体)。V8.61 为多语言版本。 账套主管：必须从下拉列表框中选择输入。本例选择“001 陈明”。 按行业性质预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该复选框。本例选择“按 行业性质预置科目”。 输入完成后，单击“下一步”按钮，进行基础信息设置。 (5)确定基础信息 如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分 类核算，也可以在建账完成后，由账套主管在“修改账套”功能中设置分类核算。 按照本例要求， 选中“存货是否分类”、 “客户是否分类”、 “供应商是否分类”、 “有无外币核算”4 个复选框，单击“完成”按钮，系统提示“可以创建账套了吗?”，单击“是”按钮，稍候，系统打开“编 码方案”对话框。 注意： ☆此处创建账套的时间较长，请耐心等待 (6)确定编码方案 为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则， 即规定各种编码的级饮及各级的长度。 按实验资料所给内容修改系统默认值，单击“确定”按钮，再单击“取消”按钮，打开“数据精度” 对话框。 注意： ☆科目编码级次中第 1 级、第 2 级、第 3 级科目编码长度根据建账时所选行业性质自动确定，此处显 示为灰色，不能修改，只能设定第 4 级之后的科目编码长度。 (7)数据精度定义 数据精度是指定义数据的小数位数，如果需要进行数量核算，需要认真填写该项。本例采用系统默认 值，单击“确定”按钮，再单击“取消”按钮，系统弹出“创建账套”系统提示对话框，单击“否”按钮， 暂不进行系统启用的设置。系统提示“请进入企业应用平台进行业务操作!”，单击“确定”按钮返回。 (8)退出 单击工具栏上的“退出”按钮，返回系统管理。 注意： ☆编码方案、数据精度、系统启用项目可以由账套主管在“企业应用平台”|“设置”|“基本信息” 中进行修改。 5.财务分工 财务分工 (1)执行“权限”|“权限”命令，进入“操作员权限”窗口。 (2)选择 007 账套；2006 年度。 (3)从窗口左侧操作员列表中选择“001 陈明”，选中“账套主管”复选框，确定陈明具有账套主管权 限。 注意：☆由于在增加用户和建立账套时已设定“陈明”，为账套主管，此处无需再设置。如果在建账时未设 定陈明为账套主管，可以在此处进行指定。 ☆一个账套可以设定多个账套主管。 ☆账套主管自动拥有该账套的所有权限。 (4)选择“王晶”，选择“007”账套。单击工具栏上的“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话 框，选中“GL 总账”前的“+”图标，展开“总账”、“凭证”项目，选中“出纳签字”权限，再选中“总 账”下的“出纳”权限，单击“确定”按钮返回。 (5)同理，设置其他用户的操作权限。单击工具栏上的“退出”按钮，返回系统管理。 注意： ☆为了保证系统运行安全、有序，适应企业精细管理的要求，权限管理必须向更细、更深的方向发展。 用友 ERP-U8 管理软件提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各模块操作权限的笔理之外， 还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式使得权限控 制更灵活、更有效。在用友 ERP-U8 管理软件中可以实现以下 3 个层次的权限管理。 第一，功能级权限管理。功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相 关业务的查看和分配权限。例如，赋于用户 SYSTEM 对某账套中总账模块、工资模块的全部功能。 第二，数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录 级的权限控制。例如，设定操作员马方只能录入某一种凭证类别的凭证。 第三，金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同 岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及系统内部控制 的不在管理范围内。例如，设定操作员马方只能录入金额在 20000 元以下的凭证。功能权限的分配在 系统管理中的“权限”|“权限”中设置，数据级权限和金额级权限在“企业应用平台”|“设置”|“数据权限” 中进行设置，且必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。 6.系统启用与基础设置 系统启用与基础设置 (1)登录企业应用平台。 企业应用平台是用友 ERP-U8 管理软件的惟一入口，实现了用友 ERP-U8 管理软件各产品统一登录、 统一管理的功能。操作员的角色及权限决定了其是否有权登录系统，是否可以使用企业应用平台中的各功 能单元。 执行“开始”|“程序”|“用友 ERP-U8”|“企业应用平台”命令，打开“登录”对话框。输入操作 员 001 或“陈明”；输入密码 1；在“账套”下拉列表框中选择“007 北京阳光信息技术有限公司”；更 改“操作日期”为“”；单击“确定”按钮，进入“UFIDA-ERP-［工作中心］”窗口。 (2)系统启用。 在企业应用平台中，单击“设置”|“基本信息”|“系统启用”选项，打开“系统启用”对话框。启 用总账，启用日期为“”。 (3)进行基础设置。 在企业应用平台中，单击“设置”|“基础档案”选项，展开其中包含的项目，选择要设置的基础档 案，即进入相应项目的设置界面。 (4)按所给实验资料依次输入数据。 注意： ☆各档案设置时，输入的数据量很大，操作比较简单。基本上遵循“增加－输入－保存”的操作原则。 ☆必须先建立客户分类、供应商分类档案，才能建立客户档案、供应商档案；且客户档案、供应商档 案必须建立在最末级分类上。 ☆所有档案建立时，应遵循事先设定的分类编码原则。 ☆建立客户档案时，银行信息需要在修改状态下录入。 7.备份账套数据 备份账套数据(1)执行“账套”|“输出”命令， 打开“账套输出”对话框， 选择需要输出的账套 007， 单击“确认” 按钮，稍候，系统提示“请选择账套备份路径”对话框。 (2)选择需要将账套数据输出的驱动器及所在目录，单击“确定”按钮。 (3)备份完成后，系统弹出“输出成功!”信息提示对话框，单击 “确定”按钮返回。 注意： ☆为了使系统管理可以远程操作数据，账套输出时取消了数据压缩功能 8.修改账套数据如果需要修改建账参数，需要以账套主管的身份注册进入系统管理。 修改账套数据如果需要修改建账参数， 修改账套数据如果需要修改建账参数 需要以账套主管的身份注册进入系统管理。 (1)在系统管理窗口，执行“系统”|“注册”命令，打开“登录”系统管理对话框。 注意： ☆如果此前是以系统管理员的身份注册进入系统管理，那么需要首先执行“系统”|“注销”命令， 注销当前系统操作员，再以账套主管的身份登录。 (2)在“操作员”文本框中输入 001 或“陈明”；在“密码”文本框中输入 1，选择“007 北京阳光信 息技术有限公司”，会计年度为 2006。 (3)单击“确定”按钮，进入“系统管理”窗口，菜单中显示为黑色字体的部分为账套主管可以操作的 内容。 (4)执行“账套”|“修改”命令，打开“修改账套”对话框，可修改的账套信息以白色显示，不可修 改的账套信息以灰色显示。 (5)修改完成后，单击“完成”按钮，系统提示“确认修改账套了吗?”信息，单击“是”按钮，确定 “编码方案”和“数据精度”，单击“确认”按钮，系统提示“修改账套成功!”信息。 (6)单击“确定”按钮，返回系统管理。 注意： ☆账套中的很多参数不能修改。若这些参数错误，则只能删除此账套，再重新建立。 因此，建立账 套时，参数设置一定要小心。第3章3.1总账管理系统概述总账管理系统是财务业务一体化管理软件的核心系统，适合于各行各业进行账务核算及管理工作。总 账管理系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。3.1.1功能概述总账管理系统的主要功能包括初始设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理和期末处理 等。 1.初始设置 由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将用友通用账务处理系统变成适合本单位实际需要的专 用系统。主要工作包括选项设置、期初余额的录入等。 2.凭证管理 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误 差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查 询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。 3.出纳管理 为出纳人员提供一个集成办公环境， 加强对现金及银行存款的管理。 可完成银行日记账、 现金日记账， 随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。 4.账簿管理 强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。可 随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表查询。5.辅助核算管理 (1)个人往来核算 主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。 提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。 (2)部门核算 主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以 比较，便于进行部门考核。 提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。 (3)项目管理 用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往 来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团 队、合同、订单等。 提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。 (4)往来管理 主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款 的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 6.月末处理 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。3.1.2总账管理系统与其他系统的主要关系总账管理系统与其他系统的主要关系如图 3-1 所示。成本管理薪资管理 固定资产 应收应付记账凭证 记账凭证记账凭证其他凭证账证 财务分析总账管理 记账凭证会计报表 决策支持资金管理记账凭证记账凭证余额表存货管理 图 3-1 总账管理系统与其他系统的主要关系3.1.2总账管理系统的业务处理流程总账管理系统的业务处理流程如图 3-2 所示。启动总账系统 建立会计科目 初 设置辅助核算？建立部门、个人、客户、供应商、项目档案设置凭证类别设置外汇及汇率设置计算方式输入期初余额填制凭证每 月 重 复日审核凭证 记账查询日记账查询总账、明细账查询辅助账期动 账 账账会计档案账图 3-2总账管理系统的业务处理流程3.2 3.2.1 设置控制参数总账管理系统初始设置设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功能或设 置相应的控制。3.2.2设置基础数据1.定义外币及汇率 定义外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。其作用是：一方面减 少录入汇率的次数和差错；另一方面可以避免在汇率发生变化时出现错误。 2.建立会计科目 建立会计科目 建立会计科目是会计核算方法之一，财务软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目； 明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下： ●会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相 应科目。 ●会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级；既要设置 总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。 ●会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通 俗易懂。 ●设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账管理系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才 能接收各个子系统转入的数据。 一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结 构进行优化调整，充分发挥用友总账管理系统提供的辅助核算：功能，深化、强化企业的核算和管理工作。 当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、 个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理；而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大， 核算要求严格的企业来说，应该采月?总账管理系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的 上级科目设为末级科目及设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助榜算目录。一个科目设置 了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。 例如，未使用辅助核算功能，科目设置如表 3-1 所示。表 3―1 未使用辅助核算的科目设置科目编码
113102 ……
30202 ……
30102 ……科目名称 应收账款 北京石化公司 天津销售分公司 4101科目编码科目名称 生产成本 甲产品 直接材料 直接人工02其他应收款 差旅费应收款 王坚 李默 私人借款 王坚 李默…… 02 ……
管理费用 办公费 A 部门 B 部门 差旅费 A 部门 B 部门 乙产品 直接材料 直接人工在建工程 设备安装工程 A 部门 B 部门 …… 表 3-2 科目编码202 20202启用总账管理系统的辅助核算功能进行核算时，可将科目设置如表 3―2 所示。使用辅助核算的科目设置 科目名称 应收账款 其他应收账款 差旅费应收款 私人借款 在建工程 生产成本 直接材料 直接人工 管理费用 办公费 差旅费 部门核算 部门核算 项目核算 项目核算 个人往来 个人往来 部门项目 辅助核算 客户往来
5502023.设置辅助核算档案 设置辅助核算档案 设置了科目的辅助核算属性还不够，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。部门档 案、职员档案在实验一中已涉及，下面主要说明项目核算的意义及设置方法。 一个单位项目核算的种类可能多种多样，例如，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等，为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类项目定 义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。 可以按以下步骤定义项目。 (1)设置科目辅助核算：在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目，如对生产成本及其下级科 目设置项目核算的辅助账类。 (2)定义项目大类：即定义项目核算的分类类别。如增加生产成本项目大类。 (3)指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目 只能指定一个项目大类。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为按生产成本项目大类核算的科目。 (4)定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分，如将生产成本项目大类进 一步划分为自行开发项目和委托开发项目。 (5)定义项目目录：是将各个项目大类中的具体项目输入系统。 4.设置凭证类别 设置凭证类别 系统提供了 5 种常用分类方式供企业选择。对选择的凭证分类可以在制单时设置对科目的限制条件， 系统有以下 5 种限制类型供选择。 ●借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。 ●贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。 ●凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。 ●凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。 ●无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。 限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但 不能重复录入。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。 5.设置结算方式 设置结算方式 该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、 支票结算等。 6.定义常用凭证及常用摘要 定义常用凭证及常用摘要 (1)常用凭证定义 企业发生的会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部 分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用。 (2)常用摘要定义 在日常填制凭证的过程中， 经常会有许多摘要完全相同或大部分相同， 如果将这些常用摘要存储起来， 在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。 7.设置明细权限 设置明细权限 在需要对操作员的操作权限做进一步细化，如希望制单权限控制到科目，凭证审核权控制到操作员， 明细账查询控制到科目等，首先应在设置系统参数时，将上诉选项做选中标志，再到“明细权限”功能中进行设置。3.2.3输入期初余额在开始使用总账管理系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。假如企业是在年初建 账，则期初余额就是年初数；假如是年中启用总账管理系统，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的 借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业 2006 年 4 月开始启用总账管理系统，那么，应将该企业 2006 年 3 月末各科目的期末余额及 1―3 月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账 管理系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期 初余额中录入。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入，辅助账期初余额录入。3.3总账管理系统日常业务处理 总账管理系统日常业务处理初始化设置完成后，可以进行日常账务处理了，日常业务包括，凭证管理、出纳管理、账簿管理等。3.3.1凭证管理记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的惟一数据源。凭证管理的内容包括填制凭证、凭证审 核、凭证汇总、凭证记账等功能。 1.填制凭证 填制凭证 在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理）， 也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），企业采用哪种方式应根据本单位实际情况。一般来说， 业务量不多或基础较好或使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比 较适合采用后台处理方式。 (1)增加凭证 记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入会计科目有辅助核 算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的 有关内容。 凭证头部分的内容如下。 ●凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。 ●凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从 0001 号开始，对于网络用 户，如果是几个人同时制单，在凭证的左上角，系统先提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有 在凭证保存时才给出，如果只有一个人制单或使用单用户版制单时，凭证左上角的凭证号即是正在 填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有 5 条记录，当某号凭证不 止一页时， 系统自动将在凭证号后标上分单号， 例如， 收-0001 号
表示为收款凭证第 0001 号凭证共有 3 张分单，当前光标所在分录在第 2 张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号方式为 “手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。 ●制单日期： 即填制凭证的日期。 系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期， 如果日期不对，可进行修改或参照输入。 ●附单据数：即输入原始单据张数。 ●凭证自定义项：凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行 定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。 凭证正文部分的内容如下。 ●摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。 ●科目：必须输入未级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。 ●辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客 户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改时， 可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 ●金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式 输入。 如果使用了应收管理系统来管理所有客户往来业务，那么所有与客户发生的业务，都应在应收款管理 系统中生成相应的凭证，而不能在“填制凭证”功能中制单。如果使用了应付款管理系统来管理所有供应商往来业务，那么所有与供应商发生的业务，都应在应付款管理系统中生成相应的凭证。 (2)生成和调用常用凭证 可以将某张凭证作为常用凭证存入当用凭证库中，以后可按所存代号调用这张常用凭证。 在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时，可调用此常用凭证，这样会加快凭证的录入 速度。 (3)修改凭证 在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修 改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。 外部系统传过来的凭证不能在总账管理系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 (4)作废／恢复凭证 当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。 作废凭证的操作方法是：打开填制凭证后，找到要作废的凭证。执行“制单”|“作废/恢复”命令， 凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。 若当前凭证己作废，还可执行“制单”|“作废/恢复”“命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复 为有效凭证。 (5)整理凭证 凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后 一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理， 只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。 若想作凭证整理， 应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 (6)制作红字冲销凭证 对于已记账的凭证，发现有错误，可以制作―张红字冲销凭证。执行“制单”|“冲销凭证”命令， 制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。 (7)查看凭证有关信息 总账管理系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。通过 “填制凭证”|“查询”功能，可以查询符合条件的凭证信息；通过“查看”菜单可以查看到当前科目最 新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。 2.审核凭证 2.审核凭证 为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员 的审核。审核凭证主要包括出纳签字、主管签字和审核凭证 3 方面的工作，根据会计制度规定，审核与制 单不能为同一人。 (1)出纳签字 出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能 对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确， 审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。 出纳签字应先更换操作员，由具有签字权限的出纳人员来进行。对于出纳凭证，可以单个签字，也可 以成批签字。 (2)主管签字 为了加强对会计人员制单的管理，系统提供“主管签字”功能供用胡选择，选择该功能，会计人员填 制的凭证必须经主管签字才能记账。 (3)审核凭证 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与 原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只 有具有审核权的人才能进行审核操作。 凭证审核同出纳签字一样需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。 3.凭证汇总 3.凭证汇总 凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是己记账凭证， 也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信 息。 4.凭证记账 4.凭证记账 记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账 等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。3.3.2出纳管理出纳管理是总账管理系统为出纳人员提供的一套管理工具，包括出纳签字，现金和银行存款日记账的 输出，支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对银行长期未达账提供审计报告。 1.出纳签字 1.出纳签字 前面介绍审核凭证功能时，已介绍过出纳签字功能。 2.日记账及资金日报表 2.日记账及资金日报表 日记账是指现金和银行存款日记账。日记账由计算机登记，日记账的作用只是用于输出。只要建立会 计科目时“日记账”选项打上“√”标志，即表明该科目要登记日记账。 (1)现金日记账 欲查询现金日记账，必须执行“设置”|“会计科目”|“指定科目”命令，预先指定现金科目。 (2)银行存款日记账 欲查询银行存款日记账，银行存款科目必须执行“设置”|“会计科目”|“指定科目”命令，预先指 定银行存款科目。银行日记账的查询与现金日记的查询基本相同，所不同的只是银行日记账设置有“结算 号”栏，它主要是对账用的。 (3)资金日报表 资金日报表是反映现金、银行存款日发生额及余额情况的报表，手工方式下，资金日报表由出纳员逐 日填写，反映当天营业终止时现金、银行存款的收支情况及余额。电算化方式下，资金日报表主要用于查 询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。 3.支票登记簿 3.支票登记簿 在手工记账时，出纳员通常利用支票领用登记簿，用来登记支票领用情况，为此总账管理管理系统特 为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情 况。 使用支票登记簿要注意以下几点。 ●只有在会计科目中设置了银行账辅助核算的科目才能使用支票登记簿。 ●只有在结算方式设置中选择票据控制，才能选择登记银行科目。 ●领用支票时，银行出纳员须使用“支票登记”功能据实登记领用日期、领用部门、领用人、支票号、 备注等。 ●支票支出后，经办人持原始单据(发票)报销，会计人员据此填制记账凭证，在录入该凭证时，系统 要求录入该支票的结算方式和支票号，填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将支票写上报 销日期，该号支票即为己报销。对报销的支票，系统用不同的颜色区分。 ●支票登记簿中的报销日期栏，一般是由系统自动填写的，但对于有些已报销而由于人为原因而造成 系统未能自动填写报销日期的支票，可进行手工填写。 ●已报销的支票不能进行修改。可以取消报销标志，再行修改。 ●在实际应用中，如果要求领用人亲笔签字等，最好不使用支票登记簿，这会增加输入的工作量。4.银行对账 4.银行对账 银行对账是出纳管理的一项很重要的工作。此项工作通常是在期末进行，因此银行对账的功能在第 3.4.1 节详细介绍。3. 3.3账簿管理企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿，除了前面介绍的 现金和银行存款的查询和输出外，账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询 和输出。 1.基本会计核算账簿管理 1.基本会计核算账簿管理 基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。 (1)总账的查询及打印 总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有 2―6 级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 (2)余额表的查询及打印 发生额及余额表用于查询统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或某几个月 的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。因此建议利用“发生额及 余额表”代替总账。 (3)明细账的查询及打印 明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以 包含未记账凭证。 (4)序时账的查询及打印 序时账实际就是以流水账的形式反映单位的经济业务，查询打印比较简单，此处不作详述。 (5)多栏账的查询及打印 本功能用于查询多栏明细账。在查询多栏账之前，必须先定义查询格式。进行多栏账栏目定义有两种 定义方式：自动编制栏目、手动编制栏目。一般先进行自动编制再进行手动调整，可提高录入效率。 2.各种辅助核算账簿管理 辅助核算账簿管理包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支 分析和项目统计表的查询输出。当供应商往来和客户往来采用总账管理系统核算时，其核算账簿的管理在 总账管理系统中进行：否则，应在应收款、应付款管理系统中进行。 3.现金流量表的查询 可以查询到现金流量明细表和现金流量统计表。 现金流量明细表可以按月份查询， 也可以按日期查询； 还可以按现金流量项目查询。现金流量统计表针对现金流量项目分类进行查询，可以按月份查询，也可以 按日期查询。3.4总账管理系统期末处理期末处理主要包括银行对账、自动转账、对账、月末处理及年末处理。与日常业务相比，数量不多， 但业务种类繁杂且时间紧迫。在计算机环境下，由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，且方 法很少改变，如费用计提，分摊的方法等，由计算机来处理这些有规律的业务，不但减少会计人员的工作 量，也可以加强财务核算的规范性。3.4.1银行对账1.输入银行对账期初数据 输入银行对账期初数据 通常许多企业在使用总账管理系统时，先不使用银行对账模块，例如，某企业 2005 年 1 月开始使用 总账管理系统，而银行对账功能是在 5 月开始使用，那么银行对账则应该有一定启用日期（启用日期应为 使用银行对账功能前最后一次手工对账的截止日期），并在此录入最后一次对账企业方与银行方的调整前 余额，以启动日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项。 2.输入银行对账单 输入银行对账单 要实现计算机自动对账，在每月月末对账前，须将银行开出的银行对账单输入计算机。 本功能用于平时录入银行对账单。在指定账户（银行科目）后，可录入本账户下的银行对账单，以便 于与企业银行存款日记账进行对账。 3.银行对账 银行对账 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。 自动对账即由计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、购销。对账依 据通常是“结算方式+结算号+方向+金额”，或“方向+金额”。对于已核对上的银行业务，系统将自动在 银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，否则，视其为未达账项。由于自动对 账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻 底，必须保证对账数据的规范合理。 手工对账是对自动对账的补充。采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为 末达账项，为了保证对账更彻底正确，可通过手工对账进行调整勾销。 下面 4 种情况中，只有第 1 种情况能自动核销己对账的记录，后 3 种情况均需通过手工对账强制核 销。 ●对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。 ●对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。 ●对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。 ●对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。 4.余额调节表的查询输出 余额调节表的查询输出 在对银行进行两清勾对后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，以 检查对账是否正确。该余额调节表为截止日期的余额调节表，若无对账日期，则为最新余额调解表。如果 余额调解表显示账面余额不平，应查“银行期出录入”中的相关项目是否平衡，“银行对账单”录入是否 正确，“银行对账”中勾对是否正确、对账是否平衡，如不正确进行调整。 5.对账结果查询 对账结果查询 对账结果查询，主要用于查询单位日记账和银行对账单的对账结果。它是对余额调解表的补充，可进 一步了解对账后，对账单上勾对的明细情况（包括已达账项和未达账项），从而进一步查询对账结果。检 查无误后，可通过核销银行账来核销已达账。 银行对账不平时，不能使用核销功能，核销不影响银行日记账的查询和打印。核销错误可以进行反核 销。3.4.2自动转账转账分为外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账管理系统 中：内部转账是指在总账管理系统内部，把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多 个会计幸}目中。实现自动转账包括转账定义和转账生成两部分。 1.转账定义 转账定义 转账定义主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。 (1)自定义转账设置 自定义转账功能可以完成的转账业务主要有： ●“费用分配”的结转，如工资分配等。 ●“费用分摊”的结转，如制造费用等。 ●“税金计算”的结转，如增值税等。 ●“提取各项费用”的结转，如提取福利费等。 ●各项辅助核算的结转。 如果使用应收款、应付款管理系统，则在总账管理系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只 能按科目总数进行结转。 (2)对应结转设置 对应结转不仅可进行两个科目的一对一结转，还提供科目的一对多结转功能。对应结转的科目可为上 级科目，但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必 须一一对应。 本功能只结转期末余额，若结转发生额，需在自定义结转中设置。 (3)销售成本结转设置 销售成本结转设置主要用来辅助没有启用供应链管理系统的企业完成销售成本的计算和结转。分两种 方法：全月平均法和售价(计划价)法。 (4)汇兑损益结转设置 本功能用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证，汇兑损 益只处理外汇存款账户产，外币现金账户，外币结算的各项债权、债务；不包括所有者权益类账户、成本 类账户和损益类账产。 为了保证汇兑损益计算正确，填制某月的汇兑损益凭证时，账户必须先将本月的所有未记账凭证先记 账。 汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有数量外币核算的科目。 若启用了应收款、应付款管理系统，则计算汇兑损益的外币科目不能是带客户或供应商往来核算的科 目。 (5)期间损益结转设置 本功能用于在一个会计期间终止时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业 利润的盈亏情况。期间损益结转主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科 目的结转。 损益科目结转中将列出所有的损益科目。如果希望某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所 在行的本年利润科目栏填写本年利润科目代码；若为空，则将不结转此损益科目的余额。 损益科目的期末余额将结转到该行的本年利润科目中去。 若损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。 损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。 2.生成转账凭证 2.生成转账凭证 定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证 将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。 由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有未记账凭证全 部记账，否则，生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进 行转账生成、审核、记账。如果启用了应收款、应付款管理系统，则在总账管理系统中不能按客户、供应商进行结转。 根据需要，选择生成结转方式、结转月份及需要结转的转账凭证，系统在进行结转计算后显示将要生 成的凭证，确认无误后，将生成的凭证追加到未记账凭证中。 结转月份为当前会计月，且每月只结转一次。在生成结转凭证时，要注意操作日期，一般在月末进行。 若转账科目有辅助核算，但未定义具体的转账辅助项，则可以选择“按所有辅助项结转”，还是“按 有发生的辅助项结转”。 ●按所有辅助项结转：转账科目的每一个辅助项生成一笔分录。 ●按有发生的辅助项结转：按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录。3.4.3对账对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明 细账、总账与补助账数据来完成账账核对。 试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡 检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。 一般来说，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平 衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为 了保证账证相符、账账相符，应经常使用本功能进行对账，至少―个月一次，一般可在月末结账前进行。 如果使用了应收款、应付款管理系统，则在总账管理系统中不能对往来客户账、供应商往来账进行对 账。 当对账出现错误或记账有误时，系统允许“恢复记账前状态”，进行检查、修改，直到对账正确。3 . 4 .4结账每月月底都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本 期的账务处理工作。 在电算化方式下，结账工作与手工相比简单多了，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要 是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。 在结账之前要进行下列检查。 (1)检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。 (2)月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。 (3)检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。 (4)核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账管理系统与其他子系统数据是否已一致，不一致不能 结账。 (5)损益类账产是否全部结转完毕，否则本月不能结账。 (6)若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结账；若没有，则本月不能结账。 结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发 生额合计和本月账产期末余额，并将余额结转下月月初。 如果结账以后发现结账错误，可以进行“反结账”，取消结账标志，然后进行修正，再进行结账工作。实验二总账管理系统初始设置【实验目的】 1.掌握用友 ERP-U8 管理软件中总账管理系统初始设置的相关内容 2.理解总账管理系统初始设置的意义。 3.掌握总账管理系统初始设置的具体内容和操作方法。 【实验内容】 1.总账管理系统参数设置。 2.基础档案设置：会计科目、凭证类别、外币及汇率、结算方式、辅助核算档案等。 3.期初余额录入。 【实验准备】 引入“实验一”账套数据。其操作步骤如下： (1)以系统管理员的身份注册进入系统管理，执行“账套”|“引入”命令，打开“请选择账套备份文 件”对话框。 (2)选择“实验一”账套数据所在的磁盘驱动器，列表框中显示该磁盘驱动器中所包含的全部文件夹， 依次双击存放账套数据的各文件夹，找到账套文件 UfErpAcL.Lst，单击“确定”按钮，系统提示用户确认 账套引入的目录，单击“确定”按钮，打开“请选择账套引入的目录”对话框，用户可以选择账套引入的 具体路径，单击“确定”按钮，如果系统内已存在该账套号账套，系统会再次提示要求用户确认是否覆盖 已存在信息，单击“是”按钮，覆盖信息；单击“否”按钮，不覆盖信息。 【实验资料】 1.总账控制参数 总账控制参数选项卡 制单序时控制 支票控制 凭证 赤字控制：资金及往来科目， 赤字控制方式：提示 可以使用应收款、应付款、存货受控科目 取消“现金流量科目必录现金流量项目”选项 凭证编号方式采用系统编号 账薄 凭证打印 预算控制 账薄打印位数按软件的标准设定 明细账打印按年排页 打印凭证页脚姓名 超出预算允许保存 出纳凭证必须经由出纳签字 权限 允许修改、作废他人填制的凭证 可查询他人凭证 明细帐查询权限控制到科目 会计日历 会计日历为 1 月 1 日－12 月 31 日 数量小数位和单价小数位设置为 2 位 外币核算采用固定汇率 部门、个人、项目按编码方式排序 参数设置其他2.基础数据 基础数据 (1)外币及汇率 币符：USD： 币名：美元；固定汇率 1：8.275(此汇率只供演示使用)。(2)2006 年 8 月份会计科目及期初余额表科目名称 现金(1001) 银行存款(1002) 工行存款(100201) 中行存款(100202) 应收账款(1131) 其他应收款(1133) 应收单位款(113301) 应收