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中考档案?全国中考试题分类精华集：英语（）（第4波）
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分类：按中考考点进行专题分类，你可按图索骐，对自己薄弱方面进行针对性训练，事半功倍。
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电子政务建设情况及其对档案工作的影响
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从世界范围看，推进政府部门办公自动化、网络化、电子化，全面实现信息资源共享已是大势所趋。电子政务、电子商务、远程教育、远程医疗、电子娱乐是世界各国积极倡导的“信息高速公路”的几个主要应用领域，其中电子政务被列为首位。
“电子政务”在国外一般称“电子政府”，在我国，为了与“电子商务”的概念相对应而称为“电子政务”。电子政务”最重要的内函是运用信息及通信技术打破行政机关的组织界限、构建一个电子化的虚拟机关，使人们可以从不同的渠道获得政府的信息及服务，打破以往要经过层层书面审核的作业方式，使政府机关之间及政府与社会各界之间，能够通过各种电子化渠道进行相互沟通。
我国政府十分重视电子政务建设，并将信息化建设列入“十五”计划。政府机关转变管理职能，转变工作方式、转变工作作风，进一步提高工作质量和工作效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的行政管理体制，政府系统政务信息化建设已成为重要环节。党的十六大提出：“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，加快政府职能转变，政府信息化先行，带动整个信息化发展。”目前，电子政务正在全国范围内进入一个新的发展阶段。随着我国企业上网，家庭上网，个人上网的普及，网络应用环境逐步成熟，政府的信息化、网络化将受到更多用户的关注。
电子政务建设步伐的加快，网络普及的突飞猛进，办公自动化已成趋势，大量的电子文件、电子档案、电子信息汹涌而止，预示着以纸质档案载体为主的传统档案时代，必将向以计算机软盘、磁盘、磁带、光盘等光学磁性材料为载体的电子文件、电子档案过渡。电子政务的飞速发展必将对今后的档案工作产生深刻的影响。原有的档案管理工作，档案利用服务方式，服务内容已不能满足信息化条件下方方面面的需求。作为直接参与管理档案工作的部门，&也应不断创新，适应社会发展的需求。
一、电子政务建设情况
电子政务建设最早起源于美国。1993年克林顿政府在一份名为《运用信息技术改造政府》的报告中指出了构建“电子政府”的计划。从全球范围来看，电子政务建设与政府信息化有着密切联系。政府信息化大致经过了三个发展阶段：第一阶段是办公自动化（OA），时间大致从20世纪70年代中期至80年代中期；第二阶段是从0A走向建立公共管理信息系统，时间大致为20世纪80年代中期至90年代中期；第三阶段是从公共信息系统走向电子政务，时间大致为20世纪90年代中期之后。我国的政府信息化建设是沿着“机关内部办公自动化――管理部门的电子化工程――政府上网工程――电子政府实质性应用阶段这一条线展开的。2001年，国务院办公厅制定了全国政府系统政务信息化建设的五年规划，总体目标是：大体用3―5年时间建设以“三网一库”（政府机关内部的办公业务网；国务院办公厅与各地区、各部门连接的办公业务资源网；以因特网为依托的政府公众信息网；政府系统共建共享的电子信息资源库。）为基本架构的政府系统的政务信息化枢纽框架。
电子政务是一项涉及各级政府，政府各部门的综合性信息工程，涉及面宽，涉及的单位、部门多，由于各单位、各部门工作性质，工作程序，服务内容上的差异，财政收入的限制，同时还涉及到技术、政策、组织和制度等层面的问题，决定了发展电子政务必然是一项复杂的系统工程。
目前，我国电子政务建设已取得了重要进展，表现为：第一，电子政务的发展环境正在改善。根据统计，截止到2002年12月31日，我国网民数、上网计算+机数、CN下注册的域名数、网站数分别达到了5910万、2083万、17.9万、37.1万,其中,以结尾的域名数达到了7796个。第二，政府网站与网络建设有了较大进步。从1998年4月我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网成立以来，一批有实力、有影响的政府网站纷纷涌现。第三，电子政务的应用水平正在不断提高。如2001年12月29日“中国电子政务应用示范工程”在全国范围内成功对十个课题进行公开招标；2002年5月底，能够实现双向互动的北京电子政务在线服务平台正式开通等。第四，政府职能与机构改革正在逐步进行。目前在国务院办公厅统一规划指导下，经过各地、各部门几年来的积极努力，我国电子政务建设已初具规模。一是以国务院办公厅为枢纽、以信息技术为支撑、联接各地区、各部门的全国政府系统办公业务资源网已基本建成。实现了政府系统公文、信息的数字化传输，大大提高了公文、信息运转效率；二是各级政府机关内部办公业务网络普遍建立和使用，办公自动化，管理信息化的水平不断提高；三是适应政府机关办公业务和辅助领导科学决策需求的电子信息资源建设初具规模；四是政府机关工作人员普遍掌握了现代化办公技能，信息化意识得到增强，促进了领导方式、工作方式的转变；五是一支既懂信息技术又熟悉机关办公业务的专业队伍已经基本形成。办公自动化建设和应用已经成为各级政府不可缺的重要工作，为政务信息化建设奠定了良好的基础。
但从整体上看，全国电子政务建设还不适应我国经济社会发展和行政管理信息化的需求。存在的主要问题：一是国务院办公厅与各地区、各部门尚未形成统一的计算机网络和应用平台以及统一的数据库标准；二是信息共享机制不够完善，应用软件低水平重复开发的现象依然存在；三是管理规范不一致，安全保密制度不健全；四是系统建设发展不平衡，一些保障措施不落实，管理机构不健全，严重制约着系统建设和应用的正常开展。
二、电子政务建设对档案工作的影响
电子政务的实施对社会各领域都产生重大影响，对档案工作的影响也是深远的。电子政务的实施也离不开档案部门的合作与参与，两者的关系是双向互动的。一方面，档案部门能在电子政务建设中扮演较重要的角色。因为电子政务的实施要求解决政务信息的公开与共享问题。我国档案馆（室）是档案信息的保管中心，有着丰富的信息资源开发和利用的实践经验，近年来，档案部门对政务信息公开和现行文件服务等问题在理论上和实践上都进行了有益的探索，档案部门在该问题上的发言权勿庸置疑。同时电子政府的实施会促进政府业务流程重组，而电子公文、电子档案流程的规范化管理是政府业务流程中很重要的一环，这正是档案部门的专业优势所在。另一方面，电子政务建设为档案工作营造了新的发展空间。电子政务的建设可促进信息立法，电子数据标准问题的早日解决，这些问题也是档案部门一直关注并呼吁解决的。电子政务的实施将完善信息安全的保障措施，促进具有自主知识产权的国产软、硬件技术水平的提高，从而为档案信息化建设提供强大的技术支持。
但是，电子政务是一项涉及各级政府、政府各部门的综合信息工程，涉及的单位、部门多，由于各单位、部门工作性质、工作程序、服务内容上的差异，产生的文件种类也不相同，同时各单位档案管理工作基础也有差别。一方面电子政务建设，对绝大多数政府部门来说是一项新工作，产生的文件如何分类、如何管理、如何归档都是一项新课题；另一方面，电子政务形成的文件中大部分是电子文件，同时计算机及网络技术作为效益“倍增器”的作用日益明显，日后形成的电子文件势必是几何级增长，成为势不可挡的潮流，给档案工作带来一定的负面影响。其影响主要表现在以下几个方面。
1、电子政务建设对档案工作人员的影响。
传统的档案工作人员的要求是以掌握档案管理理论和技能为主，而面对来势汹猛的电子文件和电子档案信息，档案人员如何管理、利用电子文件信息是一个新的课题。电子政务建设，办公自动化的普及应用，预示着以纸质档案载体为主的传统档案时代，必将向以计算机软盘、磁带、光盘等光学磁性材料为载体的电子文件时代过渡，与传统的档案工作相比，网络信息时代，需要运用大量的高新技术、电子设备和计算机网络技术，它对档案人员的知识和技能均提出了新的要求。一方面电子文件时代的档案工作者不再始终面对档案实体本身实施一系列的管理活动，而是很大一部分时间直接通过电脑网络来进行电子文件、电子档案信息的收集、整理与传输，传统的按部就班的工作环节被“超前控制”的方式所取代：即将收集、整理、鉴定等工作一并预先设计在程序里，通过系统来完成。如纸质档案的立卷、装订、修裱、杀虫等环节也将在电子档案中消失，而代之以新的管理措施。档案工作者不仅介入文件的形成和管理，而且参与其它各项管理，从产品的开发、市场的定位到政策的制定、管理的实施，为社会提供充足的信息资源，并指导社会成员对自身形成的档案信息的利用。所以，档案人员必须与时俱进，努力学习和掌握新知识、新本领，档案人员不仅要了解和掌握信息技术的基本知识，还要有较高的外语水平，具有相当的市场经济知识和具有丰富的法律知识，对于网络要做到胸中有数，还要成为信息资源的专家，成为沟通利用者与档案馆的中介桥梁。数字档案时代的档案人员不再是依附于“档案”的档案管理者，需要档案人员实现多重角色的转变，档案工作者要成为文化的管理者和传播者、信息的过滤者和中介者、用户的顾问及教育者。
2、电子政务建设对档案管理工作的影响。
网络环境下档案的管理应该是一种知识的管理，这一点应当充分肯定，区别于传统的档案管理工作。电子政务的快速发展，计算网络技术的应用、电子文件、电子档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案以外，还有图形、图像、音频、视频等网上档案信息。档案管理的对象更加多样化，管理的方法更加智能化，管理范围的扩大化、管理手段的现代化，与知识管理、信息管理更加融合在一起。传统的档案管理着重于档案实体、文献特征的描述，电子信息资源则应深入到档案所包含的知识单元和信息单元中去。传统的档案管理建立在档案载体的物理联系基础上，而以网络为传播渠道产生的电子档案、电子文件信息的管理应建立在档案信息内容的逻辑联系之上。电子档案本身也将静态的文件保管基地逐渐变成“虚拟档案库”，成为一个便于提供利用的、多种信息的中心，不需要集中统一保管，转而追求快速可靠的信息传输渠道组成的网络信息中心，使不同地点、不同内容的档案信息，按照人们的需求快速传递和利用。所以，现在以保管为基础的实态档案库，将成为电子档案的联结点。电子档案库将不再用收集、保管、提供利用的传统办法管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方法来保证它们的安全存放和利用。
3、电子政务建设对档案保护的影响。
传统的档案信息与载体“相依为命”，它可以被人们观察到、触摸到，保持原件的不变性是保护工作的基本要求。关注原件实体形态的保护，通过各种方法保证载体不变，信息就不会丢失。而电子政务系统中电子文件信息人们看不到，原件的状态无法保留，信息的内容可随意删改、覆盖、增添、伪造、删除、重新排序等的可能性很高，甚至转瞬即逝。这使数字时代档案保护的概念发生了变化。由于电子政务信息因软硬件的升级或其它原因必须不断转移，所以电子政务信息、电子文件、电子档案信息的丢失不再是因为载体的损坏造成，它可以通过转移、网络、病毒、技术的过时及篡改等技术手段丢失，而后者较前者出现的可能性更大。例如，以自己利用为目的人为破坏、非法的访问网络、网络受病毒感染等。所以“档案保护工作除了载体&保护，更重要的是系统维护和自文件生成伊始的全程防护”，保护的内容拓宽了，保护的范围变广了，保护的难度加大了。
4、电子政务建设对档案鉴定工作的影响。
档案的基本属性是“原始记录性”，正是由于档案的这一特性，使档案成为历史的真凭实据，并且有了法律效力。为此对归档文件是否为“原件”的鉴定是传统档案工作中一项重要的基本工作。通常的“原件”鉴定方法，一般包括对文件的载体是否为产生该文件所属时代产物的鉴定，文件的信息形态包括印章、签字、笔迹等真实性的鉴定及对文件信息内容的原始性、真实性的鉴定。然而在电子政务系统中，由于电子文件、电子档案的数字化信息属性、信息与载体的相分离性、信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性等，都决定了归档文件的“原始记录性”鉴定已无法再延用传统的“原件”鉴定法，而唯一能确定电子文件“原始记录性”的依据只是该电子文件信息内容的原始性、真实性、完整性。同样也是确定该电子文件是否具有法律效力的唯一依据。对虚拟的飘渺的电子文件信息内容进行原始性，真实性、完整性的确认与维护将是保障电子档案法律效力的关健。因为，电子政务系统中，电子文件的信息都是以标准的数字编码方式存在，信息内容显示或打印输出的形式，包括排版格式、字体、字号、颜色等都将由操作者的需要和喜好所定，从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性。至此，我们认为电子档案原始性、真实性的新概念已被引出，即电子档案信息内容的原始性、真实性将被作为确认电子档案原始性、真实性的唯一标准。相对传统档案来说，电子档案原始性、真实性的确认条件已被降到最了最低极限。无疑对“行踪不定”的电子档案信息内容的原始性进行维护和确认，给档案工作者带来了极大的困难，而这正是电子档案管理的核心所存。
5、电子政务建设对档案利用服务工作的影响。
（1）档案利用服务的模式从以馆藏为主向以利用者为主转化。传统的档案服务受档案保管场所的限制，档案利用的主要方式是到档案馆查找和利用，接受各种服务。由于利用者必须亲自到档案馆（室）查阅才行，所以，物理的距离和馆藏就成为利用者选择利用档案馆的重要因素。其中一个重要的客观原因是制约于馆藏。传统的档案利用服务，甚止包括档案馆的其它业务工作，常常围绕馆藏而开展。利用服务的范围和水平严格地受制于馆藏的结构和规模。在档案馆，馆藏档案作为主体而存在，利用者作为客体而出现，利用者始终有求于档案馆。凡此种种，构成了传统档案馆以馆藏档案为轴心利用服务模式的事实。随着电子政务建设的加快，政府部门办公自动化、各种网络、计算机技术的广泛应用，传统馆藏内涵的扩大和丰富，外部虚拟馆藏的引入，要求档案工作重新定位自己的馆藏发展方向和规化自己的利用服务模式。除少数承担有特殊馆藏任务的档案馆外，绝大多数档案馆将难守原来的馆藏体系，必须把目标和工作重点转移到如何通过多方存取档案信息为主的信息资源，以满足利用者的信息需求上来。在一个高度信息化的社会里，社会信息机构的多元化和利用者信息获取途径的多样化，也将使得档案馆拥有的档案信息资源不再是社会利用者对档案信息资源的唯一选择。档案工作者只有把全心全意为利用者服务作为最高宗旨，把立足点从以馆藏档案转向利用者，才能在信息市场中赢得一席之地。服务即目标，服务即全局，档案利用服务将伴随着档案工作重心转移，逐步改变过去完全依赖馆藏为主的被动服务模式向着以利用为主的主动服务模式转化，扩大服务空间。
（2）利用服务的对象从馆藏利用者向社会利用者延伸。关于馆藏利用者，指的应是利用档案馆所提供的条件进行以档案为主体的信息利用群体。可以是个人、集体或单位。随着电子政务、计算机技术、现代通讯技术和网络技术的应用，将逐步突破档案馆之间的严格界限，伴随着档案信息化建设的最终实现，档案馆应是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的“虚拟档案馆”，在这种网络化的以档案信息交流为主的信息交流体系中，每一个档案馆都是地区、全国乃至全世界信息网络的一个节点，每个加入网络的单位和个人都可以利用网络系统内任何一个档案馆的信息资源。对于一个档案馆来说，其所在的网络系统内任何一个使用本馆信息资源的人都是自己的利用者。档案利用服务的对象范围的延伸，反映出了档案馆从自我封闭、有限开放到全面开放的社会化发展趋势。
（3）利用服务的内容从传统馆藏向电子信息资源存取拓展。传统的档案利用服务内容主要是以通过借阅馆藏档案，向利用者揭示和提供静态的档案信息，至于针对利用者个别需求提供活性的单元信息，如参加咨询、专题检索等信息服务活动，虽然也开展了，但深度、力度有限。随着电子政务的飞速发展，办公自动化已成趋势。政府各部门电子信息汹涌而至，预示着以纸质档案载体为主的传统档案时代，必将向以计算机软盘、磁带、光盘等光学磁性材料为载体的电子文件时代过渡。在这一过程中，来源于电子载体的信息资源将极大地丰富档案利用服务的内容。电子文本的涌现，档案信息资源的数字化，档案利用服务内容也将逐步由馆藏纸载案卷为主的提供向电子信息资源存取方向拓展。通过上网电子信息资源存取和本馆电子文本、数字化馆藏的利用，档案馆可以更加便捷地为利用者提供内容丰富、形式多样的各种服务活动。如可以通过局域网和广域网允许不同利用者在同一时间的不同地点利用一个或多个档案馆的档案信息；可以通过计算机终端或工作站方便利用者足不出户访问档案馆并打印和使用有关档案信息；可以满足利用者通过联机方式复制原始文献的要求，并以传真或电子邮件的方式传递给利用者；可以以局域网的形式、建立参考咨询服务系统，向利用者提供馆藏档案目录、索引等各种参考检索工具的电子信息服务；可以通过连接联机信息检索系统和网上各种不同类型的数据库为利用者提供更加广阔的外部电子信息资源服务；可以根据利用者的需要有针对性地对电子信息资源进行选择存取，并对读者给予实时性的指导和帮助等。
（4）利用服务的重点从一般借阅咨询服务向“电子信息咨询服务”转移。传统的档案利用服务主要在两个层面上进行，一是借阅服务，用于满足利用者的一般性借阅要求；二是参考咨询服务，包括咨询解答和馆藏目录参考，主要通过手工指导利用者利用馆藏档案。电子政务建设，促进了档案信息化建设，档案信息化一旦实现，既可以提供传统以纸载为主的案卷服务，又可以提供电子信息资源服务，但利用服务工作的重点将在继续保持一般借阅和咨询工作的同时向以电子信息资源为依托的电子信息咨询服务方向转移。电子信息咨询服务要求咨询人员必须彻底摆脱传统参考咨询服务工作被动接受利用者咨询的模式，而要主动积极地在网络资源利用和信息整合、检索等方面向利用者提供导引服务、联机帮助和定向专题服务等。电子信息咨询是未来档案利用服务的重头戏。电子信息咨询服务的开展，不仅为档案的利用服务开辟了一个新层面，同时也对档案信息咨询人员的业务水平提出了更高要求。
（5）利用服务的手段从传统的手工操作方法向综合信息技术应用发展。传统档案利用服务的绝大部分工作属于事务性工作，如借借还还、看门守摊、取卷归架等，在电子政务建设过程中，必然带动档案信息化建设。随着计算机技术、数字化技术、数据库技术、网络通讯技术和多媒体、超媒体、超文本等现代信息技术在各领域的广泛应用，将使档案利用服务发生改天换地般的巨大变化。档案利用服务操作方法和技术手段的变化，将体现在利用服务领域的各个方面。如通过建立档案馆的电子导引系统，以电子显示或语音方式向利用者宣传提示档案馆的服务宗旨、服务内容、服务方式、机构设置和资源布局等。
6、电子政务建设对档案业务指导工作的影响。
档案业务指导，是档案工作的一项重要职能，也是档案行政管理的重要手段和组成部分。在一定程度上，业务指导工作的质量和水平决定着一个地区、一个部门档案业务工作的整体水平和质量。传统的档案业务指导工作，主要使立档单位的档案管理人员掌握档案的收集、整理、立卷、归档、管理、利用和档案信息开发工作的方法。业务指导人员一般采用的是口授和示范的方式，帮助立档单位的档案人员掌握和运用档案工作管理的技术和方法。随着电子政务建设步伐的加快，计算机、网络技术的应用，将形成大量电子文件，传统的档案管理工作正在发生深刻的变革。据权威机构调查，1998年全球信息存储有5%是以数字形式进行的，而2003年，这个数字将猛增到50%。电子文件与纸质文件有着相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理的实态，是实实在在的物质。如何解决电子文件的问题迫在眉捷，电子时代档案业务指导工作所涉及的面会更广、任务更重、情况更复杂、方法更先进。简单按照传统的指导纸质档案方法，来解决电子文件的收集、整理、归档和保存肯定不行了。档案工作业务指导人员，必须改变在业务指导中大包大揽的做法，尽早介入电子文件的管理，以适应信息时代的要求，跟上社会发展的步伐。
三、档案工作针对电子政务建设应采取的对策
电子政务建设对社会各领域都产生重大影响，对档案工作的影响也是深远的。一方面，电子政务建设为档案工作营造了新的发展空间；另一方面，电子文件的大量产生并由此带来的电子文件的归档、保管、利用是档案工作面临的重大课题。档案部门要采取相应的措施，积极介入本地区、本部门的电子政务建设，加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证电子文件完整、有效、真实。利用电子政务建设带来的发展机遇，加快档案信息化建设和现代化建设，使档案部门可以用更加快捷、生动、形象的方式为各级党委、政府和广大人民群众提供优质服务。
1、加强档案信息化人才队伍建设，全面提高档案干部队伍素质。
人力是社会进步的决定因素，在以知识经济为主要特征的21世纪，科技和人才在经济和社会发展中的地位、作用日益突出，可以说，谁掌握了知识和人才，谁就掌握了主动权。档案事业也是如此，要实现档案事业的快速、健康发展，一个很重要的方面就在于拥有为档案工作所需的各个方面的人才。因此，档案部门要重视和加强档案干部信息化知识培训工作，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才。加强档案业务人员培训工作，制定培训计划，把与档案专业有关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划。加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息、网络技术知识，全面提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。坚持各级档案部门领导干部进修制度，及时更新知识，每年不得少于20课时。
面对电子文件的大量涌生，档案人员要更新观念，加强学习，除了掌握基本的科学文化知识、档案专业知识以及道德素质外，还要主动学习信息技术、现代管理相关技术，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，迎头赶上办公自动化、电子政务建设的步伐。
2、以电子政务建设为依托，努力推进档案信息化建设。
档案信息化建设是“十五”期间各级档案部门的一个工作重点，也是难点。信息化代表了档案工作的发展方向，电子政务建设为档案信息化建设带来了前所未有的挑战和发展机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。我们要进一步解放思想、更新观念，站在科技发展的时代高度以电子政务建设为依托，全面推进档案信息化建设，实现档案工作的跨越式发展。
档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面的任务：一是现有馆藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设；二是电子文件归档与电子档案管理。档案信息化建设是一项系统工程，涉及到档案工作的方方面面，能否与各项档案工作相融合，关系到档案信息化建设的成败。推进档案信息化建设，要以电子政务为依托，统筹规划、突出重点、整体推进。重点作好四个方面的工作：一是机关档案管理与办公自动化和电子政务建设同步建设，协调发展。把档案信息化建设纳入本地区、本部门信息建设的总格局，加大以档案信息化建设的投入，配置适应档案信息化建设需要的计算机网络等硬件设施和相关软件；二是各级档案行政管理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。加强档案信息建库入网工作，争取将各地档案数据作为重要信息资源纳入当地电子政务、信息港建设总格局中，为建设中国档案文献数据库创造良好条件；三是认真研究开发档案管理软件，提高档案管理软件的技术和应用水平，尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，为保证档案信息文换、实现档案信息资源共享创造条件；四是建立自己的网站，充分利用和发挥网站的作用，使档案网络成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。
3、加快立法步伐，逐步形成一套完整的电子文件管理法制体系，依法管理电子文件。
相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，档案工作者应积极参与相关立法，向立法机关提供符合大家愿望的法律素材。同时，档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法，确认电子文件管理的法律地位，明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务，各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。
4、加强电子政务系统的安全防护工作，采取相应措施，确保电子文件、电子档案安全。
由于思想认识、管理体制及网络特有的资源共享性、操作系统复杂性、多路由性、多结点性和多用户性，使得电子政务系统中电子文件被修改、增添、伪造、删除、重新排序等的可能性很高。如果不采取有效的安全防范措施、电子文件的长久性、完整性和真实性将受到很大的威胁。针对电子政务系统中电子文件存在的主要安全问题，应从以下几个方面加以解决。
（1）提高电子政务工作人员的安全意识。要加强电子政务工作人员的管理，定期对电子政务工作人员进行安全教育和新技术、新工作方法的培训，以强化他们的安全意识，不断提高他们的工作水平。
（2）建立健全安全管理机构。电子文件的安全与否，与电子政务系统是否具有健全的安全管理机构密切相关。所以，要建立健全安全管理机构，加强机房、软件、操作和监督管理。机房要严格按制运行，认真登记日志，做好人员变动交接记录。所用软件要统一制作和发配，不得私自使用可疑或来历不明的软件。对安全管理、安全审计，系统发放和系统操作等人员要制订出相应的职责范围和操作规程，决不允许超出自己的责任范围。安全管理人员要经常对系统运行情况进行检查，分析攻击行为，加强操作密码、口令的更换管理体制。
（3）在软件上采取必要的安全保护机制。电子政务系统是一个开放系统，为实现开放环境下电子文件的安全，应采用访问控制技术、数据完整性控制技术、路由控制技术，加密技术、信息泄漏防护技术和防火墙等措施，为电子文件的安全提供保证。
（4）注意实体的安全。电子政务系统实际上是计算机硬件系统、软件系统和数据库系统三大基本资源的集合。所以实体安全主要指环境和设备的安全，要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或温度巨幅波动及火灾受到致命的伤害，设备的安装应注意远离易燃易爆场所等。
（5）进行硬件级备份，防止信息丢失。从安全和长久保管的考虑，依靠硬件备份能防止电子文件的物理性损坏，也可防止黑客攻击、误操作造成的电子文件的损坏，从而对电子文件构成多级防护。如光盘刻录是较理想的硬件备份方法。
（6）建立电子文件与纸质文件并存机制，解决电子文件的完整、真实、有效问题。由于电子文件信息与载体具有可分离性，在电子文件的初始阶段，采用电子文件与纸质文件两套并存，是保证电子文件安全可靠的有效方法。电子文件的保管是为了利用方便，而纸质文件保管是为了保证其安全性、长久性和凭证性。
（7）预防病毒，防止电子政务系统遭受侵害。要在计算机系统安装防毒软件，它可以自动杀毒，不允许随便使用外来磁盘、光盘。必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。
5、以电子政务建设为依托，丰富并改善档案信息结构，更新档案利用的方法与技术，为各级党委、政府和广大人民群众提供更加快捷、生动、形象的优质服务。
（1）加强网络信息资源的建设和组织，搞好馆际协作，丰富信息内容，扩大信息的范围。各级档案馆不仅保管利用好馆藏档案信息资源，还要加强档案的接收和征集工作，千方百计地扩大档案的接收范围和征集工作门类，特别是现行信息资源的收集、开发和提供利用工作，以弥补馆藏档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断变化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。同时，加强馆与馆之间的交流，档案馆还要与图书馆、博物馆搞好协作，这样才能实现档案利用服务社会的多样、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽档案工作服务渠道。
（2）以电子政务建设为依托加强档案信息建库入网工作。要更新和改善档案利用服务的方法与技术，为各级党委、政府和广大人民群众提供更加快捷、生动、形象的优质服务。首先依托电子政务建设工程，努力建设并使用一批内部局域网，实现档案管理现代化和办公自动化；二是加快推进档案资源数字化和数据库建设，开展公众网上查询服务；三是依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网，充分利用和发挥网站作用，使网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，为社会提供方便、快捷、优质的档案信息服务；四是建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心、现行文件服务中心，开展网上咨询服务；五是各级档案行政部门，要多方筹积资金，加大对档案信息化建设的投入，配置适应档案信息化建设需要的计算机、网络等硬件设施和相关软件、实现档案信息服务工作的现代化。
6、超前指导、规范管理。
电子政务建设给各级党委、政府及各级领导日常办公、信息管理，特别是在处理紧急、突发事件中显露了优势。然而，由此产生的电子文件的管理问题又给档案业务指导工作带来了新的课题。电子文件的可变性，信息与载体的可分离性，迫使档案部门要重视并尽早介入电子文件的管理，以适应信息时代的要求，跟上社会发展的步伐。
（1）调整知识结构，提高业务指导人员素质。档案业务指导人员必须不断学习，扩大知识面，学习新知识，掌握新技术，才能适应时代和社会的需要，更好地做好业务指导工作。
（2）积极改进业务指导工作方式。要改变业务指导工作总是处于比较被动、滞后、封闭的状态，首先要对立档单位档案人员和微机人员进行业务培训，如微机操作常知、档案管理软件使用、档案管理术语、运行程序的步骤等，直到受训者对每个问题都弄懂为止；二是要规范业务指导行为，将指导工作的内容以文字的形式固定下来，避免因理解和表述上的差异而造成前后指导的不一致。
（3）提前介入、规范管理。为使电子文件管理统一、规范，档案业务指导必须提前介入，超前指导电子文件归档管理工作，如积极参与研究设计档案管理软件、应用软件的开发和推广，信息资源的开发利用和管理、安全、保密，建立健全规章制度等。
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