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单项选择题关于获取外部数据，叙述错误的是( )。A．导入表后，在Access中修改、删除记录等操作不影响原数据文件B．链接表后，Access中对数据所做的改变都会影响原数据文件C．Access中可以导入Exce1表、其他Access数据库中的表和dBASE数据库文件D．链接表连接后的形成的表的图标为Access生成的表的图标
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Access 2003完整教程：导出数据或数据库对象
- 导出数据或数据库对象
Access 2003完整教程：导出数据或数据库对象
导出为 Access 或 Excel 文件
将数据库对象导出到已有的 Microsoft Access 数据库或 Microsoft Access 项目中
在“数据库”窗口中，单击要导出对象的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选择要导出数据库所在的驱动器或文件夹。双击要导出的数据库的图标。在“导出”对话框中，输入新对象的名称（或接受当前的名称）。如果是导出表，在“导出”对话框中选择是同时导出表定义和表数据，还是只导出表定义。
导出到 Microsoft Excel 或其他电子表格
注释除下述方法外，也可以将 Access 数据导出为可扩展标记语言(XML) 文件，之后可以将该文件导入到 Microsoft Excel 中。
将对象的输出保存为 Microsoft Excel 文件
在“数据库”窗口中，单击要保存的对象名。若要保存数据表的一部分，请打开数据表，选定数据表的一部分，然后继续。在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击“Microsoft Excel 5-7”或“Microsoft Excel 97-2003”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定目标驱动器或文件夹。在“文件名”框中输入文件名（或者使用建议的名称）。选中“带格式保存”复选框。执行下列操作之一：
如果正在保存数据表，请单击“全部导出”以保存整个数据表；或者，如果在第 1 步中选择了数据表的一部分，则单击“保存选定内容”。对于所有其他数据库对象，单击“导出”。
将表、查询、窗体或报表的输出文件加载到 Microsoft Excel 中
在“数据库”窗口中，单击保存和加载到 Microsoft Excel 的数据表、窗体或报表的名称。若要保存数据表的选定内容，请打开数据表，选定数据表的部分内容，然后继续。在“工具”菜单上，指向“Office 链接”，然后单击“用 Microsoft Excel 分析”。
导出或复制数据透视表视图
在数据透视表视图中打开数据表或窗体。执行下列操作之一：
将数据透视表视图导出到 Excel
使用该过程可以将数据表或窗体的数据透视表视图导出到 Microsoft Excel，作为交互式“数据透视表”报表。Excel 数据透视表报表与源数据之间的链接得以保留。
为取得很好的结果，可以在将数据透视表视图导出到 Excel 之前，将所有字段移出明细区域或隐藏各项的明细数据。
在“数据透视表”工具栏上，单击“导出到 Microsoft Excel”，以返回或切换到 Excel 并在一个数据透视表中显示这些数据。
注释因为数据透视表视图的某些布局和计算无法在 Excel 的数据透视表报表中显示，所以数据透视表报表可能与数据透视表视图看起来不尽相同。有关使用 Excel 数据透视表报表及向它们添加字段的详细信息，请参见 Excel“帮助”。
将数据透视表视图复制到 Excel 或 Word
使用该过程可以复制数据透视表视图或该视图的一部分，作为 Microsoft Excel 或 Microsoft Word 中非交互的带格式表。
执行下列操作之一：
若要复制整个数据透视表视图，请按 Ctrl+A。
若要复制数据透视表视图的一部分，请选定要复制的元素。
在“数据透视表”工具栏上，单击“复制”。切换到 Excel 或 Word，并单击希望数据透视表视图中的数据出现的地方。单击“粘贴”。
注释复制数据透视表视图或其一部分时，复制的仅是格式和数据值。Excel 或 Word 中副本与源数据之间的任何链接都不会保留。Word 或 Excel 中的副本是非交互的，并且无法刷新。
将数据访问页上的电子表格导出到 Microsoft Excel 工作簿中
在设计窗口中，确保已通过在电子表格上进行双击将其激活。该操作将打开创建该对象的应用程序，此处为 Microsoft Excel。有关激活电子表格的其他信息，请参见 Excel“帮助”。在电子表格中的工具栏上，单击“导出到 Microsoft Excel”以便运行或切换到 Excel，然后显示工作簿中的数据。
因为 Excel 仅支持 256 列、65,536 行，所以列 IW 至 ZZZ、行 65,537 至 262,144 中的数据将无法从电子表格中导出。但是，可以将这些数据复制到多个 Excel 工作表中。当从电子表格向 Excel 导出数据时，导出的只是值和公式。在 Excel 中不保留连至网页上其他数据或其他网页的链接。导出某些电子表格数字格式时，Excel 中的数据以自定义的数字格式显示。例如，在 Excel 中，Yes/no、True/false 以及 On/off 电子表格格式以自定义的数字格式显示。有关 Excel 中自定义数字格式的信息，请参见 Excel“帮助”。
导出到网页中
导出为 HTML 格式
取决于需要静态数据还是动态数据，在 Microsoft Access 中可以导出到不同类型的HTML数据。
将数据表导出为动态 HTML 格式
在“数据库”窗口中，单击要导出的表、查询或窗体的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击“Microsoft IIS 1-2”或“Microsoft Active Server Pages”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定要导出到的驱动器或文件夹。在“文件名”框中输入文件名。单击“导出”。在“HTX/IDC 输出选项”或“Microsoft Active Server Pages 输出选项”对话框中输入适当的信息：
在“HTML 模板”框中，输入HTML模板的位置。
Web 服务器上处理服务器生成的 HTML 文件时，在“数据源名称”框中，输入要链接到的ODBC 数据源的名称。
执行下列操作之一：
对于Microsoft Access 数据库(.mdb)
在“连接用户身份”和“用户密码”框中，输入用户级安全机制的用户名和密码，以便允许用户从网页访问数据库。如不输入用户名和密码，则默认用户名为Admin，不使用密码。
警告这会使任何具有默认管理员权限的用户都能从网页访问该数据库。强烈建议为管理员帐户设置复杂的密码。 使用同时包含大小写字母、数字和符号的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如，强密码：Y6dh!et5。弱密码：House27。请使用可以记住的强密码，这样就不必记录密码了。对于Microsoft Access 项目(.adp)
在“用户名”和“密码”框中，输入数据库用户名和密码，以便允许用户从网页访问 Microsoft SQL Server 数据库。如不输入用户名和密码，则默认用户名为Sa，不使用密码。
警告这会使任何具有默认管理员权限的用户都能从网页访问该数据库。强烈建议为管理员帐户设置复杂的密码。 使用同时包含大小写字母、数字和符号的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如，强密码：Y6dh!et5。弱密码：House27。请使用可以记住的强密码，这样就不必记录密码了。
警告提供的密码将显示在对话框并以纯文本的形式存储于文件中。未授权的用户可以访问文件中的信息，这会危及到数据源的安全性。作为选择，您可以使用 ODBC 数据源管理器将系统数据源名称 DSN 添加到计算机中，并使用用户名和密码配置该 DSN。然后，可以在“Microsoft Active Server Pages 输出选项”对话框中将系统 DSN 指定为“数据源名称”，并将“用户名”和“密码”字段指定为空。有关 ODBC 数据源管理器的详细信息，请参阅 Microsoft Windows 帮助。将文件导出为ASP或IDC/HTX格式后，必须发布这些文件，以使其可以在万维网上使用。
将数据表导出为静态 HTML 格式
在“数据库”窗口中，单击要导出的表、查询、视图或窗体的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击“HTML 文档”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定要导出到的驱动器或文件夹。在“文件名”框中输入相应的文件名。选中“带格式保存”复选框，以便：
以其在“数据表”视图中的外观类似的格式保存表、查询或窗体。启用“自动启动”复选框，在第 7 步中单击“保存”后，显示“HTML 输出选项”对话框。
如果要在默认的Web 浏览器中显示结果，请选中“自动启动”复选框。单击“导出”。如果在第 5 步选中了“带格式保存”复选框，则会显示“HTML 输出选项”对话框。在“HTML 模板”框中，可输入HTML模板的位置。还可以设置保存文件的编码选项（“默认编码方式”、Unicode和Unicode (UTF-8)）。将数据表输出到 HTML 文件中后，必须发布以使其可以在万维网上使用。
如果数据表中包含参数查询，则 Microsoft Access 将首先提示输入参数值，然后再导出结果。具有超链接数据类型的字段，可使用 &A HREF& HTML标记导出为超链接地址。尽管导出数据表时没有应用默认主题，但可以自己应用主题，方法是：由现有的网页（此种情况下，是刚刚创建的静态 HTML 文件）创建数据访问页，在页“设计”视图中应用主题，然后保存该页。有许多记录的数据表在导出和通过 Web 浏览器显示时可能需要很长一段时间。请考虑使用诸如日期字段的条件，或使用参数查询，来减小数据表的大小。
将报表导出为静态 HTML 格式
请在“数据库”窗口中单击要导出的报表名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，请单击“HTML 文档”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定要导出到的驱动器或文件夹。在“文件名”框中输入文件名。选中“自动启动”复选框，以在默认的Web 浏览器中显示结果。单击“导出”。在“HTML 输出选项”对话框的“HTML 模板”框中，输入 HTML 模板的位置。如果没有指定包含了浏览标记的HTML模板文件，则 Microsoft Access 将提供默认浏览方案。将报表导出为 HTML 文件后，必须将其发布，以使其可以在万维网上使用。
Access 将报表输出为多个 HTML 文件，一个打印页有一个文件。文件名是由对象名和前缀构成的；例如，Products.html、ProductsPage2.html、ProductPage3.html 等等。如果报表包含参数查询，Access 将先提示输入参数值，然后再导出结果。具有超链接数据类型的字段，可使用 &A HREF& HTML标记导出为超链接地址。支持报表（包括子报表）的控件和功能，但直线、矩形和 OLE 对象除外。不过可以用一个 HTML 模板文件在报表页眉或报表页脚中包括图像。尽管导出报表时没有应用默认主题，但可以自己应用主题，方法是：由现有的网页（此种情况下，是刚刚创建的静态 HTML 文件）创建数据访问页，在页“设计”视图中应用主题，然后保存该页。除静态 HTML 报表外，Access 还提供多种在 Web 浏览器中显示报表信息的方法。可在网页上显示报表快照，并可以创建分组的数据访问页。然而，不能将报表输出为服务器生成的 HTML 格式。
导出到 XML 格式导出到 XML 格式时，还可导出样式表 (XSL)，并创建能够按样式表格式显示 XML 数据的网页。
将表、查询、窗体或报表导出到使用样式表的 XML 数据中
在“数据库”窗口中，单击要导出的表、查询、窗体或报表的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击XML。单击“保存位置”框右边的箭头，然后选择要导出到其中的驱动器或文件夹。在“文件名”框中，输入文件的名称，再单击“导出”。在“导出到 XML”对话框中，检查要导出数据和样式表的所选部分。单击“其他选项”可进一步设置选项来导出静态或实时数据，以及样式表。
“到 Microsoft Windows SharePoint Services”
将表或查询导出到 Windows SharePoint Services 列表
在“数据库”窗口中，单击要导出的表或查询的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击Windows SharePoint Services。这将打开“Windows SharePoint Services 导出向导”。按照向导中的指示完成导出。
导出为 Microsoft Word 或其他文本格式
将数据表导出为带分隔符的文本文件或固定宽度的文本文件
在“数据库”窗口中单击要导出的表、查询或存储过程的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击“文本文件”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选择要导出到的驱动器或文件夹。在“文件名”框中，为文件键入名称（或使用建议的文件名），然后单击“导出”。
Microsoft Access 将启动“导出文本向导”。按照对话框中的指导进行操作。单击“高级”可以创建或使用导入/导出规格。
将对象的输出保存为 RTF 格式的文件
在“数据库”窗口中，单击要保存的对象名。如果要保存数据表中的选定内容，请打开数据表，选定数据表的一部分，然后继续。在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击“RTF 格式”。单击“保存位置”框右侧的箭头，并选择保存的目标驱动器或文件夹。在“文件名”框中输入文件名（或者使用建议的名称）。执行下列操作之一：
如果正在保存数据表，请单击“全部导出”以保存整个数据表；或者，如果在第 1 步中选择了数据表的一部分，则单击“全部导出”框中右侧的箭头，然后选择“保存选定内容”。对于所有其他数据库对象，单击“导出”。
将表、查询、窗体或报表的输出加载到 Microsoft Word 中
在“数据库”窗口中，单击要保存并加载到 Microsoft Word 的数据表、窗体或报表的名称。若要保存数据表的选定内容，请打开数据表，选定数据表的一部分，然后继续。在“工具”菜单上，指向“Office 链接”，然后单击“用 Microsoft Word 发布”。
将数据表保存为编码格式
在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击“文本文件”。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定要导出到的驱动器或文件夹。在“文件名”框中输入文件名（或者使用建议的名称）。选中“带格式保存”复选框。在“对 &对象名& 的编码方式”对话框中，选择编码的方式：Windows（默认）、MS-DOS、Unicode或Unicode (UTF-8)。
导出到 XML
导出到 XML
在 Microsoft Access 中，可以通过导出到 XML 文档，将数据导出为可扩展标记语言 (XML)格式。还可以导出架构以指定 XML 文档的结构，并导出样式表来定义数据的显示格式。
在“数据库”窗口中，单击要导出的表、查询窗体或报表的名称，然后在“文件”菜单上，单击“导出”。在“保存类型”框中，单击XML。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定要导出到的驱动器或文件夹。在“文件名”框中，输入该文件的名称，然后单击“导出”。在“导出到 XML”对话框中，选择要导出的下列一项或多项：数据、架构和样式表。单击“其他选项”可进一步设置选项来导出静态或实时数据、架构及样式表。
导出到其他数据库
将表或查询导出为 Paradox 或 dBASE 文件
注释Microsoft 已为 Microsoft Jet 4.0 创建了经过更新的 dBASE 和 Paradox ISAM 驱动程序，无需再安装 Borland 数据库引擎 (BDE) 即可提供对 dBASE 和 Paradox 文件的完全读写访问。与 Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 以及更高版本一起发布的基于 Jet 4.0 的默认 dBASE ISAM 驱动程序，允许对 dBASE 和 Paradox 文件进行只读访问（除非已安装了 BDE）。若要获取这些 ISAM 驱动程序，必须与 Microsoft 技术支持联系，并申请获得这些驱动程序。
在“数据库”窗口中，单击要导出的表或查询的名称（只在Microsoft Access 数据库中），然后在“文件”菜单上单击“导出”。在“保存类型”框中，单击所需导出的 Paradox 或 DBASE 数据库格式。单击“保存位置”框右侧的箭头，选择要导出到的目标驱动器或文件夹。在“文件名”框中键入文件名（或使用建议的文件名），然后单击“导出”。
将表或查询导出到 SQL 数据库表或其他 ODBC 数据源中
注释除非安装了合适的驱动程序，否则无法将表或查询导出到SQL 数据库或其他 ODBC数据源中。
在“数据库”窗口中，单击要导出的表或查询的名称（只在Microsoft Access 数据库中），然后在“文件”菜单上单击“导出”。在“将对象类型‘对象名’导出为”对话框中，单击“保存类型”框中的“ODBC Databases ()”。在“导出”对话框中，输入文件名（或使用建议的文件名），然后单击“确定”。
接下来将显示“选定数据源”对话框，列举出本计算机上安装的所有ODBC 驱动程序的已定义数据源。单击“文件数据源”或“机器数据源”选项卡，然后双击要导出到的目标 ODBC 数据源。
若要为已安装的 ODBC 驱动程序定义一个新的数据源，请单击“新建”，接着按照“创建新数据源”对话框及其后的对话框的提示进行操作，然后再继续。
不同的 ODBC 数据源对于访问数据有着不同的要求。例如，大部分 ODBC 数据源要求输入登录标识和密码，这些信息可能需要从系统管理员那里获得。在对话框中输入适当的信息，然后单击“确定”。
Microsoft Access 连接 ODBC 数据源，并创建新表。
注释将 Microsoft Access 数据库的表导出到 SQL 数据库后，即可用 SQL传递查询给表添加索引。
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Access 2003完整教程：导出数据或数据库对象
- 导出数据或数据库对象
版权所有 & 　证书：粤ICP备号让Access三更半夜做报表！
Access中的查询能够把数据处理和分析过程固化下来，并且还可以设计“基于查询”的查询。只要单击查询链上的最后一个查询就可以一次性地完成烦琐的数据处理和分析操作。这看起来很不错，却有一个问题：我们怎么才能够自动地执行这些查询呢？
感谢Access，它给我们提供了一种叫做“宏”的功能。我们知道，“宏”的概念在Excel中就有了，Excel中提供的“录制宏”功能能够把我们在Excel中的操作步骤录制下来，以便在将来需要的时候重复执行。
在Access中，不再有Excel中的“录制宏”的概念，我们必须自己“设计宏”或者更确切地说，去“组装宏”。但这并不意味着在Access中宏的使用变得很复杂。事实上，Access已经把我们在Access中可能用到的绝大多数操作都已经预先设置好，我们需要做的只是把这些预定的操作按照实际工作需要的顺序编排起来就行了，从这个角度来讲，Access中的宏用起来反而比Excel中的宏更简单！
假设我们在制造部门工作，有一项日常工作：每天早晨8:00，分析一下在这一时刻（8:00）生产线各个工序的“在制品”库存情况，并且需要把该时刻“在制品”在各个工序的库存数量保存下来，一天天地积累数据，以便将来在需要的时候分析各个工序的“在制品”库存在一段时期内的每天特定时刻的变化趋势。
这里的“在制品”是生产管理方面的常用术语，意思是“制造过程中的产品”，也可以说是“尚未完成的产品”，其英文是Work in
Process，简称WIP。
很多大公司都有一套生产追踪系统，用于追踪生产线上的产品的加工状态，为了方便读者理解，假如我们在生产铁皮桶的工厂任职，铁皮桶的生产过程包括4个工序，分别是：
（1）铁板剪裁；
（2）桶体焊接；
（3）桶身喷涂；
（4）最后装箱。
在产品制造过程中，生产追踪系统会实时、动态地“反映”每一个工序的在制品库存数据到系统数据库中，对于每一个工序的“在制品”库存，我们一般只能实时查询当时的情况，而不能查询过去某一时刻在制品库存的历史数据，因为生产执行系统的数据库一般不会持续地保存每一时刻在制品库存数据（如果要保存的话，那将是相当庞大的数据量）。所以，如果要想了解在制品库存在每天某一特定时刻的历史变化趋势，我们必须自己想办法！
为此，我们每天早晨8:00之前来到公司，第一件事就是使用Access的“外部数据→导入并链接”功能把生产执行系统在8:00这个时刻的在制品库存数据提取到Access中，并且“追加”存放到Access中的一个单独的表格中，每天一次，不断积累数据，以便我们在需要时把数据导出到Excel中分析在制品的库存变化趋势。
这个工作如果手动处理，无疑是重复而且单调的，并且时间要求是严格的，假设某一天由于交通堵塞我们未能在8:00之前赶到公司，那么这个抓取在制品库存的工作就耽误了，对于大规模的24小时不间断生产的企业来说，在制品库存是随时变化的，时间一旦错过了，当时的在制品库存数量也就再也无法得到了。
幸运的是，我们完全可以让Access软件帮助我们自动完成这件事情，下面看一下具体的实施过程。
5.1 &Access追加查询
假设我们已经用Access界面中的“外部数据》导入并链接》ODBC数据库”功能建立了Access到生产执行系统数据库的链接表，关于如何让Access和数据库直接建立联系，可能需要咨询公司的数据库维护人员。
建立Access到生产执行系统数据库的链接表，实际上就是建立了一个Access表格和生产执行系统数据库中的表格的一个动态链接。该链接表能够实时地反映外部数据的变化情况。
为了定时保存生产执行系统数据库的数据，我们需要再在Access中建立一个和这个链接表结构相同的本地表，用于存储每天某个时刻（如8:00）生产执行系统中实时变化着的“在制品库存”表中的数据。建立与“在制品库存”表结构相同的空表格的方法是：选中“在制品库存”链接表，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单里选择“复制”命令。
在Access界面左侧的Access对象列表的空白处单击鼠标右键，在弹出的右键菜单里选择“粘贴”命令。在弹出“粘贴表方式”对话框中，选择“粘贴选项”选项中的“仅结构(S)(本地表)”单选框，表示我们只复制原始表格的设计结构，即粘贴一个只含有列标题的空表，而不粘贴其中的数据。同时将粘贴的表格命名为“在制品库存-每日”。该表格将用来保存我们每天在特定时刻从“在制品库存”链接表中抓取的实时在制品库存数据，如图所示。
“在制品库存”链接表是从生产执行系统中链接过来的表，任何时候打开它，反映的都是该时刻生产执行系统中“在制品”库存的实时数据，如下图所示。值得注意的是，在该生产执行系统中的实时数据中没有反映该数据是什么时刻数据的时间标签，这意味着：你什么时刻打开这个表，表里的数据就是什么时刻的！
我们每天在抓取数据时需要知道该数据是何时抓取的，因此，我们需要在刚才复制到Access中的本地表结构中增加一个新的字段用以记录数据抓取时刻。
选中“在制品库存-每日”表，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，对该表格进行结构上的修改。
现在进入表格结构设计视图，在设计视图的上方，列出了该表格的所有字段名称和该字段能够存储的数据类型。我们可以看到，“产品代码”和“当前工序”只能存储文本类型的数据，“在制品数量”只能存储数字类型的数据。
现在在字段列表下方新增加一个字段（实际上是在相应的表中增加了一列），这个字段取名为“数据采集时间”，然后在“字段名称”列的最下方输入这个名称，在右侧的下拉列表中选择该字段只能存储“日期/时间”类型的数据。之所以这样规定，是因为我们想让这一列数据将来能够参与日期和时间相关的计算，如图所示。
增加完新的字段后，单击Access功能区左边的“视图”按钮，打开刚刚增加了新的字段的空表格。我们观察到，该表格右侧已经增加了一个自定义的新列“数据采集时间”，如图17-4所示，表示新字段增加成功！然后保存并关闭该表格。
下面进入我们“在制品”库存数据采集的关键步骤，即如何把链接表中的实时库存数据的每一行增加一个“数据采集时间”标签后追加到我们刚才设计的空表格中去呢？这里的“追加”的意思是在保留原有的数据的基础上增加新的数据。
在Access中完成这个任务非常容易。在Access中有一种查询类型叫做“追加查询”，该查询类型可以向某个表格中追加新的数据，下面来看一看如何使用Access中的追加查询来完成库存数据的自动采集工作。
在Access中的功能区中选择“创建→查询→查询设计”命令，进入Access查询设计界面。在“显示表”对话框中，列出了Access中的所有表格，因为我们要把“在制品库存”中的数据抓取到“在制品库存-每日”中，因此，我们选择“在制品库存”表，然后单击对话框下部的“添加”按钮，把“在制品库存”表添加到Access查询设计器界面上部，如图所示。
当鼠标停留在Access查询设计器界面时，我们会发现Access功能区上面出现了一个新的叫做“设计”的上下文标签（Office软件系统的智能感应菜单）。选择“设计→查询类型→追加”命令。表示我们要设计的追加查询，此时弹出“追加”对话框。
在“追加到”下拉列表中选择“在制品库存-每日”，表示我们要把数据追加到“在制品库存-每日”表中。在对话框的下方选择“当前数据库”选项，表示我们要把数据追加到“当前数据库”中的“在制品库存-每日”表中。然后单击“确定”按钮，关闭“添加”对话框，如图所示。
现在选择Access可视化查询设计器上方的“在制品库存”表格结构图中的“*”符号，将其拖曳到下方设计网格的“字段”行中，此时我们发现在查询设计网格的“追加到”行中自动出现了“在制品库存-每日.*”的字样，表示Access将要把“在制品库存”表格中的所有列的内容追加到“在制品库存-每日”对应列中。
这看起来很不错，但我们还没有完成任务，我们还需要在追加的数据中增加数据采集时间，只有这样，采集的数据才能在以后需要的时候按照“数据采集时间”序列分析库存的变化趋势。
单击Access查询设计器网格最后一列“追加到”一行所对应的单元格，在下拉列表中选择“数据采集时间”，表示我们将要向“在制品库存-每日”表格中的“数据采集时间”列追加数据。
向“在制品库存-每日”表中的“数据采集时间”列追加一个表示当前时间的数值，因此，在上方的“字段”行中输入“采集时间:Now()”，其含义是我们生成一列新的数据，数据的值是我们追加查询的执行时间，也就是数据采集的时间。Now()函数和在Excel中的Now()函数一样，是Access里的一个函数，能够得到当前的时间。“采集时间:Now()”中的“采集时间”表示我们给该列数据取了一个新名称，叫做“采集时间”，如图所示。
选择Access功能区中“设计→结果→视图”命令（注意不是上面有一个“惊叹号”图标的那个按钮，带有“惊叹号”图标的按钮是“执行”追加查询，不是“预览”将要追加的数据）。现在我们可以预览追加查询将要追加的数据，我们看到在预览的数据中有一列叫做“采集时间”的数据，内容是查询运行的时间，如图所示。
下面单击Access快捷菜单栏里的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中，给我们所设计的追加查询取一个有意义的名称，然后单击“确定”按钮。
这时，在Access界面左侧的Access对象浏览器中可以看到多出来了一个Access的项目，就是我们刚刚设计的查询。追加查询的图标是一个绿色的加号加一个黑色的惊叹号，如果我们双击该查询对象，该查询将被立即执行，把当前时刻的在制品库存数据追加到“在制品库存-每日”表中，如图17-9所示。
现在，我们已经利用Access中的追加查询功能把每天从生产执行系统中抓取实时库存的任务通过简单地双击就完成了，接着面临问题是：如何能够让这个动作在每天打开Access数据库时自动完成，完成任务后再自动退出Access数据库？
我们可以借助Access中的宏完成这个任务。
5.2 &Access中的宏
我们已经知道，在Access中，不再有“录制宏”的概念，我们需要自己设计宏，但这并不意味着在Access中，宏的使用变得复杂。事实上，Access已经把我们在操作Access时可能涉及的动作已经预先设置好，我们需要做的只是把Access中的预定动作按工作实际需要的顺序编排好就可以了，从这个方面上来讲，Access中的宏用起来比Excel中的宏更简单！
下面我们就开始设计宏，单击Access功能区“创建→宏与代码”功能组中的“宏”按钮。进入Access的设计“宏”界面。
在Access的宏设计界面中，我们会见到一个绿色的加号按钮，在界面的右边，有一个叫做“操作目录”的导航栏，在Access中可以执行的各种动作就分门别类地放在这里。我们现在还用不到这个导航栏，单击该导航栏右上角的“&”符号关闭它。
单击Access界面中间的绿色加号按钮，这表示增加一个宏动作。单击该按钮后，展开一个包含有各种预置的“宏动作”的下拉列表。这里就是Access预先为我们设置好的各种在Access中可以执行的宏动作，包括导入数据、导出数据、打开表格、执行查询等。
针对我们目前的任务需求，我们需要执行的动作是打开前面设计的追加查询以追加数据，因此在下拉列表里选择“OpenQuery”动作，这是指我们希望打开一个查询，如图所示。
这时进入了为我们选定的宏动作设置参数的对话框，我们所选动作“OpenQuery”所需的第一个参数就是查询的名称，表示我们要打开哪一个查询。单击宏设计界面右侧的查询列表，在该列表中选择需要执行的查询名称，如图下图所示。
我们已经在Access数据库中设计了一个追加查询“查询1-追加每日在制品库存”，所以应该选择它。对于“OpenQuery”动作后面的两个参数“视图”和“数据模式”选项，保持默认值。
单击“保存”按钮，给我们的设计的宏取名为“AutoExec”然后关闭Access设计宏界面，如图所示。我们发现在Access界面左侧的Access对象列表中多了一个我们刚刚设计的宏对象。
这里我们需要特别注意的是：我们在这里给宏取的名称不是一个一般的名称！如果我们给Access中的宏取名为“AutoExec”则表示这是一个在打开Access数据库文件后，可以自动执行的宏！如果我们给Access取了一个其他的普通名称，那么只有在打开Access数据库文件后，双击这个宏的名称才能够执行，而不会在打开Access数据库时“自动”执行！
下面测试一下AutoExcec宏：关闭Access数据库，再重新打开后，看到弹出如下对话框：“您正准备执行追加查询，该查询将修改您表中的数据。”这说明我们的AutoExcec宏已经自动执行了，只是由于Access中的安全机制，对于修改Access中数据的宏动作，需要用户确认。这里单击“是”按钮，如图所示。
此时再次弹出确认对话框，表示将要追加数据，单击“是”按钮，如图所示。AutoExec宏执行完毕。
现在双击打开Access对象列表中的“在制品库存-每日”表，我们发现，该表中已经有新的数据追加进去了，而数据的“数据采集时间（追加时间）”已经记录到了表格的最后一列，如图所示。
一切看起来还不错，但是唯一存在的问题是AutoExec宏执行过程中弹出来的那两个对话框会中断宏的执行过程。因为我们希望这个宏在无人工干预的情况下自动执行，而不是专门安排一个人来单击两次“确认”按钮。
在Access宏中，有一个叫做SetWarnings的动作可以帮助我们处理这些警告对话框。但是这个宏动作在Access默认情况下是隐藏的。我们需要单击Access功能区中“设计”标签下的“显示所有操作”按钮后，它才会出现在“添加新操作”下拉列表中。
选择功能区中的“显示所有操作”命令。然后单击“添加新操作”下拉列表，在其中选择SetWarnings动作。保持下面的“打开警告”默认参数设置为“否”，表示SetWarnings宏动作下方的宏不需要出现警告对话框，如图所示。
SetWarnings动作需要放在宏中能够引起报警的动作序列的前面，在SetWarnings动作上按下鼠标左键，把它拖到所有宏动作的最前面。
用SetWarnings动作抑制了警告对话框后，一般情况下，我们还需要在所有宏动作执行完毕后打开警告对话框功能，所以我们在宏序列的最后再增加一个SetWarnings宏动作，设置“打开警告”动作参数为“是”，表示恢复报警功能，如图所示。
现在关闭数据库后再将其打开，AutoExec宏自动执行，这次不再出现任何警告对话框，双击“在制品库存-每日”表，根据表中的“数据采集时间”列，发现又有新的数据追加到该表格中了，如图所示。
到现在为止，我们已经简化了工作，每天早晨8:00来到公司时，只需双击打开我们设计的Access文件，Access会自动执行AutoExec宏，这样任务完成了!
最后一个问题，由于Office安全机制，含有宏的Access文件在打开时会默认弹出安全警告对话框，这会影响Access宏的自动执行。我们可以用如下方法避免默认弹出的安全警告对话框。
选择“文件→Access选项→信任中心”命令，在对话框右侧单击“信任中心设置”选项，在弹出的“信任中心”对话框左侧单击“受信任位置”，在对话框右侧下方单击“添加新位置”按钮。这时弹出“Microsoft
Office受信任位置”对话框，如图所示。在“Microsoft
Office受信任位置”对话框中选择我们刚刚设计的Access文件所在的文件夹。这样再次双击打开刚刚设计的含有宏的Access文件就不会弹出默认的安全警告对话框了。
那么，如何在打开Access文件时避免执行AutoExec宏呢？可以在按着Shift键的同时双击打开Access
文件，Access里面的AutoExec宏就不会被执行，当我们想查看和修改Access文件中的内容时可以使用这种方法打开带有AutoExec宏的Access文件。
5.3 &睡着觉就把活干了
利用前面精心设计Access宏，我们已经把手动操作的工作自动化了，每天早晨8:00来到公司，只需双击打开我们设计的Access文件，Access自动执行AutoExec宏，等待几分钟后，任务完成了!
可是如果公司领导突发奇想，想采集一下每天午夜24:00的在制品库存情况，那怎么办？难道我们半夜来公司，双击打开一下Access文件？
完全不用！利用Windows操作系统中的“计划任务”工具，可以让Access在午夜帮我们干活！
在介绍Windows操作系统中的“计划任务”工具之前，我们再修改一下前面设计的宏动作序列。
在上一节设计的宏中，宏动作执行完毕后，Access文件并不会自动关闭，我们现在希望在宏中的追加数据动作完成后，自动关闭并退出Access数据库。
如果刚才的数据库还处于打开状态的话，单击选择AutoExcec宏，如果数据库已经关闭，可以在按着Shift键的同时，双击数据库文件，打开Access数据库，以避免AutoExcec自动执行。右键菜单中选择“设计”选项进入设计宏界面，保持Access功能区“设计”标签下的“显示所有操作”按钮按下的状态，增加一个QuitAccess的动作，参数选择为“全部保存”。然后保存宏并关闭宏设计界面，最后关闭Access数据库文件，如图所示。
这时，再次双击打开Access数据库文件，Access执行宏后，自动关闭数据库，虽然表面看上去好像什么也没发生一样。事实上，在制品库存的实时数据已经被采集到了Access中的“在制品库存-每日”表中了。
我们可以按着Shift键的同时双击打开Access
文件，查看Access文件中的“在制品库存-每日”表中是否增加了新的内容。
修改好AutoExec宏后，回过头来再介绍一下Winows里的“计划任务”工具。“计划任务”工具能够定时打开我们设计的Access程序，“计划任务”工具在需要在某个特定时刻执行某项程序的时候非常有用。
XP操作系统为例（Win7以后版本也有这个计划任务工具，界面可能有所不同），选择“开始→所有程序→附件→系统工具→任务计划”命令，在“任务计划”窗口中，单击“添加任务计划”按钮，此时弹出“任务计划向导”。在“任务计划向导”对话框中单击“下一步”按钮，如图所示。
在这一步中，我们选择需要定时执行的程序，单击“浏览”按钮，选择需要定时执行的Access文件，如图17-22所示。
进入下面的对话框后，我们给正在设置的任务计划取一个名称，在对话框下部，选择“每天”单选框，表示我们的任务要每天执行。然后单击“下一步”按钮，如图所示。
在下面的对话框中，指定任务的执行时间为8:00，当然根据实际情况的需要，也可以指定运行时间为午夜12:00，然后单击“下一步”按钮，如图所示。
在这个对话框中，需要输入你的计算机登录时的密码，输入完成后，单击“下一步”按钮，如图17-25所示。
此时弹出如图对话框，表示任务计划设置完成。单击“完成”按钮，关闭“任务计划向导”对话框，如图所示。
现在，我们在“任务计划”窗口中看到了新增加的任务计划名称，如图所示。好了，现在只要保证我们的计算机处于开机的状态，那么每天早晨8:00，Access就会忠实地帮我们完成本来需要手动完成的工作了！如果我们的任务计划设置在午夜12:00点，那么，我们睡着大觉就把工作做完了！当然，你的计算机需要24小时保持开机。
本文选自《让Excel飞》第二部分内容，对应的电子版，可阅读：《Access带你飞！》
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