如何新建outlook新建规则电子邮件规则实现邮件自动分类

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Outlook2007中规则的设置方法――以设置分类文件夹为例
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&&在outlook中如何使用规则分类接受邮件
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使用Outlook的“邮件规则”功能实现邮件信息的自动分拣
作为销售经理,小黄每天都要收到很多电子邮件,默认情况下,它们都会统统放入&收件箱&这个文件中。在一个文件夹中存放如此多的电子邮件,难免会出现把某重要客户的邮件忽视的现象,而这可能会为企业造成无法挽回的损失。通过向人请教,小黄学会了使用Outlook的&邮件规则&这一强大的功能,借助它,所有问题都迎刃而解。
新建专属文件夹
在Outlook 2010中,通过功能区中的&文件夹&选项卡,可以非常轻松地创建属于自己的文件夹。
1. 在Outlook 2010电子邮箱中,切换到&文件&选项卡,单击&新建&选项组中的【新建文件夹】按钮,如图1所示。
图1 新建文件夹
2. 在随即打开的&新建文件夹&对话框中,为新文件夹定义一个名称,如&重要客户蔡总&,并在&选择放置文件夹的位置&列表框中选择目标位置。此处,选择&收件箱&,单击【确定】按钮,关闭对话框,如图2所示。
图2 确定名称及位置
3. 此时,在Outlook的左侧导航栏的&收件箱&文件夹下便可看到刚刚创建的子文件夹,如图3所示。
图3 收件箱中的文件夹
创建邮件规则
专属文件夹创建成功后,便可通过创建邮件规则,来实现邮件的自动分拣。
1. 在&开始&选项卡的&移动&选项组中,单击【规则】按钮,并执行下拉列表中的【管理规则和通知】命令,如图4所示。
图4 管理规则和通知
2. 在随即打开的&规则和通知&对话框中,单击【新建规则】按钮,如图5所示。
图5 新建规则
3. 在随即打开的&规则向导&对话框中,在&步骤1:选择模板&选项区域中,选择&将某人发来的邮件移至文件夹&选项,并单击【下一步】按钮,如图6所示。
图6 选择模板
4. 在向导的&想要检测何种条件?&页面中,确保选中&发件人为个人或公用组&复选框,当然,您也可以根据实际需要选择其他条件,本例只选择这一个检测条件。并在&步骤2:编辑规则说明(单击带下划线的值)&选项区域中,单击&个人或公用组&文本链接,如图7所示。
图7 确定检测条件
5. 在随即打开的&规则地址&对话框中,查找到需要应用规则的客户地址,即&蔡耀明&,双击他,将其添加到下方的&发件人&文本框中,再单击【确定】按钮关闭对话框,如图8所示。
图8 确定应用规则的客户地址
6. 此时,在&规则向导&对话框中,可以看到发件人已被指定为&蔡耀明&,继续单击【下一步】按钮,如图9所示。
图9 指定发件人
7. 在&如何处理邮件?&页面中,选择合适的操作(本例中保留默认设置),然后在&步骤2:编辑规则说明(单击带下划线的值)&选项区域中单击&指定&文本链接,如图10所示。
图10 选择处理邮件的方式
8. 在随即打开的&规则和通知&对话框中,选择目标文件夹,即前面创建的&重要客户蔡总&文件夹,然后单击【确定】按钮,如图11所示。
图11 选择目标文件夹
9. 此时,在&规则向导&对话框中,即可看到目标文件夹已被指定为&重要客户蔡总&,继续单击【下一步】按钮,如图12所示。
图12 指定的目标文件夹
10. 在&是否有例外?&页面中,可根据实际情况进行例外设置,以排除某些特殊邮件(本例中不做选择)。设置完成后,继续单击【下一步】按钮,如图13所示。
图13 排除特殊邮件
11. 在&完成规则设置&页面中,为该邮件规则定义一个便于理解的名称,如&来自重要客户蔡总的邮件&,然后,单击【完成】按钮,如图14所示。
图14 完成规则设置
12. 此时,在&规则和通知&对话框中,便可以看到刚刚创建好的邮件规则名称,以及规则说明,如图15所示。
图15 创建好的规则及说明
13. 最后,单击【确定】按钮关闭对话框,邮件规则创建完成。
邮件规则设置完成以后,当销售经理小黄再收到客户&蔡耀明&的邮件时,Outlook就会自动将其分拣至目标文件夹&重要客户蔡总&中,这样,小黄就再也不必担心遗漏重要客户的来&电&了。
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