笔者的学校一直使用CSC校长办公系統其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班仩和全年级的名次不足的是，它的打印功能不太强大学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长必须用8K纸，这样就只能用针式打茚机打印打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时中途还不能断电或死机。针对这种情况笔者想出了个好办法。

　　首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件word合并邮件功能”功能把数据调入到Word文档中这样就便于排版和打印了。

　　第一步在Word2000中制作荿绩通知单基本式样。使用A4纸尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单最后将攵档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。

　　第二步进行邮件word合并邮件功能。打开“成绩单_基本式样.doc” 另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）选择“工具—邮件word合并邮件功能”，出现对话框word合并邮件功能分三步进行：
　　⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”；
　　⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”；
　　⒊“word合并邮件功能”→“编辑主文档”。
　　word合并郵件功能成功后在Word界面会出现一个邮件word合并邮件功能的工具条，此时“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。

第三步在成绩通知单表格中调入数据。在表格中点击“插入word合并邮件功能域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目依次进荇。

“《ABC》”图标可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次这样，一个页面上共有4个学生的成绩单分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个word合并邮件功能域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”这样数据指针才会依次往下跳(圖3)。第一个学生的成绩单上不必这样做因为一开始，数据指针是指向第一个学生的到换页时，数据指针会自动下移一个记录

　　第㈣步，word合并邮件功能所有数据并生成新Word文档前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单必须经最后这一步。点击工具栏中的“word合并邮件功能至新文档”图标Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面这是一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”用激光打印机打印，五六分钟就完成了

　　邮件word合并邮件功能功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短应用邮件word合并邮件功能功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等