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单项选择题演示文稿中插入的图表是______。A．Word对象B．Word表格C．Excel对象D．Excel表格
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Word、Excel、PowerPoint综合【office软件应用】
第五章 Word、Excel、PowerPoint综合实战本章综述 本章主要介绍Office 2003办公软件中 Word 2003、Excel 2003以及PowerPoint 2003等应用程序的高级用法及相互之间的 调用，这些功能属于Office的高级功能， 利用他们可以提高办公效率。5.1 Word、Excel、Power
Point的相互调用技巧Office套件中各个应用软件间存在着互动 关系，由于采用了对象链接与嵌入（OLE） 技术，使得各个应用程序之间可以相互传递 信息共享数据资源，还可以为应用程序创建 其他程序的对象，双击对象可以启动相应的 应用程序进行编辑，使得操作灵活，功能更 强。5.1.1 在Word中插入Excel表格与图表Word和Excel是我们在日常工作中经常使用的软件，在实际工作中，如果能熟练地将二者配 合起来，发挥它们各自的长处，会取得事半功倍的效果。 例如：要写一篇关于学期成绩的分析报告，可在Word中编辑文本内容，然后在合适位置嵌入已 经制作好的Excel成绩表格。在Word中嵌入已有的Excel工作表的方法很多，各具特点，可根据 具体情况而选用。下面分别介绍： 1．利用“复制、粘贴”命令来嵌入表格 此种方法插入的表格内容为Word文档中的普通表格，且与Excel脱离了关系。其操作如下： 1）打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。 2）选择【编辑】|【复制】命令，将选中的对象复制到“剪贴板”中如图5.1所示。图5.1将选中的对象复制到“剪贴板”3）切换到Word文档中，定位插入点，然后选择【编辑】|【粘贴】命令即可。 2．利用“选择性粘贴”命令来嵌入表格 利用此方法插入表格后，双击插入的表格可进入Excel编辑状态，并可以在其中 进行编辑，但原Excel工作表中的数据如有改变，对Word中嵌入的表格不会产生影响。 其操作步骤如下： 1）打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。 2）单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。 3）回到正在编辑的Word文档中，定位插入点，选择【编辑】|【选择性粘贴】命 令如图5.2所示。图5.2 “编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。4）打开“选择性粘贴”对话框，选择“粘贴”单选框，表示将对 象嵌入Word文档中。在“形式”列表框中选择“Microsoft Excel工 作表对象”选项，表示粘贴的内容可以用Excel工作表来编辑它，最 后单击“确定”按钮，如图5.3所示。图5.3 “选择性粘贴”对话框3．利用插入对象的方法来嵌入表格 此种方法表格一旦嵌入后，双击插入的内容可进入Excel编辑状态。而如果 对原Excel工作表中的数据进行修改，Word中嵌入的表格也随之改变。 1）打开正在编辑的Word文档，首先定位光标，然后选择【插入】|【对象】 命令，如图5.4所示。图5.4 “插入”菜单中的“对象”2）打开“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡，在“文件名” 框中输入Excel工作表所在位置，或按“浏览”按钮进行选择，如图5.5所 示，。图5.5 word文档中“对象”对话框 选中“链接到文件”复选框，可使插入内容随原Excel表格中的数据的改 变而改变，最后单击“确定”按钮。 3）适当调整表格显示内容的位置。4．将Excel图表插入到Word文档中 Excel的图表插入到Word文档中的操作方法如下： 1）在Word中选择【插入】|【对象】，打开“对象”对话框， 如图5.6所示，在该对话框中单击“新建”选项卡，在“对象类型” 列表框中选“Microsoft Excel图表”，单击“确定”按钮即可把一 个Excel缺省图表插入到Word文档中。图5.6 “对象”对话框图5.7 Excel缺省图表图5.8 插入的缺省表格2）如果要修改图表的数据，可单击图5.7中Sheet1的工作表标签，切换到如 图5.8所示的表格，修改工作表中的数据后，就会为如图5.9所示的图表。图5.9 修改数据后的图表 如果要将已经编辑好的图表插入到Word文档中，只需在图5.6的打开 “对象”对话框中，选择“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮浏览 到图表文件后，单击“确定”按钮即可。 另外可以利用剪贴板的功能，在Word文档中插入Excel图表，其方法是： 启动Word和Excel，在Excel中选中已经编辑好的图表，选择【编辑】|【复 制】命令。然后切换到Word窗口，将光标移到插入点位置，选择【编辑】| 【粘贴】命令。即可将Excel图表插入到当前Word文档中。5.1.2 PowerPoint中插入Excel表格、图表与图形在PowerPoint中插入Excel表格时，经常要求PowerPoin演示文稿中的数据必须 与Excel工作表中的数据保持一致，下面介绍有关的操作内容。 1．在PowerPoint中插入Excel表格 在Excel工作表中，选定包含公式的单元格，然后将其复制。切换到PowerPoint 中，选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，如图5.10所示。在弹出的对话框中，选中 “粘贴链接”单选框，然后按“确定”按钮如图5.11所示，就会被粘贴为链接的对 象。此时，原始信息还保存在Excel源文件中，在PowerPoint目标文件演示文稿中显 示的是链接信息的映象，保存的只是原始数据的位置。这时如果更改Excel源文件中 的原始数据，连接信息将会自动更新。如果要更改嵌入对象，双击该对象即可在 Excel源应用程序中打开并编辑数据。5.10 “编辑”菜单5.11 “选择性粘贴”对话框如果在“选择性粘贴”对话框中选择了“粘贴”中的选项，那么被复制的内容是 以文本的形式出现在演示文稿中，更改Excel中的原始数据并不影响PowerPoint中表 格的内容。 当然，有时候想链接的不只是一两个数据，而是整个工作表，可以使PowerPoint 目标文件中的数据表与Excel源文件保持一致，那就是利用插入对象来实现。方法是 选择【插入】|【对象】命令，如图5.12所示。然后在图5.13种选择“由文件创建” 单选框，单击“浏览”按钮查找所需的工作表文件名，然后选中“链接”复选框， 单击“确定”按钮，整个工作表就被链接过来了。现在如果修改Excel源文件数据， PowerPoint中表格的数据也随着变化。图5.12 “插入”菜单图5.13 “插入对象”对话框如果要在其它计算机上放映演示文稿，而演示文稿中又链接了Excel工作表，那 必须将该工作表随演示文稿一起复制到该计算机中，且路径还须相同，否则就不能 打开和编辑工作表。 如果Excel工作表的数据已经固定了，在PowerPoint中就没有必要再链接工作表了， 现在选择原来所链接的工作表，单击“编辑”菜单上的“链接”命令，如图5.14所 示。图5.14“编辑”菜单上的“链接”命令打开“链接”对话框，如图5.15所示，选择原来所链接的文件， 单击“断开链接”按钮，单击“关闭”按钮返回。此时PowerPoint 中所看到的数据表是一个图形对象，而不再与源数据有任何关系了。图5.15 “链接”对话框 2．在PowerPoint当中创建和插入图表 在Excel一节中讲到图表可以更加直观的反映数据间的各种关系，帮 助用户分析表格数据。在演示文稿中使用图表可以帮助讲演者给听众一个 直观的视觉效果。图5.16所示是在PowerPoint中作出来的几种图表。图5.16 PowerPoint中图表在PowerPoint中插入图表可以通过选择【插入】|【图表】命令或单 击工具栏中的“插入图表”按钮直接插入图表。这时就进入了图表编辑 环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有 标题栏没有变，如图5.17的图标编辑窗口。图5.17 图表编辑窗口单击“数据表”窗体，如图5.18所示，用户可以在其中直接编辑图表数据。 在图5.18数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图 表也随着变化。数据表的第一行和第一列是标题，可以直接修改。单击其中一个单 元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标 题和数据就可以了。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击 第一列列标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令；如果要删除行数据，可 用鼠标右键单击相应行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令。图表会随 着数据的变化而变化。图5.18 数据表 为图表添加标题。关闭数据表，选择【图表】|【图表选项】命令。在 打开的对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入 标题，如图5.19所示，最后“单击”确定”按钮即可。图5.19 “图表选项”对话框柱形图是默认的图表类型，用户可以根据需要修改图表的类型。方法 是，单击工具栏中的“图表类型”下拉列表框 。从列表中选择“折线图”，当前图表就变为折线图，如图5.20所示。此外，还可以详细地改变图 表类型，选择【图表】|【图表类型】命令，在打开的“图表类型”对话框选 取一种图表类型，这时右面还会列出子图表类型。图标类型有XY散点图、面 积图、股价图……，种类很多。可根据数据的特点，选择相应的图表类型。图5. 20 折线图 此外，设置图表格式还有更简单地方法，既是把鼠标直接移动到图表中 想要编辑的地方，这时就会出现光标处的名称，双击鼠标，就可以打开关于 该区域的设置对话框了。如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行” 或“按列”按钮。“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，“按行”就 是比较每个季度各地区的销售量，“按列”就是比较每个地区在各个季度的 销售量。图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境， 返回到PowerPoint中了。如果想了解详细的图表操作，可以参考第3章里对图 表更详细的介绍。3．PowerPoint中绘制图形 幻灯片都是由各种对象组成的，如线条、图形、图片和图表等都是组成幻灯片的对象。使用 对象的好坏，直接影响幻灯片的整体效果。PowerPoint不但具有功能齐全的绘画和图形功能， 还可以利用三维和阴影效果、纹理、图片或透明填充以及自选图形来修饰文本和图形。配有图 形的幻灯片不仅能使文本更易理解，而且是十分有效的修饰手段，利用系统所提供的绘图工具， 可以使你的愿望在演示文稿中得到最佳体现，从而创建出一流的演示文稿。 要想绘制图形就要用到“绘图”工具栏，“绘图”工具栏在屏幕的下部，工具栏上的按钮很 直观，用起来也很简单、方便，见图5.21所示。图5.21 “绘图”工具栏1）基本绘图 单击“直线”按钮，把鼠标指针移到幻灯片窗口中，光标变成了“十”字型， 在直线起始位置按下鼠标并沿着某一方向拖动，就会有一根直线沿鼠标指针拖动的 方向出现在屏幕上，当拖动到预定位置后，松开鼠标，直线就画出来了，光标也恢 复为箭头形状。 如果对刚才画的直线不满意，想把它变长一点儿的话，就把鼠标指针定位到直 线的一个端点上，当指针变为双箭头时，按下鼠标左键并拖动这个点，这时直线的 长度和方向都有变化，当达到预想效果时，释放鼠标，直线就改完了。 利用同样的操作方法可以画箭头、矩形和椭圆，比如想画一个椭圆，单击“绘 图”工具栏上的“椭圆”按钮，再按下鼠标拖动，椭圆就画出来了。如果想画圆要 按Shift键，再用同样方法画椭圆，出来的就是圆形。用同样方法，可以利用矩形按 钮画正方形，如图5.22所示。图5.22绘制图形在“绘图”工具栏中有线型、虚线线型和箭头样式三个按钮， 单击它们都可以打开一个下拉列表框，从中选择线的粗细大小、虚 线型式、箭头的方向和形状等，要改变所画图形的样式，可以先选 中它然后改变线型，如选个6磅粗的线，再选条虚线，线形就改变 了如图5.23所示的形状。图5.23 图型线型的改变下面介绍移动图形。移动图形有两种方法，一是把光标放在图形上， 等它变成四向箭头时，用鼠标拖动到适当的位置，还有一种方法是先选中 它，按方向箭头键操作，要是想调得更细，就按住Ctrl键，然后再按相应的 方向箭头键，这时可以细微地调整对象的位置。如果想更精确地调整对象 的位置，可以选中图形，右击鼠标选择“设置自选图形格式”命令，如图 5.24所示，弹出“设置自选图形格式”对话框，在这里可以精确地设置图 形的颜色和线条、尺寸、位置等，如图5.25。图5.25 “设置自选图形格式”对话框 图 5.24 移动图形选中对象快捷菜单选择“尺寸”选项卡，在“高度”、“宽度”、“旋转”微调 框中输入指定的数值，如图5.26所示，单击“确定”按钮即可。图5.26“尺寸”选项卡图5.27 “其它自选图形”窗口除了基本的画图方式，系统还提供了绘制“自选图形”。方法是单击“自 选图形”按钮，可以看到里面有各种图形供选择，如果这些自选图形还不够， 可以选择“其他自选图形”命令（如图5.27所示），就可以在弹出的“剪切 画”任务窗格中选择满意的自选图形。2）图形的填充、组合 如果想改变图形颜色点一下“填充颜色”按钮旁的下拉框，然后选取淡蓝 色如图5.28所示。其实图形中不但可以填充各种颜色，还可以填上效果。 方法是在弹出的下拉框中选择“填充效果”命令，选取“单色”填充效果 如图5.29所示。图5.28 选择填充颜色图5.29 填充效果不但图形的方框里面可以填上任意效果，就是图形的框线本身也可以改换 颜色和线型。方法是单击“线条颜色”按钮，改变图形的框线颜色即可。在图形里还可以写文字。方法是，右击选中图形，在弹出的菜单 中，选择“添加文本”命令，然后在图形里输入“工艺流程”，如 图5.30所示。给图形对象添加文本还有一个快捷的方法，保持图形 处于选择状态，按一下F2，就可以输入文本了。图5.30 给图形添加文字图形还能设置阴影和三维效果，方法是，选取一个图形。在“绘图” 工具栏中，单击“阴影”按钮 ，从中选取一种阴影形式，图形就带 阴影了。如果想让图形变成立体的，就单击“三维效果”按钮 ，选择 一种三维效果，图形成为立体的了，如图5.31所示。图5.31 给图形添加阴影和三维效果当绘制了多个图形后，有时还需要将几个图形组合为一体，以 便整体地移动、复制等操作。如果要将图形组合成一体，可以选中 它们，如图5.32所示，然后单击““绘图”工具栏中的按钮，在弹 出的菜单中，选择【组合】命令，所选图形即被组合成一个图形了。图5.32 图形组合如果要调整其中的某一个图，或是想取消组合的图形，可以用鼠标右单击组合的 图形，选择【组合】|【取消组合】命令即可。图形就被拆开了。如果改了一个图形后， 想再把这些图形组合起来，就不用再把它们全选上了，只需右击其中一个图形，在弹 出的菜单中，单击右键，选择【组合】|【重新组合】命令即可。 4．图片的效果处理 在PowerPoint中插入剪切画后，可以对插入的剪贴画进行颜色调整，方法是，选中 剪贴画，单击右键快捷菜单中的“显示图片工具栏”，如图5.33所示。单击“图片重 新着色”按钮，弹出一个对话框，可以将颜色按自己的想法随意修改，如图5.34所示。图5.33图片工具栏图5.34 “图片重新着色”在“图片”工具栏中，按钮 是进行“图像控制” 的，可以把图片变成“灰度”、“黑白”、“冲蚀” （即水印）等效果，利用它可以把剪切画变成水印效果， 作为背景图案。 在幻灯片中还可以把GIF插入动画文件，但GIF图片 文件是在幻灯片放映时才会动的，如果以Web页发布演 示文稿并在Web浏览器中进行查看，GIF图片也会动起 来。 可以对插入到PowerPoint的GIF图片进行缩放、移 动等操作。但要注意，不能在PowerPoint中使用“图片” 工具栏对GIF图片进行裁剪或填充、边框、阴影和透明 度等设置。如果要编辑GIF只能在专业的图像编辑程序 中修改，然后再在幻灯片中插入文件。5.1.3 Word表格与Excel表格之间的直接转化Word与Excel应用软件间同样可以相互传递信息共享数据，而两者间的数据传递以 表格数据最为常见，下面分别介绍将Word表格嵌入Excel文件、将Excel表格链接至Word 文档方法。 “嵌入”就是将其他软件制作的内容（对象），直接粘贴到当前软件工作区中，形 成文档的一部分。将Word表格以嵌入方式导出至Excel文件，就是采用复制粘贴的方法， 将Word制作的表格粘贴到Excel中，形成Excel的表格内容，操作步骤如下： （1）打开要导出其表格内容的Word文档，选中表格内容并把它复制到剪切板中。 （2）打开或新建一个需要插入Word表格内容的Excel工作表。 （3）选中Excel中需要导入内容的表格区域左上角第一个单元格，单击工具栏中的粘贴 按钮即可。 采用上述方法粘贴的表格与原表无关。如果需要Word文档中的表格内容跟踪Excel 表格内容，即实现Excel表格内容与Word表格内容的链接。则需要选择【编辑】|【选择 性粘贴】命令，弹出如图5.35的对话框，选中“粘贴链接”单选框，选择粘贴的方式为 “Microsoft Word文档对象”，单击“确定”按钮即可。图5.35“选择性粘贴”对话框5.2 综合实战案例一：毕业实习论文 论文的排版是让许多人头疼的问题，尤其是 论文需要多次修改时更加令人头疼。本节将介 绍一些用Word排版论文的技巧，让论文排版更 加方便和轻松。这些技巧不只在论文写作中可 以使用，在写其他文档时也可以使用。 5.2.1 案例分析 这里以制作一篇几十页的长文档为例，这份 论文要求使用16开纸；每页打印25行，每行30 个汉字。要有封面和目录；单面打印；除封面 和目录外，每页的页眉有题目；页码一律在页 面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之 后为第1页。5.2.2 操作重点与难点1．设置页面 将论文的整体格式预先定义好，才有可能在以后的编排中改动最少。毕业论文撰 写规范通常会规定页边距、装订线、纸向、纸型、页眉和页脚的距边界距离以及文 章的行间距等．这些都是在“页面设置”中进行设置的。 选择【文件】|【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡， 如图5.36所示。图5.36“页面设置”对话框通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5 或16开纸，只需从“纸张”的选项卡中选择相应类型的纸即可。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图5.37所示。图5.37 “文档网格”选项卡 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，16开纸张默认为“每行32”个 字符，可以适当减小，例如改为“每行30”个字符。同样，在“行”设置中，默认 为“每页32”行，可以适当减小，例如改为“每页25”行。这样，文字的排列就均匀 清晰了。2．样式设置 论文对格式一般都有一定的基本要求，也就是行文要“规范”，即文 章各个段落有其固定的格式，从而使得整个文体具有相对固定的风格。为 统一文体风格，在同一篇文章中相同级别的段落应当具有相同的修饰风格。 将修饰某一类段落的参数（包括：字体、字号、对齐方式等）组合，赋予 一个特定的段落格式名称，就称为“样式”，也称为“段落格式”。 样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以 及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或 者段落中选定的字符上。所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。 Word 2003本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式 不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内 置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但是用户可以删除自 定义样式，却不能删除内置样式。 （1）“点名法”设置“样式” 打开Word应用程序，选择【视图】|【工具栏】菜单，弹出其下一级级 联菜单，单击“格式”命令可以显示或隐藏“格式”工具栏。通过“格式” 工具栏中的“样式”下拉列表框可以查看或修改段落格式。 所谓“点名法”设置“样式”主要是利用鼠标，首先单击选中要修饰的 段落，再单击工具栏上的“样式”下拉列表框中相应的“样式”名来完成 段落的修饰。（2）“格式刷”复制“样式” 利用“格式刷”可以快速复制选定的文字修饰参数，包括选定的段落的样式。拖拉（或单击）选 择 被复制的文字（或段落），单击工具栏中的“格式刷”按钮，然后拖动选择被修饰的文字（或单击 被修 饰的段落）就可以实现格式的快速复制。 3．插入页眉和页脚 页眉和页脚是打印在文档中每页的顶部（页眉）或底部（页脚）的文字或图形。在Word中，可 以建立非常复杂的页眉或页脚，其中不仅可以包含页码，而且可以包含日期、时间、文字或图等。 创建页眉和页脚 选择【视图】|【页眉和页脚】命令，出现如图5.38所示窗口，在该窗口中，用一个虚线框表明 页眉区或页脚区，并显示“页眉和页脚”工具栏。图5.38 创建页眉和页脚窗口单击“在页眉和页脚间切换”按钮可 切换到页脚区；单击“显示／隐藏文档文 字”按钮可以显示或隐藏文档文字；如果 要插入页码、日期或时间，可单击“页眉 和页脚”工具栏中的相应按钮。 在页眉和页脚区输入相应的内容并进 行所需的格式设置后，单击“页眉／页脚” 工具栏中的“关闭”按钮即可完成页眉和 页脚的设置。 2）在首页和奇偶页上创建不同的页眉和 页脚 Word允许在文档的奇数页和偶数页 设置不同的页眉和页脚，或者在文档的第 一页上创建一种页眉或页脚，而在其他页 上创建另一种页眉或页脚。其操作如下： （1）选择【视图】|【页眉和页脚】命 令，出现页眉区和“页眉／页脚”工具栏， 单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设 置”按钮，打开“页面设置”对话框并选 择“版式”标签，如图5.39所示。选择 “奇偶页不同”或“首页不同”复选框， 然后单击“确定”按钮。 图5.39 在首页和奇偶页上创建不同的页眉和页脚（2）单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示 前一项”或者“显示下一项”按钮，移到文档 的首页页眉或页脚中，创建要显示在首页上的 页眉或页脚。如果不想在首页上显示页眉或页 脚，可以清空页眉区或页脚区。单击“页眉和 页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮或者 “在页眉和页脚间切换”按钮，移到页眉区或 页脚区，然后创建要在文档或节的奇偶页上显 示的页眉和页脚，单击“页眉／页脚”工具栏 中的“关闭”按钮。4．Word中节的作用 如果整篇文档采用统一的格式，则不需要进行分节；如果想在文档的某一部分中间 采用不用的格式设置，就必须创建一个节。节可小至一个段落，大至整篇文档。节 用分节符标识，在普通视图中，分节符是两条横向平行的虚线。Word将当前节的文 本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中。 当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建一新节。如： 垂直对齐文本的方式。 页码的格式和位置。 报版样式的栏数。 页眉与页脚的文本、位置和格式。 页边距、纸型、页面方向。 背景、主题等。 插入分节符步骤如下： （1）光标移到需要插入分节符的位置。 （2）选择【插入】|【分隔符】命令。 （3）单击【分节符类型】下的分节符类型的单选项按钮，如图5.40所示。分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于在 没有分节前，Word自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设 置与在整篇文档中的页面设置相同。只是注意要将“应用于”后面的 列表框中选择为“本节”即可，如图5.41所示。图5.41 word 页面设置和节的使用 分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。 分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他部分的页眉和页脚。5.2.3 操作技巧1．高级输入功能 在Word应用程序中编辑文档时，Word应用程序提供了一些文档输入高级功 能，比如对错误的词组、符号给出错误提示，提供修改意见；对输入过程中的习 惯性错误自动进行更正；设置自动图文集进行快速录入，提高工作效率。 1）错误处理 Word可以识别的常规性错误主要分为两类：拼写错误与语法错误。在使用 Word的过程中，输入相应的文字，有时发现一些词组或符号的下面出现红色或是 绿色的波浪线。这正是Word自动为用户检测到的拼写错误（红色波浪线）或语法 错误（绿色波浪线）。 在出现错误的对象上单击鼠标右键，会弹出快捷菜单，并提示更改建议。 单击快捷菜单中正确的建议即可替换错误的内容，如图5.42所示。 对于不需要更正的对象（比如说没有被Word收录的新名词），不希望Word提 示错误，单击“忽略”菜单即可。图5.42 校对识别的错误图5.43“自动更正”功能扩展应用2）自动更正 以使用“自动更正”为一些固定的长词或长句，设置缩 写输入。具体操作步骤如下： （1）启动Word（任意一个文档窗口均可）。 （2）选择【工具】|【自动更正】命令，弹出相应对话框。 （3）在“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡内， 单击“替换”框，在其中键入要替换的缩写内容如“gzjxk”； 在“替换为”框中键入替换后的内容“高职教学科”。见图 5.43所示。 （4） 单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮就可以完 成缩写设置（在这里将“高职教学课”设置成了缩写 “gzjxk”）。 如果需要删除已经设置的缩写，可以参照上述步骤 （1）、（2），然后在列表中选中要删除的缩写，单击对2．自动翻页 当在Word中阅读一篇较长的文章时，可以让Word自动翻页。在Word 中打开要阅读的文章，选择【工具】|【宏】|【宏】命令。在弹出的对话 框中，在“宏的位置”下拉框中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列 表框中选择“AutoScroll”并单击“运行”按钮，如图5.44所示。图5.44 设置宏现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚运条上，指针在滚动条的 上半部，则向上翻页，在下半部则向下翻页，放在中部则暂停翻页， 要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标即可。如果经常使用此 功能，可将它添加到工具栏中，选择【工具】|【自定义】命令， 选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“所有命令”，然后从 “命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上，此时工具栏上就出现 了“自动滚动（A）”，单击它则可启动自动滚动功能如图5.45所 示。图5.45 宏命令添加到工具栏3．定制统一格式按钮 1）选择【工具】|【宏(M)】|【录制新宏…】命令，在“录制宏” 对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如“Macro7”,如图5.46所 示。图5.46 “录制宏”对话框图5.47 “宏自定义”对话框2）单击图5.46中的“工具(T)”按钮，在弹出的对话框中选择“命令”选项卡。 3）在“命令”选项卡中，“类别”栏选择“宏”，“命令”栏选择要录制 的宏命令并将它拖动到工具栏的合适位置，图5.47所示。4）单击工具栏上的“Normal.NewMacros. Macro7”，在图5.48中选 择“更新所选内容”，列表框，并将“命名”后面框中的 “Normal.NewMacros.Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮 的名称。5）单击“关闭”按钮，完成宏按钮的建 立。图5.48 修改宏名建好按钮后，Word会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态，如图5.49所示。图5.49 进行宏录制的word窗口接着可做以下几步操作： （1）删除段首空格 按“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。 单击【编辑】|【替换】，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“^p ”（“^p”为段落标记，后 面跟一个中文空格），“替换为”设为“^p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击“全部替换”按钮。替 换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。 将“查找内容”改为“^p ”（“^p”后跟一个英文空格），“替换为”和“搜索范围”不变，然后单击四 次“全部替换”按钮，这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击“关闭”按钮退出对话框。 （2）设置首行缩进两字符，行距调整为单倍行距 按“Ctrl+A”选定全文。 选择【格式】|【段落】，在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符，行距为“单倍行距”，然后单击 “确定”退出对话框。 （3）设置字体 选择【格式】|【字体】命令，在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号，再单击“确定”退出对话框。 按“Ctrl+Home”键将光标移到段首，再按“Delete”键删除段首的一个空行。 单击【格式】|【段落】命令，在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”，“对齐方式”为“居中”， 然后单击“确定”退出对话框。 按“Shift+End”键选中第一行，然后选择【格式】|【字体】命令，在弹出的字体对话框中设置黑体、三 号，再单击“确定”按钮退出对话框。按“Home”键取消选定。 （4）设置页面 选择【文件】|【页面设置】命令，在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.5×27厘米”（即16开 纸），上下左右边界分别设为“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后单击“确定”按钮关闭对话框。 在完成以上操作后，单击“停止录制宏”按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。 现在，随便打开一个文档，然后单击工具栏的“统一格式”按钮，格式不一的文档会自动转为预设的格 式。4．双面打印设置 1）手动双面打印 选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图5.50所示。图 5.50 “打印”对话框 选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。当开始打印时，打印机会在打印 完一面后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手 动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的 情况。2）分别打印奇数页和偶数页 如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页， 就能比较快速地完成双面打印。选择【文件】|【打印】命令，显示 “打印”对话框，如图5.51所示。图 5.51 “打印”中选择“奇数页”在“打印（R）”中选择“奇数页”，并单击“确定”按钮开始打印。打印完毕，会 得到按1，3，5……顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面 未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第1张送入打印机的纸不是第1页，而是页 码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背 面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如 果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数， 应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印 错位。 在“打印”对话框的“打印”下拉列表中选择“偶数页”，然后单击“选项”按钮， 打开如图5.52所示对话框。选中“打印选项”中的“逆页序打印”复选框，将会从最后一页开始逆序打 印。 分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果出现卡纸等问题，就需要重新打 印出现问题的奇数页和偶数页。图 5.52 “打印选项”中的“逆页序打印”5．用稿纸写作 可以利用Word的模板向导，创建稿纸，这样不但可以快速设置 稿纸的页眉和页脚，还可以设置稿纸的规格和大小。 在启动Word后，选择【文件】|【新建】命令，在“新建文档” 任务窗格中单击“本机上模板”打开如图5.53所示的对话框。图5.53 “新建模版”向导 在“摸板”对话框中，单击“报告”选项卡，选择“稿纸向导”图标， 然后单击“确定”按钮。打开如图5.54所示的稿纸向导对话框。图5.54 “稿纸向导”对话框 在该对话框中，单击“下一步”按钮，选择稿纸的大小及方向，可以选择A4或B5 纸，如图5.55所示。再单击“下一步”按钮，这一步要求选择稿纸网格格式，选 择“20字×20行”，如图5.56所示。图5.55选择稿纸大小与方向图5.66 选择稿纸网格格式再单击“下一步”按钮。可以选择网格线的种类，这里选择“网格” 项，如图5.57所示。然后单击“下一步”按钮，选择页号位置，可以 按习惯设置页号在纸面的右上角或右下角，也可以不设页号，在“附 注”文本框内输入“北京交通职业技术学院”如图5.58所示。再单击 “下一步”按钮。图5.57选择网格线的种类图5.58选择页号位置结束设定，如果想重新设定稿纸的形式，可再单击“上一步”按钮，否 则单击“完成”按钮，如图5.59所示。如果还想修改稿纸格式，可以选择【工具】|【稿纸设置】命令，就可以重新设定稿纸的形式了。 如果每次写作时都用稿纸来写，可以将建好的稿纸文档存为模板形式。方法如下： 选择【文件】|【另存为】命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中，选择“文 档模板（*.dot）”，然后输入文件名为“A4稿纸”，单击“保存”按钮即可。当下一次想使用这个 稿纸模板时，可以在新文档中，选择【文件】|【新建】命令，在打开的对话框中，单击“常用”选 项卡，选择“A4稿纸”图标，单击“确定”按钮即可。 在稿纸中输入文字时注意，稿纸中的文字最好应用“正文”样式进行输入，一个汉字会自动占一 个格；如果输入英文，要将输入法切换到中文的全角状态，这样才能对齐稿纸的格线。 如果将已有现成的Word文档转换稿纸格式，可以将其文本进行复制，然后在空白稿纸文档中进行粘 贴。 如果原文档中应用了样式，在粘贴完后，可按下CTRL+A键，将全部文字选中，然后单击“格式” 工具栏上的“样式”下拉列表框，从中选择“正文”，就得到了稿纸文档的效果。 一篇好的论文不仅表现在内容上，形式同样是非常重要的。只有掌握好Word这些排版技巧，才可 能在书写论文中达到事半功倍的效果。图5.69稿纸样板5.2.4 举一反三毕业设计说明书排版标准，具体要求如下。 页面设置 纸型：16开复印纸；； 页边距：上、下、右边距均为2.5cm，左边距为2.9cm. 纵向排版、单面打印、左侧装订。其他要求参见图5.72所示。图5.70 论文页面设置要求其他格式要求： 一级标题：摘要、目录、每章标题、 结束语、参考文献、及其中文翻译 的题目均属一级标题，格式：黑体、 小三、居中、段前段后0.5行 二级标题：每一节的标题，格式： 黑体、四号、居中、段前段后0.5 行。 正 文：宋体、小四、字间距0.4 磅、行间距固定值22磅。 页脚：页码（底部中间）。 每章新起一页。 说明书的正文要分章、节编写，具 体层次如下： 第一章 …… 第一节 …… 一、…… （一）…… 1．…… 论文的8大组成部分中的每一部分 以及正文中的每一章均要新起一页， 具体要求见图5.71所示图5.71论文格式样图5.3 综合实战案例二：毕业实习报告本案例介绍毕业实习报告幻灯片的制作。 5.3.1 案例分析 报告时间一般10~15分钟。作好PowerPoint幻灯片是 答辩好坏的重要环节。一般有下列要点： (1) 每页8~10行字或一幅图。只列出要点，关键技术。 (2) 毕业实习报告要突出自己的实际工作能力。篇幅可 以大致分配为：目录1页；背景1―2页；提出问题和分析问 题3页；解决问题5~10页；小结（主要成果，效益等等）1 页。 (3) 演讲者大约一分钟讲1页。听众一分钟可以看完2~3 页。 (4) 充分利用图形，可以在较短时间内传递较多信息。 (5) 特别重要的内容，讲解时可以添加动画或特效。5.3.2 操作重点与难点1．模板的设计 在用PowerPoint做一组幻灯片时，通常这一组幻灯片的背景都是由同一个模板 的图案所决定的。如果改变其中一张幻灯片的模板，这一组幻灯片的模板也就随之 改变了。有时为了得到良好的演示效果，需要在演示过程中使用几种不同的模板， 那么就可以通过以下两种方法来解决： 1）利用背景的变换 首先利用Windows中的“画图”程序或者其他图形编辑软件，将所需的模板存为 图形文件。然后进入PowerPoint，选择【格式】|【背景】命令，运用“填充效果” 在“图片”中选择相应的图形文件，返回到“背景”对话框后，选中“忽略母板的 背景图形”复选框，最后单击“应用”按钮即可。这样就为当前这张幻灯片改变了 模板。重复以上步骤可以为相应的幻灯片更换不同的模板。 2）运用“超级链接” 将整组幻灯片按照播放次序并且将使用同一个模板的幻灯片依次存为一组文件， 每个文件中可以只有一张幻灯片，也可以有多张幻灯片，但同一文件中的幻灯片具 有相同的模板，相邻文件中的幻灯片具有不同的模板，然后利用PowerPoint菜单 “插入”中的“超级链接”将一个个的文件链接起来。具体方法是： （1）选择放映时的第一个文件。 （2）找到这个文件中的最后一张幻灯片，在这张幻灯片上画一个比幻灯片略大 的矩形，将这个矩形选择为“无填充色”，并且把它置于幻灯片的底层。 （3）选中这个矩形，然后在“插入”中选择“超级链接”，在“链接到文件或 URL”下的空栏中键入下一个文件名，或者利用“浏览”选择下一个文件名，最后单 击“确定”按钮。 （4）选择下一个文件，重复第（2）步和第（3）步，但最后一个文件就不需要 链接了。2．控制幻灯片的播放 在中文PowerPoint播放幻灯片的过程中，往往需要实现暂停后再继续播放、 幻灯片之间跳转、播放同时进行画图等操作。操作方法如下： 1）实现暂停后再继续播放的方法。 在播放过程中按下停止键（S键）或数字键盘上的加号键（＋）可以暂停或 继续一个自动播放过程。如果使用Alt +Tab组合键切换到Windows的其他应用 程序中，也会实现暂停自动播放过程，直到切换回来后再继续进行播放。 2）实现播放过程中在幻灯片间进行跳转的方法。 （1）在播放幻灯片的过程中，同时按住鼠标左右两键，在持续2秒钟之后， 即可实现从当前任一幻灯片中直接跳转到第一张幻灯片。 （2）在播放幻灯片的过程中，使用鼠标左键单击幻灯片（或者按下N键、空 格键、右方向键、下方向键及PageDown下翻页键中的任何一个），即可实现 跳转到下一张幻灯片。 （3）在播放幻灯片的过程中按下H键，不但可以跳转到下一张幻灯片，而 且还可以显示原来设置成隐藏的幻灯片（当某一张幻灯片上有一个黑色梅花样 标记时表示它后面有一张隐藏的幻灯片）。 （4）在播放幻灯片上的过程中按下P键、退格键、左方向键、上方向键、右 方向键及Pageup上翻页键中的任意一个，即可实现跳转到上一张幻灯片。3．在播放幻灯片的过程中进行画图的方法 首先使用鼠标左键或者右键单击屏幕右下 角的图标（或者按下ctrl +P组合键），然后 单击画笔，鼠标变为一只画笔，再在需要进 行画图的第一点单击鼠标左键，然后拖动鼠 标依次到第二点、第三点……进行单击即可 进行画图。如果需要擦掉刚画的图形，按下 E（擦除）键即可（如果此时先切换到别的 windows应用程序，然后再切换回来，则刚 画的图形会自动消失）。4．幻灯片的跳转 热键方式是通常进行人机对话的另一种常用的形式。在PowerPoint中利用热键超文本 链接功能实现跳转。方法如下： 1）热键既是PowerPoint的“动作按钮”（菜单栏上的“幻灯片放映”―“动作按钮”） 中的各种按钮，如电影、声音、信息、开始、结束、帮助等，也可以自己设计任意形状、 任意色彩图案、任意字符，只要自认为满意就行，例如：“主菜单”、“返回”等。 2）选定该热键（单击该键，使其周围出现带点的处理框，意味着可以对该框内容进 行编辑处理），选择【幻灯片放映】|【动作设置】命令，打开“动作设置”对话框，这 时可选择“单击鼠标”或“鼠标移动”两种方式来控制热键动作，一般为了演示便于控 制，多选则前者。 3）在同一对话框中选中“超级链接到”单选框，再打开它下面的下拉菜单，可以选 择任意一张幻灯片、一段影片或声音，作为该热键的链接对象，这个对象可以是当前 PowerPoint文件里的幻灯片，也可以是其他文件（如Word、Excel）或光盘里面的字符、 动画、影片。 4）选中“播放声音”按钮，同样，在下拉菜单中PowerPoint也准备了多种声音配合 “动作”，若均不满意，可在菜单最后点击“其他声音”，这时可从外部各种文件中截 取需要的声音。如果还不满意，还可自己配音。 5）选中“单击时突出显示”复选框，可以增强画面的效果。 6）最后单击“确定”按钮，关闭对话框，就完成一个交互式动作的热键设置。 重复1）~6），设置多处交互式热键。 需要说明的热字设置完成以后，就可以看到它的颜色与普通文字不同（且有下画线标 记），但它的功能不是马上就可以实现，只有在幻灯片放映时，才能完成设计的跳转功 能。这时你只要移动鼠标指针到设置的文字对象上，鼠标指针马上变成一只手状指针， 只要点按左键（如把动作设置成移过鼠标，则无需点击）即实现跳转。5.3.3 操作技巧1．分解剪贴图 当插入一幅剪贴画，但它的某些局部内容并不符合要求，需要对其 进行修改之后才能使用它，而这些内容又是通过剪裁的遮掩方式无法实 现的。这时可以通过下面的方法对剪贴画进行编辑： 1）选中剪贴画，用鼠标右单击该对象框，打开一个快捷菜单。 2）选择【组合】|【取消组合】项。 3）单击“是”按钮，剪贴画即被分解成为多个对象。然后可以通过 拖动方式或菜单选项分别将要剪裁的对象进行删除、移动、旋转、翻转 等处理。 4）完成修改后，为了使整个剪贴画仍然是一个整体，可以重新选中 它的全部对象，然后选择“绘图”工具栏的【绘图】|【重新组合】命 令即可实现这一目的。 2．目录式的跳转 利用文字的跳转功能，可以建立漂亮的目录式跳转。设置跳转时， 建议不要设置字体的动作，只要设置文字所在的边框的动作。这样既可 以避免使文字带上下划线，又可以使字的颜色不受母板影响。具体操作 为选中字框，单击右键，选“动作设置”项，链接到所要跳转的页面。3演播控制 幻灯片页面演播控制是最常用的一种方法，包括幻灯片定时放映、 连续放映和循环放映。要设置循环放映，单击“幻灯片放映”下拉菜单 中的“设置放映方式”命令，在设置放映方式对话框中单击选中“循环 放映，按ESC键终止”复选项，如图5.72，单击“确定”按钮即可。图5.72设置放映方式对话框在实际演讲过程中，可以通过排练计时功能来实现幻 灯片按实际需要时间进行自动切换，这既可以免去讲演者 因手工控制放映切换而被固定在计算机旁边不能与听众进 行“更亲密”的交流，又可以帮助讲演者控制演讲速度， 把握解说时间。选择【幻灯片放映】|【排练计时】命令， 幻灯片立刻进入放映计时状态，讲演者开始演习，演习的 过程中通过手工方式来实现对象动画和幻灯片的切换，讲 解完了之后，整个演讲过程中各张幻灯片所需的放映时间 以及整个演示文稿的放映时间被自动记录下来，以后，在 选择【幻灯片放映】|【观看放映】或单击键盘上的F5键 进行幻灯片放映时，将按照排练时间自动切换幻灯片。 在演示文稿的编辑过程中，可以通过动作按钮、超级 链接等功能实现交互式文稿，在幻灯片放映过程中就可以 通过这些交互功能实现幻灯片的定向跳转链接。5.3.4 举一反三在PowerPoint中制作的演示文稿帮助讲演者更加清晰、更加生动的将要表达的内容呈现给观众。在 演播的过程中，演示文稿内容重点突出，层次分明，观众能够把握重点，利用各种提示音还可以吸引观 众的注意力。 1．结构清晰 PowerPoint提供了不同的幻灯片版式，提示用户录入标题、副标题、文本等内容，利用这种强大的 纲目结构功能使文稿结构清晰。 文稿的内容是最重要的，要求演示文稿主题鲜明，论点准确；思路清晰，详略得当。，如图5.71所示。图5.71 实用性幻灯片2． 生动性 要善于利用PowerPoint的特点，将文稿做得生动，必要的地方用动 画或图形来论证观点，利用演播控制实现理想放映速度、放映方式使整 个讲解过程清晰流畅，节奏明快，如图5.72所示。图 5.72 生动性幻灯片3． 美观性 在满足以上条件的基础上，想要使文稿水平 再上一个台阶，就要在美观性上下功夫，让人看 了演示文稿后，有赏心悦目的感觉。 要提高幻灯片的美观性，在幻灯片中加些好 的图片是十分必要的。这就要求制作者不要局限 于现成的图片和PowerPoint本身所提供的绘图功 能，要充分发挥想象力，并借助于一些专业绘图 软件，如PhotoShop、CorelDraw等，处理出漂亮 的图片，然后将其作为幻灯片的背景，并且所加 入的图形要与内容相关，既能起到美观的作用， 又能起到突出主题的作用。但是要特别注意，不 要让背景图片喧宾夺主，而淡化了主题内容。小结 本章主要介绍了Office套件中各个应用软件 间存在着互动关系，由于采用了对象链接与嵌入 （OLE）技术，使得各个应用程序之间可以相互 传递信息，共享数据资源等方法。 1.介绍了Word文档编辑技巧，能利用样式和 模板规范Word文档，学会编辑长文档、审阅文 档。 2介绍了PowerPoint演示文稿图形表格的编 辑技巧，能为幻灯片设置各种动画及切换效果， 能控制演示文稿的演播方式。