对物业管理企业实现信息化的认识和体会--《东方企业文化》2007年11期
对物业管理企业实现信息化的认识和体会
【摘要】：正信息化能够降低企业的成本提高工作效率,提升物业管理企业的核心竞争力。如何实现信息化是所有物业管理企业面临的挑战。文章首先论述了对信息化的心得体会,然后探讨了信息化的实现方法:首先是信息化意识的深入推广;其次是信息化的实现方法,最后是信息软件的开发。
【作者单位】：
【分类号】：F293.33
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　　物业管理信息化是指、、、和在中的综合运用，最大限度地开发、利用和共享物业管理信息资源的过程。从技术应用的角度看，物业管理信息化是在中的推广过程；从信息使用的角度看，物业管理信息化是提高物业管理信息资源的使用程度或提高物业管理知识资源的挖掘程度的过程；从最终用户的角度看，物业管理信息化是对物业管理活动和物业管理流程再造的过程；从物业管理行业发展的角度看，物业管理信息化是促进物业管理由向集约型管理发展的过程；从的角度看，是物业管理业务(专项业务、社区业务、多种经营业务等)的，是企业内部流程(、、、、)的全面信息化，是企业与外部组织整合的。
　　物业管理发展的时间较短，物业管理信息化发展较其他行业晚，随着物业管理向智能化、网络化、集成化的方向发展，物业管理信息化的程度将会越来越高。
　　物业管理信息化的总体目标是以先进的和为主要手段，以实现企业关键业务应用为导向，搭建一个覆盖全物业的统一业务管理平台。
　　具体目标如下：
　　①实现物业管理企业业务管理的标准化；
　　②实现物业管理企业业务管理的一体化；
　　③实现资源共享、、高效协同的处理机制；
　　④为物业管理企业建立一个即时有效的工作流程控制协同管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪、监督和辅助决策手段。
　　伴随着的增多，越来越激烈，面对激烈的，如何提高管理水平，降低成为当前物业管理企业普遍关注的话题。业主权益意识也在不断增强，对的管理水平提出了更高的要求。小区和写字楼业主都开始考虑物业管理企业的，也有了自由选择的权利。不好的，其生存都成为问题。所以物业管理理念开始从当初的“”转变为真正的“服务者”。谁的服务好将成为业主选择考核物业管理企业的首要条件。
　　但由于涉及内容太多，如竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料和保管；为相关单位代收供水、供电、供气、供热、通信、等有关费用；的收支管理及公司自身的日常管理等。特别是走上规模化经营的物业管理企业，如何有效协调管理好各个也是个问题。
　　传统的物业管理企业主要面临着以下问题。
　　①传统物业管理各物管部门诸多业务处理和操作工序繁杂，手工统计汇总工作量大、信息可靠程度差；
　　②缺乏、的科学管理手段，导致物业管理处、物业管理部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面存在差异；
　　③各种所需的数据采集难、准确率低，所得数据具有滞后性；
　　④物管数据资源的编码和分类管理不科学，、物品的、人库与出库管理体系杂乱难以进行数据的统计、分析和决策；
　　⑤随着成熟，拥有、、三级组织机构的大型物业管理企业纷纷出现，运作成为主流。物业管理企业的多个管理处所管辖的在地域上比较分散，管理上容易形成多个“”，信息和数据无法有效共享、公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真；
　　⑥企业领导无法对业务过程和进行科学、有效、及时的优化配置和监管；
　　⑦对用户的计费和收费不能直观监控和催缴；
　　⑧不能严格依照的要求进行，致使设备的正常使用寿命大大缩减；
　　⑨对于，特别是提供的信息开发和利用得还不够；
　　⑩难以充分利用社区设施和业主资源，开展可的增值服务内容等。
　　要改变这种状况，提升企业管理水平，最直接、最有效的办法就是实现的信息化，通过的辅助管理，能轻松解决手工时代无法克服的种种弊病。比如，因，物业管理企业经常出现因人员更替引起相关管理数据单不能正常交接的现象，而这些数据单通常涉及以及收费记录等，很可能由此引起纠纷。引入后，不但可以实现无纸化办公，日常管理数据也会及时记录存入，并且通过系统的权限管理，数据能得到很好的保护，避免造成管理纠纷。
　　物业管理信息化是一项，需要对物业管理企业的操作层、管理层、决策层等管理的各个层次进行需求分析和详细规划，改变不符合规范的操作流程和作业，和，优化管理过程。物业管理信息化重要的一环是根据物业管理企业的具体情况建立物业管理信息系统。物业管理信息化对企业的具体影响如下。
　　1．实现物业管理的可视性和可控性
　　物业管理信息化的实施有利于建立高效、清晰的、明确各、提高各业务环节的、最大限度地减少管理漏洞和人为因素的干预、提高企业运营和、从根本上提高企业的行业竞争性。
　　2．全方位的快速查询，减少重复劳动
　　物业管理中房产资料、业主资料以及文件档案的数量庞大，手工整理、统计汇总工作量大而烦琐，查询某房产或业主资料往往需要较长的时间。通过辅助管理，可以随时按业主名称、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询，减少大量重复工作，大大提高工作效率。
　　3．完整的工程及服务档案，提高管理水平
　　物业管理除了涉及房产、业主和之外，更需要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。计算机网完整的工程档案与服务档案可以使随时了解最新的情况，更可以规范维护、，帮助合理安排。
　　4．各项费用自动计算，减少人工差错与负担
　　物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总，然而由于费用项目较多、计算方法烦琐，手工操作差错率较高，工作负担繁重。计算机管理利用了计算机运算速度快、准确率高的特点，使得各项费用的计算、统计、汇总工作既简单、方便，又轻松自如。
　　5．自动控制各项费用收缴，保证公司收益
　　的收缴是管理公司能够正常运营的。通过客户自觉缴费和人工催费，往往效率较低，难以应付自如。计算机管理可以随时监控客户缴费和欠费情况，自动打印缴费通知书和催款通知书，提高收费效率，使收费工作应付自如，提高的回收速度。
　　6．灵活、准确的收费，提高财务工作效率
　　管理面积越大、户数越多，财务工作越繁重，大量水电费、等收费不但繁杂，而且容易产生差错。用计算机管理收费，灵活性、准确性大大提高，不但可以分项付款，还可以预付各项费用，大大降低财务收费人员的劳动和工作强度。
　　7．全面的，实现
　　物业管理信息化所包含的能够快速、自动地进行各种数据统计和，为提供了丰富的材料和可信的依据，从而便于决策者从各种决策方案中选择最优的决策方案，采取正确的企业行动。因而管理信息化促进了物业管理的科学化。
　　8．加强企业内部信息沟通，规范企业内部管理，提高工作效率
　　网络化的物业管理信息系统，能够实现系统内部信息及数据资源的共享，加强企业内部的；能够规范业务处理流程、加强。从而提高整个企业的团队协同工作能力和，构建企业的管理架构。
　　9．动态、合理调配企业资源
　　采用ERP软件思想设计的物业管理信息系统，能够实现企业动态资源的。
韩朝，王武魁，夏春锋.物业管理企业信息系统开发与维护.清华大学出版社,2009.10
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对于物业管理公司、业主两级主体主要开发应用以下功能模块，并且将功能模块系统化，实现强大地管理与服务功能：
1、物业管理费用提醒系统模块――缴费易。每月的月结日，物业管理公司通过此系统把应缴的物业管理费用通过短信发送给业主，做一个温馨的缴费提醒；业主也可以通过发送短信到特定的端口，主动的查询物业管理费用的相关信息。系统还会实现定期的跟踪，适时的发送催费通知。
2物业管理信息更新发布模块――公告易。通过这个平台，物业管理公司可以将小区活动公告、业主的各种设备设施的维护提醒、业主大会通知、小区公用位置处置说明或者一些健康信息等通过短信的形式及时通知业主，让业主第一时间了解到小区的活动和举措。
3、物业管理业务跟进处理模块――事务易。物业管理公司通过热线电话、短信、wap等形式收集来自业主的服务申请，然后通过短信工单形式发送给服务人员（具有时效性，可以自由设置时效时间），服务人员依据短信内容中的时间、地点和服务内容等信息，对业主进行业务处理；处理完成后，服务人员短信回复处理结果，进行销单。如服务人员超时处理业务或未处理业务等情况，系统自动发送短信给服务主管和服务人员进行催办，直至处理完成销单。
4、业主与物业管理公司的沟通交流模块――经理信箱。通过此平台业主可以将遇到的问题和建议等通过短信的方式发送到特定的端口，短信即时的显示在平台上，并且发送到指定的手机号码的手机终端上，这样物业管理公司可以通过联网的PC电脑或者指定的手机终端进行查阅和回复。
5、节日问候平台。通过此平台，物业管理公司在业主生日、传统节日等特殊日子将生日祝福、节日祝福等人性化的信息在系统上按照设置的时间自动的通过短信及时传达给业主，增加业主的满意度。
6、档案系统。通过系统物业管理公司可以建立详细的业主档案，对业主资料进行电子化的分类管理，清晰明了，如：通过输入特定的检索条件能从档案库中调出所有满足条件的业主。
7、短信调查、投票模块。物业管理公司可以通过此模块，有针对性的对业主进行调查，业主只要回复选项到特定的端口，系统自动生成调查的统计结果。
8、信息查询模块。业主可以通过短信或者互联网的方式查询到社区内以及附近的餐饮业，娱乐业等商家的介绍。
每个小区有其不同的特点，物业公司的管理也会因地制宜，不会千篇一律。而“物业通”也恰恰不是固定、固化的产物，它也可以随着物业管理公司的需求而变化，为需求而改变，唯一不变的是为物业管理公司提供更加精益求精的服务，兑现“移动信息专家”称号的宗旨。
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