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写作指导：中学生如何提高写作能力
　　很多同学怕写作文，常常为此苦恼。究其原因，主要表现在三个方面：有的苦于没有东西写，有的不知道怎样串成文章，有的担心写不具体。
　　我认为，中学生要想提高写作能力，必须从积累材料和训练表达这两方面入手。
　　古人云：&不积跬步，无以致千里，不积小流，无以成江河。&要写好作文，语言材料和生活感悟的积累是基础。只有厚积，才能薄发。同学们积累材料，主要有以下途径：
　　一，阅读与摘记
　　这里的阅读不仅仅是指语文课内的阅读，更不等同于语文课本的学习，还包括大量的课外阅读。只凭借语文课内的阅读，是难以满足积累语言材料的需要的。早在50多年前，叶圣陶先生就指出：&国文课本为了要供同学试去理解，试去揣摩，分量就不能太多，篇幅也不能太长;太多太长了，不适宜做细琢细摩的研讨工夫。但是要养成一种习惯，必须经过反复的历练。单凭一本语文书，是够不上说反复的历练的。所以必须在国文教本以外再看其他的书，越多越好。&要进行大量的课外阅读，首先要有阅读的条件，同学们可在图书室借书，也可以自己订课外书，或者同学之间互相交流。对于一本好书，反复诵读，在读中自悟，在读中自得，记住其中的要点，自己的感受以及好词佳句，古诗名句和名人名言等，分门别类地摘在笔记本上。再对这本书其他内容进行快速的浏览，得到想要的要点或具体的信息，就停下来，把它们记下。读完全书以后，回顾全文内容，根据要点列成提纲，从而整体把握。而我校的读书笔记，这个时候是最能派上用场的了。
　　二，观察与思考
　　作文源于生活。我们身边每天都在发生着不计其数的新鲜事，可惜，有些同学对此视而不见，听而不闻。可见，无材可写的根源是不善于观察。同学们观察时应调动一切感官，充分运用视觉，听觉，触觉，味觉，嗅觉，进行细致的观察。对观察到的现象，要给自己多提几个问题，多问几个为什么，并勇于向别人请教，要进一步分析，综合，比较，判断，以获取更全面更深刻的认识，觉得很有收获的就记下来。同学掌握了大量的语言材料与生活素材，就为写作做好了准备。剩下要做的，就是实践，实践，再实践，也就是反复多次地进行习作训练。
　　三，每日一忆，每周一记
　　坚持写日记确实能有效地提高同学的作文能力，但也会给同学造成较重的课业负担。&每日一忆&改&记&为&忆&，只要求同学在入睡前，把一天中经历的事回想一下，把有意义的事情挑选出来，想想可以写成什么作文。第二天在课堂上交流，比比谁是生活中的有心人，最有&慧眼&，最会发现。如果碰到自己特别感兴趣又有把握写好的素材，就写成周记。同时还要注意，积累要持之以恒，锲而不舍。英国著名科幻小说作家儒勒&凡尔纳为了积累写作材料，曾写了几百本读书笔记，摘录了两万多张卡片。
　　四，作文的修改
　　作文自己改，进步更显著。好作文是改出来的，&改错先于求美&，作文之道总是&先求其通次求其美&，同学学会自改作文则更是有益一生的事。写作上必须努力通过各种途径，培养同学的主体意识，提高同学自主作文的能力和创新能力。兴趣是最好的老师，同学一旦对作文产生了浓厚的兴趣，就会&乐此不疲&。自由是作文的生命，让同学敞开自己的心怀，拥抱自己的天空，写出感情，写出个性。通过写作，从现实走向未来，从未知走向已知。
不够精彩？
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俞敏洪谈如何提高写作能力
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一．对出国和出国后学习、生活的重要性
美国人在近几年发现好多中国留学生虽然GRE分数非常高，写作水平却很低，在以后的学习 中遇到了许多麻烦，也造成了教授很大的困扰。所以他们开始认为GRE分数并不能完全代表 一个学生的英文水平。
事实上，在国外，只有两种水平能够使你顺利的生存下去，一是听和说的水平，另一个就 是写作水平。
中国学生普遍语法水平都非常高，但这只是在做语法题时。而在文章里，一句话却能犯 5、6个语法错误。所以美国普林斯顿考试的改革，几乎有1/3的要点是针对外国学生，尤其 是越来越多的中国大陆考生来设计的。比如，到明年5月份TOEFL考试机考之后，要把作文 中的语法错误算在语法分中。外国教授不需要你到那边再练习写作能力，他要求你去之前 练好写作。
GRE考试作文2篇，并且是美国所有作文考试中最长的。别的都是半个小时写完，GRE则要求 45分钟，所以它在质量和长度上的要求就更高。GRE作文不只通过普林斯顿打分，而且，还 可以直接送到教授的桌上。教授可以把你的作文和你的personal statement进行对照。作 用是和你的personal statement进行参照，看看你的personal statement是不是自己写 的，同时也评判你的写作水平，当然这也是决定你能不能得到奖学金的重要标准。
二．怎样才能切实提高写作能力。
作文的写作在美国人心目中包括几个部分。要想写好作文，需要三大能力： 1．语言能力 2．逻辑思路能力 3．修辞学的能力
1．语言能力 语言能力的提高是一个反复练习的过程。它包括听说的能力、阅读词汇和写 作能力。写作能力又涉及到两个能力：用词的能力和句子结构的能力。 用词能力指的是对 同一种内容，你可以有不同的表达方式。如果你在一篇文章中反复的出现同一个词，而没 有可以替换的，那你的分数一定不会高。（当没有GRE作文考试时。美国教授评判你写作能 力的标准就是你的书面材料。） 事实上，单词量并能不代表你的写作水平。单词就象是一 块块的砖，但是如果你想建一幢大楼，只有材料是不够的，你还需要一个杰出的设计师。 虽然英语的章法非常严格，但是它需要你的变化。也就是句子结构的能力更重要。普林斯 顿要求你在句法上要有变化。因为GRE作文要求体现复杂性和思想性。好多同学看到一个结 构都不知道是什么，更别提让他写出来了。
是不是去分析句子结构就能写出好文章呢？NO。不需要去研究句子结构，只要做到我说的 两件事。下面我就讲一下对于提高用词能力和句子结构能力的两大要素：
练习的多了，你的笔头上就会自然流露出句子结构。语言是运载思想的工具。我 在大学2年级的时候，背过新概念英语的2、3、4册。新东方有一个我唯一非常佩服的学 员，他现在已经从DUKE毕业了。他也是背新概念英语的2、3、4册，但是他背得非常熟练， 可以说是倒背如流，对每篇文章都非常熟悉。以他这样的水平，TOEFL高分是没问题，GRE 考了2350分。
最有意思的是，到DUKE后的第一个星期，每个中国学生都要写论文。他写了之后交给教 授，教授看后对他说，你这个论文是剽窃的，因为我从事了20年的教学，从来没有看到中 国学生能写出这么漂亮文章的。你有没有证据可以证明这是你自己写的？他说我现在不拿 什么证据，但是我能背100篇文章，可以背给你听听。然后他就背了两篇文章，背了之后， 他说，那个教授号啕大哭起来了。他没想到在遥远中国的一个角落里有居然有人能把那么 难的文章、那么优美的文章，背的这么炉火纯青，真让人很感动。
就是这个学生的例子促使我编了现在那本英文现代文选。所以我建议大家如果是针对GRE作 文，要背的话，可以选择新概念英语第三册的后30篇。如果还想背更多的，可以选择我和 包凡一老师编的现代英语背诵文选，那里面的句子难度刚好相当。80篇中选你最喜欢的30 篇就行了。有这30篇垫底，就足够了。剩下的就是自己写了。但是要背到怎么熟练呢，就 是任意选一篇就能倒背如流。
* 模仿别人的优秀文章
写有两种方式。有些同学天天写，但是水平和一年前没有什么长 进。所以光靠自己写是不行的。没有什么参照，思想越挖越空，最后就没什么可写的了。 所以要先模仿着写，模仿要有几个前提条件： 1．要有可以模仿的文章（最好是带有说理 性的文章） 2．你要理解这个文章，理解它的用词、句子结构、段落结构 3．这些 文章都有正确的中文翻译。同时，文章的长度不能超过500字。
怎么模仿，我给大家举个例子：首先要分析文章，分析每一句和上一句是什么关系。美国 人写作文的一个特点是，通常每段的第一句都包含了整段文字的内容，也就是我们常说的 topic sentence.。另一个特点是当你写完一个句子后，你要问WHY。你提出一个问题，然 后给出一个圆满的回答，这就是一篇优秀的作文。
再下一步就要具体了。写作需要两大能力：1.抽象的能力（abstract）；2. 具体的能力 （details/examples）。具体化并不代表要写一个完整的故事。但是任何一篇文章都要给 人一个具体的意向。通过具体的东西来描述才能给人塌实的感觉。具体化只要举出几个地 方、几个名字、几件小事就可以了。
为什么好多同学在TOEFL、GMAT作文中分数很低呢，就是因为，他提出了问题却没有回答。
你通过不断的模仿写作，就可以不断的纠正语法和词组错误。如何把抽象和具体结合起来 是一个重点，如何在一个段落中只表达一个思想，这是另一个重点。美国人的判分特点 是，如果你在一段中表达了一个以上的思想，那你的分数就不会高了。
分析完一篇文章后，怎么模仿着写呢？就是看着中文的翻译，把上面的英文一字不落的写 下来，当你实在想不起来的时候，再看原文。等到写完之后，和原文对照一下，看看是谁 写的漂亮。我刚刚开始模仿写作的时候，发现，模仿了几天后，写作水平的确提高了。因 为根据记忆学原则，这个单词你背过、读过，它都不能写在你的文章中间。如果一个单词 可以经常出现在你的脑子和文章中间，那这只证明了一件事，就是你写过这个字。但是你 自己写作你不可能用到这个字，那就只有一个可能，就是你在模仿文章时写过这个字。如 果一个结构别人写不出来，你能写出来，那你的分数就会高。
通过不断的模仿你的几大能力就会得到提高：1。你的语法错误会越来越少；2。句子结构 能力越来越强； 3。用词能力大大增加。一篇文章模仿两次就足够了。当你模仿了10篇文 章之后，你把这10篇文章再模仿一遍。等你模仿完20篇文章，你的写作能力就会大大提高了
2．逻辑思路能力
下面我们要讲的是写作中的第二大能力：逻辑思路能力。
在美国许多的写作考试中TOEFL写作是相对容易的。因为它的作文题本身非常简单，看到一个作文题你几乎就知道该怎么写。而GRE作文就相对复杂了。GRE作文方式永远是两种态度，两种方式让你选择。它永远是有对照性的。TOEFL作文考：&吃饭是在家里吃好，还是到饭店里吃好&；GMAT考和商业有关的：&产品制造出来是延续时间很长的好，还是延续时间不太长的好&；GRE作文：&在我们这个社会中间，现在专业人士太多了，而有综合知识的人太少了。你认为我们是更需要具有专业知识的人呢，还是需要具有广博知识的人？&TOEFL考生活、学习；GMAT考商业运作和商业道德；GRE考日常学术行为。但是不管它出什么题目，总是会摆出两种态度供你选择。另外，GRE的作文题目是提前发给你的，考试时出的题目绝不会超出它事先发给你的题目。它决不会出让学生看不懂的题目。所出的题目永远是世界性的，不涉及民族、宗教、政治色彩。
我考察了普林斯顿所出的全部范文后发现，美国人百分之七八十喜欢倾向于一种模式。讨论在哪里吃的问题时，要不在家里吃，要不在饭店吃，但是你不要又想在家里，又想在饭店（A　OR　B）。当然他们也比较认可中间的态度（C），也就是说，我既要A又要B，我是A和B结合起来产生C。事实上，好多中国学生结合A、B写是能写出好分数的。当然也有些题目是没有C这种态度的。
C态度这种写法和A、B的写法，在段落结构上是有差异的。我先讲两种文章的段落结构。
如果是采取A或B的写法，段落结构是比较简单的。通常分为三个层次，第一个层次是第一段。说明我要采取A还是B。第二个层次可以不只一段，说明为什么选择A/B是对的。为什么要有三段呢。因为必须至少有2个理由，至多3个理由。美国人认为一个理由是不够的，4个理由绝对太多。他们最喜欢2到3个理由。最后一段就是结尾，讨论B的缺点和部分优点，同时坚决强调你要选择A。
C模式：它有两大难点。1。你要表明A和B　的必不可少性，所以你的段落就会很长；2第二段就要写A的好处、缺陷都在哪；3要写B的好处和缺点；4　要证明只有把A和B结合起来才能弘扬两者的优点，避免缺点。这样的文章是最合情合理的，优点是非常的reasonable。缺点是这种文章的长度比我们前面说到的第一种类型的文章，至少要长出1/3。而你写的越长就越容易犯句子语法和结构，以及拼写的错误。所以如果你的写作水平很一般的话，就不要用这种写法。但是如果你的写作水平很高的话，我建议你用这种写法。尤其是碰到一些我认为只有把两者结合起来才能写好的题目时。所以GRE作文难就难在它的题目比较难。这种题目有两种写作方法，这两种方法都是能拿6分的。
逻辑思维能力的第二步就是怎么写好中间这部分。开头挺好写的，好多同学直接照着题目抄，这大可不必，也挺愚蠢的。GRE作文题目也是可以抄的，但是你最好还是自己写。千篇一律只有几种开头的方法：1。说大话开头法：开头就是一个宏伟的概括；2。幽默一点的开头法。3。从自我经历写起。
下面我们来具体讲一下中间应该怎么写。
首先来讲一下，写这三个理由要避免的几点：
*　避免观点重复；不要讲了几遍其实都是一个理由。当你一点就能说明的时候，非要讲三遍就显的有点STUPID了。你要从多个方面来讲道理，而且要尽量把问题具体化。
*　避免观点的庸俗化，并考虑美国人能否接受的问题。比如说要避免对任何宗教词批判太多。因为你永远搞不懂给你判分的是信什么教的。不能批判任何政治理想。不能贬低自己所在的国家。美国人最讨厌不爱自己国家的人。避免观点的庸俗化，就是我们说的有些东西可以想，但是不能写出来
GRE作文逻辑思路分为两种。一种是问题发挥型，一种是argument/争论型。
对于问题发挥型题目，你怎么发挥，怎么犯逻辑错误都没有问题，只要你能保证你观点的正确，并能用具体的事实证明你的观点。而对于argument/争论　型题目就不同了。它的出题方式是给你一段话，这段话后再给出一个总结。然后让你挑出它的逻辑错误。需要你作的是推翻它的结论或者对其加以补充。你只要拿出三点理由把它推翻就行了。这三点理由从哪里找呢，从文章里面找，从文章的周边关系找，从文章的背后找。
下面举一个例子：现在有一种计算机仪表设备，把它安在商用飞机上之后就必然能避免飞机在空中的碰撞。因为一架飞机发出碰撞信号后，另一架飞机就能接收这个信号并及时采取行动，从而避免飞机碰撞。
这里结论就是飞机必然能避免碰撞。你要做的就是推翻这个结论。它的因果关系是因为安装了仪表所以能够避免碰撞。你要说的是安装了仪表不一定能避免碰撞。现在你就要找出3点理由来。
1.　文章中没有任何统计数据告诉我们飞机的碰撞百分之百是商用飞机，因此如果避免碰撞，就要在所有飞行物上安装这种仪表。
2.　安装了仪表后，是否需要人来操作。如果是，那么因为有人的原因，就不能避免碰撞。
3.　要是这个仪表系统坏了。
4.　也没有谈到气候问题，卫星干扰问题等干扰因素&&
所以Argument文章不需要你有文采，也不需要你有多么好的句子结构，它只是要求你的逻辑没有漏洞。
3．修辞学的能力
修辞学的能力也是非常重要的。比如比喻、排比等等，他们能带来力量和说服力。
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如何提高我们的写作能力？
时间： 16:12
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　　要提高写作能力，遇到的第一个问题就是写作能力的内涵是什么。写作能力实际上就是写作主体(即作者)能胜任写文章的主观条件。下面是小编整理了如何提高我们的写作能力?，供你参考。
　　古人讲&文如其人&，就是说从一篇文章中，可以看出作者的思想、见识、逻辑、文笔、语言等多种素质。正因为如此，现在无论是国外还是国内，都把培养人的写作能力作为提高素质的重要方面。
　　世界高素质人才的摇篮&&美国哈佛大学，有六条教育理念和培养目标，其中第一条就是培养人清晰、有效的思考和写作能力。今年春季，美国本科生的入学考试(即SAT考试)作了一次重大的变革&&增试作文，其目的就是希望改变目前高中生写作能力退化这一现象。
　　从国内看，这些年高中生、大学生甚至机关工作人员，也出现写作能力普遍下降的现象，这已经引起人事、教育部门的重视。于是大学理科增开写作课;公务员考试、公开招聘领导干部考试，写作成了必过的关卡。在这种情况下，如何提高写作能力，就成了大家关心的话题。
　　要提高写作能力，遇到的第一个问题就是写作能力的内涵是什么。写作能力实际上就是写作主体(即作者)能胜任写文章的主观条件。那么，写作的主观条件又是什么呢?从写作过程上看，任何一种写作活动都不能超越从事物到认识、再从认识到文章这两个阶段(即陆机的&物&意&文&模式)，在这个过程中，主体与客体进行着复杂的心智活动，每一阶段都要求写作主体具备相应的能力。例如，思维能力、想象能力、采集信息能力、调查研究能力、辨体能力、炼意能力、构思能力、文字表述能力以及注意力、记忆力、社会经验、工作经验、百科知识等。所以，一个人的写作能力，是与写作密切相关的多种能力的综合体现，并在写作过程中进行有效的配合和发挥。那些将写作能力局限在某个单项能力上的认识，显然是片面的、不合实际的。
　　公文写作能力也是诸多能力的综合体现。若细化一下，可以分为一般能力和特殊能力两类。一般能力是指公文写作主体和其他行为主体(例如科学研究、文艺创作等)共同需要具备的能力，主要包括：思维判断能力、认识研究能力、想象创新能力、相关理论和知识的储备、工作经验和社会经验的积累等。特殊能力是指公文写作主体应具备的专门能力，主要包括：信息采集研究能力、文体格式运用能力、炼意构思能力、文字表述能力等。以上诸多能力中，核心是认识能力。下面，仅就公文写作的特殊能力，谈谈笔者的认识。
　　提高我们的写作能力一、信息采集研究能力。
　　公文写作之前，必须掌握大量的信息材料，经过鉴别、筛选、分析、综合，将相关的材料转化为公文的内容。信息的采集十分重要，关系到公文写作的成败。一个写作任务到手，首先要知道采集什么信息，到哪里采集信息。文章写得好的人，都晓得收集信息材料的重要性。胡适培养学生，首先是培养他们收集材料的能力，强调写文章第一须会找材料，要&上天入地，动手动脚&，翻遍书堆。马克思为写《资本论》，读了1500多种书籍，摘录了40多本笔记，光是收集材料就先后用了20年时间。恩格斯为了写《英国工人阶级状况》，不仅收集了所能弄到的各种官方和非官方的文件，而且到工人栖身的简陋的住宅区，做了21个月的调查研究。材料匮乏的写作就如同&巧妇难为无米之炊&，公文写作也是如此。通过调查情况或阅读资料，采集到全面、新鲜、有用的信息材料，写作才会有坚实的基础。否则，写作起来就会一路艰难。
　　当信息材料到手后，研究是关键。分析研究材料有两个目的：一是通过研究消化信息材料，不断明确公文的主旨，使之更鲜明、更集中，为进一步炼意定下基调。二是通过鉴别、筛选信息材料，转化成公文内容的组成部分。一般来说，经过鉴别比较后选用的观点、事例、数据等材料，都要进行归纳、综合、剪裁或改写，然后才能放进公文中去。这些环节都要依赖于对信息材料的深入研究。
　　在信息采集研究能力中，很重要的一点，就是要有较强的采集和领会领导信息的能力。公文写作的一个重要特点，就是它的受命性。因为，公文作为领导机关实施领导和管理的一种工具，其制文意图必然源于领导，只能是受命制文。如果秘书人员写出的公文不能准确体现领导意图，甚至违背领导意图，那肯定得不到领导的认可。从这个意义上说，公文写作的首要问题，是秘书人员必须主动捕捉领导意图，全面准确地领会领导意图，搞清行文的目的，掌握行文的背景。否则，写作起来就会步履维艰，甚至反复修改多次也难如领导之意。所以公文写作能否成功，很大程度上取决于写作者对领导意图的捕捉和领会。
　　公文写作的受命性有三种情况：一是完全受命式，即公文内容完全由领导授意，秘书人员的任务只是将领导意图准确无误地表述出来。二是有限受命式，即领导只交代公文的写作要点，而由秘书人员根据自己的领会去扩展和充实。三是无限受命式，即领导只提出一个意向或题目，丝毫不涉及具体内容。从公文构思到文稿草拟，完全由秘书人员完成。以上第一种情况较少出现，而后两种情况却是十分普遍的，秘书人员必须准确把握领导意图，才能完成好公文起草任务。特别是在第三种情况下，秘书人员要有孙悟空钻进铁扇公主肚皮里的功夫，为使公文符合领导意图，须多方采集领导同志的有关讲话、批示、文章等信息，反复研读领会，捉摸领导同志处理问题的思路，顺着这个思路去提炼观点，充实内容。这样写出的公文才能得到领导的认可。如果缺乏采集研究信息的能力，就不可能胜任这样的写作任务。
　　1956年9月，党的八大召开前夕，毛泽东因筹备会议很忙，委托陈伯达起草大会开幕词。陈伯达认认真真地写了几大张纸，内容虽然全面，但是没有重点，毛泽东看后摇了摇头。这时候离开幕之日没有几天了，毛泽东就找来秘书田家英，说：&你来写吧，写得短些，有力些。&田家英写了一个通宵，第二天就交了稿，毛泽东看后赞许地笑了。八大开幕式上，毛泽东的这篇不足2000字的开幕词，曾被43次热烈的 掌声打断，甚至会后会议代表们还不断赞扬这篇充满&毛泽东风格&的开幕词。这件事颇令人深思。论文笔，田家英并不如陈伯达，他写的开幕词之所以能得到毛泽东的肯定，一是得益于他对毛泽东思想脉络的准确把握。田家英1948年当了毛泽东秘书后，他的第一件事就是从当时能够找到的毛泽东著作中，摘录大量成段的论述，按专题编排了五大厚本，潜心研读。因此他对毛泽东的思想和思维特点的熟悉程度，远远超过了陈伯达。二是陈伯达接受起草开幕词的任务时，没有具体的指示;而田家英却得到了毛泽东关于开幕词的写作意图(即短些，有力些)，加上他平时对毛泽东讲话风格的了解，写作成功就是必然的了。这个事例有力地说明，秘书人员能否准确领会理解领导意图，是公文写作成败的关键。
　　现在，大学里讲授一种后现代写作学，它主张写作时心灵自由、思维自由，只管自由地去写，没有固定的方向，没有事先设定的框架。这种写作理念，对于公文写作是完全不适用的。因为公文写作是要体现领导意图，领导意图就是对写作方向的规定，秘书人员不可能脱离这个方向去&自由思维&。
　　提高我们的写作能力二、文体格式运用能力。
　　天下的文章，没有比公文更规范的。古今中外，对公文的写作都有一套较为严格的规定，随着时代的前进，规范的程度日益提高。现今我国党政公文的规范已经十分成熟，十八种公文文种、十七八类公文标识，秘书人员必须练就十八般武艺，熟谙每一类公文的文体特征、写作大要、格式要求和用语特点，才能写出规范的公文。
　　在文体格式运用能力中，以下几种能力较为重要：
　　其一，辨体能力。秘书人员要能够根据行文意图去辨析文体，准确使用公文文种。怎样辨识适用的文种呢?一是能够区分公文功能的相同点和相异点，依据公文的具体事由来确定适用文种。如，行政公文中的命令、决定、通报，都具有表彰的功能，而适用场合各不相同：表彰对国家做出重大贡献的人员、单位，应该用&命令&;表彰并授于光荣称号的人员、单位，应该用&决定&;表彰个人或集体的先进事迹，应该用&通报&。二是能够区分行文的方向，依据隶属关系来确定适用文种。如，&请示&和&函&都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。向具有隶属关系的上级机关行文，应该用&请示&;向无隶属关系的机关行文，应该用&函&。三是能够区分发文的范围,依据不同的范围来确定适用文种。如&公告&、&通告&和&通知&，都有发布需要周知的事项的功能，但因发布范围不同，适用文种也不同。向国内外宣布事项，应该用&公告&;向国内社会一定范围公布事项，应该用&通告&;向隶属单位发布需要周知的事项，应该用&通知&。具有以上辨体能力，是正确使用公文文种的前提条件。月，广西某县连续遭受严重的冰雹和洪涝灾害，损失相当严重，属于重灾县，亟需省里给予救助。该县及时将受灾损失用红头文件上报省委、省政府，要求按重灾县解决救济粮款等问题。但是省救灾办发放救灾粮款时，该县并没有被按重灾县对待，只得到所需粮款的20%。该县领导很不理解，经过询问有关方面，才明白造成这一后果是缘于秘书人员错用了红头文件的文种。原来，该县上报文件本应用&请示&，却错用了&报告&，公文的标题为&&&县委、&&县政府关于我县遭受特大洪涝灾害情况的报告&，报告洋洋万言，损失情况和抗洪救灾措施写得十分详尽，占了主要篇幅，最后才是要求省里解决救济粮款等问题。根据公文处理办法，&报告&属于&阅件&，不需上级领导批办;只有&请示&才是&办件&。所以，省委办公厅接到该县的报告后，按报告的处理办法，转省委救灾办阅。结果，该县请示的事项没有得到办理。这个事例说明，秘书人员的辨体能力是十分重要的。
　　其二，角色融入能力。写作主体的角色意识，对于准确运用特定文体十分重要。譬如父亲给儿子写信和儿子给父亲写信，其内容和语气一定大相径庭。秘书人员在写作时必须具有角色融入的能力，头脑中始终树立一个明确的写作对象，是上级机关、所属单位还是平行部门，这样在提笔时就清楚哪些该写，哪些不必写;哪些要详写，哪些该略写;哪些语气要坚决，哪些用语应谦恭。这样写出的公文既合乎文体，又有很强的针对性。公文写作要提倡&看人下菜&，反对&对牛弹琴&。如，同样是年度工作总结，如果是用&报告&向上级机关汇报，就应该侧重于领导工作思路、经验做法和体会教训，突出重点，少谈成绩。如果是用&通知&印发给下属单位，则要注意全局性，工作成绩要全面，兼顾各方;经验做法要概括，有代表性。再如，上行文要少发议论，少讲道理，多摆情况，多用&请&、&希望&、&建议&等谦恭词语;下行文则要道理讲透，措施要实，要求具体，多用&要&、&一定&、&必须&等语气坚定的词语。以上这些都体现了秘书人员正确运用文体的能力。
　　其三，细节注意力。公文写作是一项十分严谨的工作，来不得丝毫疏漏。国家对机关公文的格式，作了十分细致的规定。例如，对公文标识的规定：发文字号年份应标全称，用六角&〔〕&括入;发文序号不编虚位，不加&第&字，等等。对标识位置的规定：发文机关下4mm处印一条与版心等宽的红色反线;发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;成文日期右空4字，等等。这些规定虽属细微之处，但也是公文规范的组成部分，确保公文外表的美观一致，不应忽略。2005年北京市优秀公文评选中，上百家单位报送的参加评选的公文经过认真遴选，从标识到排版完全符合国家标准的，只是凤毛麟角，公文格式不规范的问题依然突出。为解决这一问题，笔者认为，对于党政机关公文的格式，各自有明确规定的，应按照各自的规定去标识;各自没有明确规定的，应一律按照《国家行政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T)的规定去标识。这样有利于公文格式保持相对一致性。
　　提高我们的写作能力三、炼意、构思能力。
　　炼意，是古今一切文章写作的灵丹妙药。在确立了公文主旨(即立意)之后，需要经过反复思索，提炼出若干观点(观点群)来阐明主旨。如果提炼不出观点，公文主旨就成了一句空话，文章立不住;若提炼出的观点一般化，则公文主旨平平淡淡，文章毫无新意或深度。确立了观点，就如同盖房有了梁柱，接着就要谋划哪里架檩，哪里开窗，哪里设门，哪里作厅;哪里该添，哪里该减，哪里该藏，哪里该露。这就要凭借构思能力了。构思的任务，主要是解决如何安排段落、怎样运用材料的问题。炼意、构思能力的高低，取决于秘书人员是否善于深入挖掘，善于选取角度，善于&发人所未发，想人所未想&，而这些又取决于秘书人员的思维能力或者说认识能力的高低。
　　写作所需要的诸多能力中，排在第一位的当是认识能力。一个人的认识水平高，对客观事物的认识就正确和深刻，提炼出的观点就富有启迪性;否则，对客观事物认识不清楚，也就写不清楚，认识不到的东西，自然就写不出来。机关里&大手笔&的公文之所以写得好，关键是他们的认识水平高，是马克思主义理论水平和对事物的分析、概括水平比别人高一筹。有的秘书人员接到公文写作任务常常感到下笔艰难，搜尽枯肠难以为继，这是他的文字表述能力不行吗?不是，是认识能力不行，是对要写的事物尚无完整、清晰、透彻的认识，因此不知道该写些什么。好比盖房子少了梁柱，砖瓦泥灰也就派不上用场。西晋学者陆机在《文赋》中讲了一个非常深刻的道理：&恒患意不逮物，文不逮意，盖非知之难，能之难也。&意思是说：他常常忧虑自己的认识是否能与客观事物相适合，文章能不能准确表达自己的认识;这个道理知道并不难，做到太难了。他提出&物&意&文&的写作思维模式:写作的第一步，就是把&物&变成&意&，即通过&炼意&对要写的事物取得符合实际的认识;第二步是把&意&变成&文&，即将自己对事物的认识用文字准确地表述出来。他认为写不好文章，最主要的原因是&意不逮物&，也就是认识能力不行，导致&物&意&这个炼意过程很差，对客观事物不能产生正确的认识。这样，就是有天大的本事，写出来的文章也只是一个空囊而已，没有实际的内涵。清代学者刘熙载也有类同的说法，他说：&文以识为主。认题立意，非识之高卓精深，无以中要。&(见《艺概》)其意是说，文章的好坏首先在于思想观点，而确立文章的思想观点，没有高深的认识和分析能力，就不可能切中事物的本质，写出的文章自然不会很深刻。
　　认识能力实际是观察分析能力、逻辑推理能力、归纳概括能力、提炼开掘能力、洞察能力、鉴别能力、联想能力、创新能力等的综合体现。1994年，北京市某局上报了一个关于组织力量支援山区建设的报告，原稿汇报了他们组织专家到贫困山区送书捐款，普及优生优育知识等情况。然而全文就事论事，只摆了工作过程，没有多大参考价值。市委办公厅信息部门研读后，跳出具体事实的圈子，联系当时全市支援山区建设的全局，从山区建设的特点思考，发现这篇报告的闪光点，提炼出&改变山区落后面貌要从提高山区的人口素质入手&的基本观点，建议支援山区的工作不要停留在送钱送物上，要切实加强山区的教育和培训，提高山区人民致富的本领，这才是改变山区落后面貌的根本途径。后来这篇材料得到市领导的重视。这个事例说明，认识能力强，公文主旨就开掘得深，就能发现别人未能发现的事物本质，写出的公文就具有思想深度。
　　从公文写作的需要来看，具有较高的认识能力，就要掌握科学的世界观和方法论，以求正确深入地分析问题;就要掌握大政方针和前沿理论政策，以求站在时代和历史的高度思考问题;就要掌握新情况、 新事物和新知识，以求从新的角度来认识问题，善于发现别人不易发现的东西。
　　提高我们的写作能力四、文字表述能力。
　　秘书人员有了对事物的正确认识之后，如果缺乏较强的文字表述能力，不能娴熟运用写作技巧完成&意&文&的转化，不能将高深的认识准确、完美地付诸于文字，写作仍然会功败垂成。文字表述能力的高低，往往决定了文章写作的成败。例如，著名物理学家麦克斯韦是经典电磁学理论的奠基人，他所取得的成功，除了由于他的研究天才外，还与他的文字才能相关。麦克斯韦酷爱文学，在中学时代就曾获得诗歌比赛第一名。在电磁学理论方面，早在麦克斯韦之前，著名的物理学家法拉第已经进行了30多年的精心研究，他用直观的&力线&来表述电磁现象，但由于表述思路&模糊不堪&，文字&晦涩难懂&，使他的&力线&提出后未得到当时科学界的公认。20多年后即1854年，年轻的麦克斯韦第一次读到法拉第的《电学实验研究》，他深入研究了&力线&理论后，以一组对称、严谨的微分方程和精确、生动的文字，清晰地表述了电磁学理论，并预言了电磁波的存在，把电磁学理论推到了一个崭新的阶段，得到了科学界的高度评价。显然，法拉第的研究成果未能取得公认，很大程度上是因为他的表述能力不高;而麦克斯韦的成功，则得益于他文字功力的高超。
　　文字表述能力依赖于缜密的思维、娴熟的语法技巧、丰富的词汇以及反复地推敲修改。要具备这些能力，从多数人的经验看，只有下&笨&功夫，即大量阅读和多写多练。有许多文笔很好的人，学历并不高，如毛泽东、鲁迅等，但是他们读书面之广、知识之渊博，很少有人能与之相比。日本友人长尾景和写过一篇回忆文章，说和鲁迅谈了一次话，发现&就是五个日本博士结合在一起，也不会知道这么多&。鲁迅的文章写得深邃、透彻，令人叹为观止，与他博览群书是分不开的。&读书破万卷，下笔如有神&，这是杜甫总结出的写好文章的千古诀窍。然而，有的人读破了万卷书也不见得下笔就有神。所以还得有悟性，读人家的文章，会领悟人家的写作方法，达到&理有所本，体有所摹，语有所取&的目的，特别是通过大量阅读培养自己准确的语感，慢慢地就会越写越好了。
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