人事部 不符合项原因分析报告,6.2.2条款 ...

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如何有效开具不符合项报告
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作者：周 莉
【摘 要】任何一个管理体系审核所关注的焦点，均为确定管理体系是否已建立，是否正在有效实施并始终得以保持。因此，管理体系审核的重点应是验证符合性，而不是审核出多少不符合，开具多少不符合报告。但是一个好的不符合报告可以指明受审核方在薄弱环节方面得以持续改进。
【关键词】管理体系；充分；保持
按照GJB标准6.2条的定义，不合格（不符合）是&未满足要求&。不符合项报告应包括以下三方面内容：不符合的审核证据、不符合项事实描述、不符合的审核证据所对应的标准条款。
一、不符合的审核证据
GJB标准9.4审核证据是&与审核准则有关并能够证实的记录、事实陈述或其他信息&。审核证据包括符合事实的证据和不符合事实的证据。审核员在审核过程中发现的审核证据一定要准确、充分，具有充分性和可追溯性。应详细记录审核发现的时间、地点、具体过程、人员、设备、涉及的文件编号、产品名称、规格、型号、订单号等。此由万方期刊网首发
示例1& 不符合项事实描述：某生产车间工作现场又脏又乱。不符合GJB标准6.4&组织应确定和管理为达到产品符合要求所需的工作环境&的要求。
分析：GJB标准6.4中的工作环境指为产品符合要求所需的工作环境。&工作环境&是指工作时所处的一组条件，条件包括物理的、社会的和其他因素（如温度、湿度、尘埃、光线、振动、噪声、静电、磁场等）。如果组织在影响产品质量的环境因素方面存在问题，就应明确指出来。生产车间的现场环境既脏又乱，并不能证明对产品质量有影响。
二、不符合项事实描述
不符合项事实描述在不符合项报告中起着举足轻重的作用，不符合项事实描述一定要语言简明精练，尽可能使用受审核方的专业术语。注意不要用含糊不清的语言描述。
示例2& 不符合项事实描述：审核员在审核化学品库房时，发现库房使用的温度计和湿度计无状态标识。不符合GJB标准7.6c)中&具有标识，以确定其校准状态&的要求。此由万方期刊网首发
分析：不符合项事实描述中，未描述清楚库房使用的温度计的湿度计的编号，以及温度计和湿度计的检定状态、检定有效期，不具可追溯性。也直接影响到受审核方的整改效果。
示例3& 不符合项事实描述：编号为XX362&2010的XX产品验收规范中规定原材料铝锭的要求为&铝含量为99.98%&。查日原材料入所分析报告，铝含量为99.95%。不符合GJB标准7.4.3&组织应确保采购的产品满足规定的要求&的规定。&&&&&&
分析：在采购过程中，难免有采购的原材料不符合采购要求，主要是看怎么处理的。如果对采购不合格的原材料，进行退货、换货、办理让步接收手续降级使用的，就不存在不符合。如果对采购不合格的原材料没有进行任何处理就投产使用了，那就存在不符合，且整改要追溯到生产的产品。
三、不符合的审核证据所对应的标准条款
判定审核证据是否符合时应先识别其不满足什么要求，才能准确判定不符合标准的具体条款。判标总的原则应严格遵循&能细则细、就近不就远、选最贴切的条款&，条款判定应尽量接近造成不符合的主要事实，并准确出不符合标准条款的具体内容，促使受审核方能准确采取纠正措施实施整改。此由万方期刊网首发
示例4& 审核质量管理部门时发现，对采购的铝锭没有按规定的频次和抽样方案进行入所检验。不符合GJB标准7.4.3&组织应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求&的规定。
分析：标准条款7.4.3是要求组织对采购产品的验证做出安排，既然已经规定了采购产品要进货检验，说明已经完成了对&验证&策划的安排。而8.2.4则要求对产品的监视和测量&&应依据所策划的安排在产品的实现过程的适当阶段进行&。上述事实描述是没有按规定的频次和方案进行进货检验。所以应判定为不符合标准8.2.4的要求。
示例5& 一机加工未按作业书的要求，对加工后的铝合金拉伸试样进行自检。不符合GJB标准8.2.4&组织应对产品的特性进行监视和测量，以验证产品要求已得到满足&的要求。
分析：上述不符合项不应判定在8.2.4条款，因为作业书对操作者的自检要求与检验书对检验的要求，在目的上是不同的。操作者对产品特性的自检是对加工过程是否处于稳定和受控状态的一种监视手段，而检验员通过检验确切地做出产品是否合格，是否可以放行的结论。当操作者未按作业书的规定对产品进行自检时应判定为不符合7.5.1e）关于&实施监视和测量&的控制要求。当发现检验员未按检验书的规定对产品实施检验时，才可以判定为不符合8.2.4关于&组织应对产品的特性进行监视和测量，以验证产品要求已得到满足&的要求。此由万方期刊网首发
以上不符合案例可以反映出不符合报告的准确性、充分性和可追溯性，直接影响到受审核方对不符合项的原因分析、纠正措施、整改效果，直接影响受审核方质量管理体系自我改进和自我完善能力。
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不符合项验证报告
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不符合项验证报告
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依《2013年度管理评审计划》及《内部审核和管理评审程序》要求，公司于日召开了管理评审，本次会议内容为：
一、内/外部审核情况：
①ISO体系内审情况：
-26日依2013年《内审计划》及《内部审核和管理评审程序》文件要求，组织公司内审团队对我司实施了ISO质量管理体系的内审，本次内审共发出13份一般不符合项报告，具体分布如下：
1) 跟单部：1份（7.4.1采购过程）；
2) 品质部：三份（违反7.4.3采购产品的验证及4.2.4记录控制条款）；
3) 车缝部：3份（违反7.5.3标识和可追溯性条款及6.2.2能力、培训和意识条款）；
4) 技术部:1份(违反4.2.4)
5) 裁床：一份（违反7.5.1工作环境）
6) 仓库：一份（违反5.4.1质量目标）
7) 机修部：一份（6.2.2能力、培训和意识条款）
8) 人事部：2份（违反6.2人力资源和5.4.1质量目标）
综上，均为一般不符合项，未发现严重不符合项，说明ISO质量管理体系在我司能得到持续、有效、充分实施。
本次审核问题点分布在6.2条款及7.4条款和4.2.3-4条款较多，说明各部门对体系标准条款要求执行的深入性尚待提升；由于审核抽样风险，本次审核结果并不能直观归结为有不符合项或者开不符合项多的部门就是做的不好的部门，未开立不符合项的部门就是做的好的部门，审核的目的在于检测体系在内部是否持续、全面展开，我们开展内审的目的是为了监督及推动体系更深入、全面的提升！
②ISO体系外审情况：
日，XX认证公司对我司进行了ISO年度审核，以确认公司在审核周期内管理体系的完整性，并决定证书的持续有效性，通过此次中鉴认证公司认定公司的动作流程有效，审核通过，并未有发现新的不符合项（三个观察项）。
③XX公司EHSH审核情况：（XX公司）：
a．2013 年 4 月23日，客户委托XX公司到工厂作了社会责任的现场稽核，共审核86项，提出 33个问题点，均为一般不符合事项；评分为72.2分。已回复整改措施，待后期审核验证。
④XX公司质量体系稽核情况：
2013年 6 月21 日，客户XX到公司作了质量体系的现场稽核，本次审核得分为82.6分，审
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